Особенности и нормы деловой письменной речи

Отвечать на письма полагается не позднее, чем через 10 дней.

Адрес за границу пишется  так: фамилия и имя получателя, затем название офиса, улица, номер дома. После этого город и стана. Например:

     Г-н  Альберт Герценберг, университет Рузвельта,

     439 Мичиганская  авеню, Чикаго, Иллинойс, 6060.

     И ещё одна  особенность: за границей (в Америке, странах Европы, в Китае) при написании даты принято сначала указывать месяц, затем число и год. Например: 9.11.08. Это значит, что письмо написано одиннадцатого сентября 2008 года. Дата ставится в верхней правой строке письма.

     Письмо-благодарность  пишется только от руки. После обращения сразу следует благодарность (чудесный обед, приглашение в театр, подарок). По правилам хорошего тона обязательно следует конкретизировать свою благодарность (за что: цвет шарфа, восхищение игрой актёров и т.д.).

                 Организационно – распорядительные документы

     В соответствии  с действующим законодательством органы правления издают распорядительные документы:

1. администрация  предприятий: приказы, инструкции, указания;

2. Кооперативные организации: решения;

3. общественные организации: постановления, распоряжения.

     В  тексте документа обычно 2 части: в первой излагаются причины, обоснования и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, распоряжения. Следует начинать с изложения сути вопроса: просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями. Некоторые документы могут состоять из одной части. Это заявление, приказ, письмо.

Постановление - правовой акт, принимаемый вышестоящими коллегиального управления органами, в целях разрешения принципиально важных задач; документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов. Ключевое слово – «постановляю».

Решение – то же, что и постановление во 2 значении. Ключевое слово – «решил».

Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения. Это самый распространённый вид распорядительного документа. Исполнение его обязательно для всех работников данной организации. Ключевое слово – «приказываю». Оформляется на спец. бланке организации с указанием вида документа –

ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида док-та, дата и №, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и чётко выражать основное содержание документа. Например: О направлении на курсы повышения квалификации; О назначении на должность.

В первой части указывается  причина создания док.: В связи с…

Распорядительная часть  начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ…Если  есть

конкретный исполнитель, начинается с указания должности  и фамилии ис-

полнителя:     ПРИКАЗЫВАЮ: главному инженеру….

Срок исполнения даётся отдельной  строкой: 20.12.08.

                   Информационно – справочные документы

        К ним относятся - справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры,

письма и  др. (они не являются обязательными  к исполнению).

Докладная записка – жанр внутренней документации, документ должностного лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе. Носит информационный характер, отчётный или инициативный. Цель – побудить руководителя принять определённое решение. Реквизиты: адресат ФИО должностного лица, жанр документа (докладная записка), текст (информация, предложения с аргументами), список приложений, наименование организации и подпись адресанта, его должность, дата. Ключевые слова: «прошу», « в соответствии с», «возникла необходимость чего?», «в связи с..», «согласовать вопрос».

Например:

Слева вверху –  штамп металлургического завода. Справа: Замдиректора (название предприятия) тов. Иванову И.П.

                            Докладная записка

    В соответствии с распоряжением заместителя министра чёрной металлургии от 12.03.08 № 132 подготовлены материалы по работе завода за первый квартал 2008 г. В связи с большим количеством информации возникла необходимость привлечения других вычислительных центров для их обработки. Прошу Вас согласовать вопрос привлечения к этой работе вычислительного центра Института экономики.

    Дата                Зав. отделом               (подпись) Н.П. Нестеров

Объяснительная  записка – жанр внутренней документации, адресованный должностным лицом должностному лицу вышестоящей инстанции, содержащий информацию о каком-либо факте. Например:

                                      

Начальнику  сектора управления

                                       имуществом Тизнюк И.С.

                                       Кириенко В.Е., ведущего инженера

                                        Дирекции по планированию

  и управлению собственностью

                          Объяснительная записка

Я отсутствовала  на работе в период с 12.05 по 20.05 с.г. по причине болезни. Медсправка прилагается. Дата, подпись.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на собраниях и заседаниях коллективных органов. В отличие от стенограммы, здесь фиксируются только основные положения, высказанные на собрании. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.

    Части  протокола: вид документа, дата, перечень присутствующих, повестка дня, слушали, постановили, подпись.

    Например:

                                  Протокол №7

    Собрания  коллектива Коммерческой дирекции от 03.06.2008 г.

                                 Повестка дня

1. Доклад ведущего  специалиста Латыш И.И. « О  работе Дирекции за про-

шедший период»

2. Обсуждение  работы по….Ферапонтовой М.Ю.

3. Рекомендация  Дирекции Бахтигарееву Е.В. повысить должностной оклад

4. Разное.

                             По 3-му вопросу

Слушали: Отчёт  Бахтигареева Е.В. о работе в Дирекции в связи с рекомен-

дацией повысить ему оклад.

Вопросы: Кто  и о чём (вопрос).

Постановили: Рекомендовать  Бахтигареева Е.В…..

                                                Подпись руководителя

                                                Секретарь собрания…..

Служебное письмо – средство общения между организациями и официальными лицами. Инициативные с.п. – письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-рекомендация, гарантийное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.

  Используются речевые формулы: Мы вынуждены сообщить, направляем вам рекламацию, Позвольте пригласить Вас, Соглашаясь с вашим предложением, сообщаем…, Одобряем Вашу инициативу…, просим принять участие в…, Доводим до Вашего сведения, В связи с Вашей просьбой направляем Вам…

Сопроводительное  письмо- подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается с ключевого слова «направляем».

Гарантийное письмо. Ключевые слова: гарантировать, войти с кем-либо в договорные отношения. Пример текста:

Просим в  кратчайший срок определить стоимость проектных работ и

войти с нами в договорные отношения, работы начать немедленно. Оплату

их стоимости  завод гарантирует со своего счёта (№ счёта) в отделении

Стройбанка.

     Директор  завода                         подпись

     Гл. бухгалтер                           подпись

Рекламация (претензия). Ключевые слова: возместить убытки, в связи

с…, был оплачен  в полной мере, было обнаружено, были возвращены, понесённые убытки.

Наиболее трудные ответы на жалобу гражданина. Ответ должен быть

объективным и  соответствовать существу дела. Схема: ссылка на содержание

письма заявителя, ход рассмотрения; результат рассмотрения. Частные деловые бумаги имеют унифицированную форму, но вариативное

содержание.

Автобиография – социально значимые сведения из жизни автора. М.б. как служебный документ и как литературное описание. В 1-м случае – дата и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение.

Заявление – документ, с которым частное лицо обращается в какую-либо организацию для реализации или защиты своих интересов. Реквизиты: адресат - (кому), ФИО, адрес, тел. заявителя; текст заявления; список приложений; подпись заявителя, дата. Ключевые слова: прошу, довожу до Вашего сведения, в случае неполучения ответа.

Справка – документ от организации частному лицу для предоставления в другую организацию, содержащий и подтверждающий некую информацию. Ключевые слова: дана, для предъявления в… Реквизиты: от кого, кому, с какой целью.

Доверенность – документ, дающий право действовать от имени выдавшего документ лица. Реквизиты: место написания, дата, основной текст, удостоверительная надпись, скреплённая печатью организации. Доверенность выдаётся в одном экземпляре.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, учебной, общественной деятельности, о деловых качествах

кого-либо. После  заголовка существительное в  род. п. без предлога: чья?

Характеристика

Ведущего инженера Дирекции по производству МТП Огнева Геннадия Касьяновича.

Текст состоит  из 3-х частей:

1. Характеристика  по основному виду деятельности: грамотность, компетентность (о специалисте).

2. Дисциплинированность.

3. Положительные  и отрицательные черты характера.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Нормы деловой письменной речи
1. Лексические нормы

Нормы словоупотребления  в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно  употребляться с учетом его  лексического значения;

2) слово должно  употребляться с учетом его  стилистической окраски (принадлежности);

3) слово должно  употребляться с учетом его  лексической сочетаемости.

Казалось бы, всего три правила, ясных и  понятных каждому, должны выполняться  в деловой письменной речи, тем  более что номинативная точность может быть обеспечена только при  условии их соблюдения.

На деле же в  деловых текстах лексические  ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).

Рассмотрим  некоторые из них.

Создание нормативной  базы для организации собственников  жилья.

Организация – 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.

Слово «Организация»  использовано в данном контексте  явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается  не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».

Особенно ощутимо  нарушение лексических норм в  устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.

Элемент – компонент, составная часть чего–либо. Например, элемент периодической таблицы  Менделеева, элемент общества,

Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во–первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во–вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,

И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно  решения, резолюции, а новые подходы  к решению возникающих проблем  нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

Арбитражными  судами в массовом порядке рассматриваются  иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

Для того чтобы  точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к  толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.

Незнание или  неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов–паронимов, речевая избыточность.

Паронимы –  это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.

Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

Представить

1) предъявить, сообщить (представить список сотрудников,  представить доказательства);

2) познакомить  с кем–либо (представить коллективу  нового работника);

3) ходатайствовать  (о повышении, о награде) (представить  к очередному званию);

4) составить,  обнаружить (представить значительную  ценность).

Плеоназмом (от гр. pleonasmos – переизбыток) называют вид  речевой избыточности, которая обусловлена  частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию).