Особенности и нормы деловой письменной речи

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО  «УЛЬЯНОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ 

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ   АКАДЕМИЯ»

 

                                                                                           

Кафедра отечественной истории и культуры

 

 

 

Контрольная   работа

по  дисциплине «Деловой этикет и протокол»

Тема  № 21

«Особенности  и нормы деловой письменной речи»

 

 

Выполнила:

Студентка  1 курса 

экономического  факультета 

заочного обучения 

по специальности 

«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Тилякова  Дильбар Ботиралиевна

 

 

 

 

 

 

Ульяновск -  2010

План

Введение

1. Особенности деловой письменной речи
1. Содержание и структура деловых документов
2. Деловые письма
2. Нормы деловой письменной речи
1. Лексические нормы
2. Грамматические нормы
3. Синтаксические нормы
4. Рубрикация

Заключение

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Литературный язык - это  высшая форма общенационального языка, его обработанная часть с письменно закреплёнными правилами. Литературный язык существует в двух формах - письменной и устной.

Славяне получили письменность сравнительно недавно - в 9 веке. До возникновения письма люди на земле использовали для передачи информации узелковое письмо древних перуанцев, рисуночное письмо (пиктография) и т. д. Первыми обозначать рисунком не только слова, но и звуки стали древние египтяне. Чисто звуковое, фонетическое письмо изобрели древние финикийцы (Ближний Восток) в 12-10 веке до н. э. На базе этой письменности был создан греческий алфавит, который лёг в основу латиницы и кириллицы.

Письмо - это созданная  людьми вспомогательная знаковая система, которая используется для фиксации звукового языка и звуковой речи. В тоже время письмо - это самостоятельная  система коммуникации, которая, выполняя функцию фиксации устной речи, приобретает  ряд самостоятельных функций: письменная речь дает возможность усвоить знания, расширяет сферу человеческого общения. Читая книги, исторические документы разных времен и народов, мы можем прикоснуться к истории, культуре всего человечества. Именно благодаря письменности мы узнали о великих цивилизациях Древнего Египта, шумеров, инков, майя и др.    

 

 

 

 

 

1. Особенности деловой письменной речи

Письменная  речь использует книжный язык, употребление которого достаточно строго нормировано  и регламентировано. Порядок слов в предложении закреплен, инверсия (изменение порядка слов) не типична для письменной речи, а в некоторых случаях, например в текстах официально-делового стиля речи, недопустима. Предложение, являющееся основной единицей письменной речи, выражает сложные логико-смысловые связи посредством синтаксиса. Письменной речи свойственны сложные синтаксические конструкции, причастные и деепричастные обороты, распространенные определения, вставные конструкции и т.п. При объединении предложений в абзацы каждое из них строго связано с предшествующим и последующим контекстом.

1. Содержание и структура деловых документов

Документ - это  деловая бумага, обладающая юридической силой. Это деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо; письменное удостоверение, подтверждающее личность предъявителя. Документ существует только в письменном виде.

Письменная  речь – это речь в отсутствие собеседника, поэтому она требует развёрнутости и полноты изложения. Существуют определенные нормы официально-делового стиля в оформлении деловых бумаг. Они касаются выбора жанра документа, его формы, реквизитов и т.д.

1. Выбор жанра документа - жанр документа выбирается в зависимости от официально-деловой ситуации.

Виды документов:

     А) Организационно-распорядительные: закон, постановление, приказ,

положение, устав;

     Б) Информационно-справочные: план, акт, отчёт, протокол, справка,

деловое письмо, докладная записка;

     В) Частные деловые бумаги: автобиография, заявление, доверенность,

расписка, счёт, характеристика.

Документы составляются и оформляются в соответствии с правилами,

изложенными в  Единой государственной системе  делопроизводства (ЕГСД).

     Выбор  жанра документа диктует необходимость  знания формы (схемы)

соответствующего  документа.

2. Выбор формы документа. Форма документа – это сумма реквизитов

и их содержательно  – композиционная схема.

     Реквизиты - это постоянные элементы содержания какого-либо документа. К ним относятся: государственный герб РФ; эмблема организации - символическое графическое изображение; код организации (8 цифр); код документа - указывается по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (из 7-ми цифровых знаков и контрольного числа; наименование организации; справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, факсы, коды, электронный адрес); дата документа – дата его подписания или утверждения (дату оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год); регистрационный номер документа – условное обозначение документа, которое даётся ему при регистрации; адресат – это организация, должностные и физические лица, которым направляется документ; адрес; заголовок к тексту - отражает краткое содержание документа; текст – основной реквизит документа, передающий его главное содержание, состоит обычно из 2-х частей: в первой указываются мотивы,

причины, цели создания документа, а во второй – решения, выводы, просьбы, рекомендации; если есть приложения, оформляют их отметку; подпись – в состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка; отметка об исполнителе (фамилия исполнителя и номер телефона располагаются на лицевой стороне в левом нижнем углу или на оборотной стороне последнего листа документа); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа проставляется от руки или в форме штампа в нижней части на его обороте: сокращённое наименование организации – адресата документа, дата поступления документа, индекс.

             Нормативные требования.

1. Умеренное  использование канцеляризмов (слова, которые вне деловой речи как правило не употребляются): нижеперечисленный, нижеследующий, нижеподписавшиеся, «данный» или «настоящий» в значении «этот», «вышеуказанный» в значении «названный ранее», вышеперечисленные, «препровождать» т. е. отправлять, переслать и проч.

2. Некоторые  слова, употребляемые в официально-деловом  стиле в прошлом, теперь устарели. Не следует употреблять архаические обороты: на предмет – т.е. для; приобщить к делу – в дело; при сём – при этом; «дабы» (чтобы), «буде» (если), «сей» (этот). Не «сего года», а этого, текущего года. Настоящим сообщаем – сообщаем. Не «вышепоименованный», А указанный выше. Однако некоторые специальные слова заменять нельзя, т.к. они адресуют нас к правилам, инструкциям. Например, фраза: «При обнаружении товаров ненадлежащего качества...». Слово «надлежащий» взято из инструкции, поэтому замена его на «плохого, низкого качества» ведёт к нарушению точности, поэтому замене не подлежит. Если же замена не влияет на точность передачи информации, то устаревшие слова убирают, приближая деловой текст к современной общелитературной речи. Например: «каковой, таковой» соответственно «который, такой».

     В  официально-деловой речи существует большой набор стандартных

словосочетаний (текстовые формулы), с помощью  которых в документах и

деловых письмах  передаётся определённая семантическая информация. Например:

  • предупреждение: «по истечении срока», «в противном  случае» и т.п.;

  • мотивация действия: «в порядке обмена опытом», «в виде исключения», «в порядке ознакомления», в порядке оказания; в соответствии с постановлением и т.д.;

  • причинно-следственные  отношения: «в соответствии с  протоколом», «согласно вашей просьбе»; в связи с вышеперечисленным, контроль за исполнением возложить, оплата гарантируется.

Неправильно: На ваше постановление №.235 от 2.30.08 сообщаем, что… Т.к. постановление – это документ, не запрашивающий, а констатирующий факты. Или: на территории порта имеется порядка 100 компаний, арендующих помещения. Следует писать: около 100…;

   • своеобразные словесные клише или штампы: «вместе с тем», «в свою очередь», «на том основании, что». «Настоящая справка дана…», «действительно проживает», «на том основании, что»;

   • умеренное использование иностранных слов (лучше заменять русским эквивалентом): Вместо «просим пролонгировать документ» - просим продлить срок действия. Вместо «это является прерогативой министерства» - это является преимущественным правом министерства. Ошибка: немотивированное использование иноязычных слов вместо уже существующих: Паблисити вместо реклама, известность, популярность. Эксклюзивный вместо исключительный. Апеллировать вместо обращаться. Прерогатива вместо исключительное право;

• правильное использование грамматических категорий, особенно предлогов. После предлогов «благодаря», «согласно», «вопреки» существительное ставится в Д.п. Распространённая ошибка – употребление Род. Падежа. Например: благодаря достигнутого уровня – надо: достигнутому уровню. Вопреки сложившегося мнения – надо: сложившемуся мнению. Согласно Вашего указания – надо: вашему указанию. NB Предлог «благодаря» употребляется только в конструкциях, выражающих желаемый результат: Благодаря принятым мерам удалось избежать потерь. Неправильно: Благодаря пожару мы понесли убытки. Или: Благодаря низкому качеству продукции фирма не смогла выдержать конкуренцию. Предлог «по» + сущ.в П.п. (О чём? Где?) По приезде в Москву он пошёл в Большой театр. По исполнении доложить. По истечении срока давности. По прилёте … По прибытии следует отметить командировочные документы. По окончании собрания…;

   • недопустимы лишние слова и тавтология (обозначение того же предмета другими словами). Например: Необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование – лишнее слова, не станут же загружать оборудование, которого нет. Или примеры тавтологии: «в мае месяце», прейскурант цен, свободная вакансия, приёмный пункт по приёму заказов;

   • сокращения. При перечислении только в конце предложения допускаются сокращения т.д., т.п., пр. (прочие), и др., т.е. могут сокращаться названия учёных степеней и званий, наименования должностей: проф. Сидоров В.А., Или: канд. техн. Наук Петров И.С. Или: гл. бухгалтер Алексеева О.Л. Или: зам. директора Иванов А.Н. 70-летие, 10-тонный, 20% -ный раствор. Употребление вводных слов снимает напряжение в изложении: Ваша

просьба не может  быть удовлетворена по следующим  причинам. Следует на-

писать: к сожалению, Ваша просьба….

 

Лингвистические особенности делового стиля

Слово в тексте документа должно быть однозначным, не допускать разночтения. В связи с этим затруднения могут вызвать слова – паронимы.

Следует различать:

Представить (предъявить, показать – документ. отчёт) – предоставить (дать что-то в пользование: представить справку); Проводить (- совещание) – производить (изготовлять - товары)

 Предложно  падежные конструкции-паронимы

Обиделся на (В.п.) друга              Обижен (Т.п.) холодным приёмом.

Обрадовался (Д.п.) приезду друга.     Обрадован (Т.п.) подарком

Обращать внимание на (В.п.)           Уделять внимание (Д.п.) урокам.

Превосходство над (чем?)              Преимущество перед (чем?)

Уверенность (П.п.) своих силах.       Вера (В.п. - во что?) в победу.

Удивляться (д.п.) красоте природы     Удивлён (Т.п.) твоим приходом.

Жертвовать (что) деньги.              Жертвовать (чем? Т.п.) свободой.

Знать (что? В.п.) урок.               Знать (о чём? П.) о предательстве.

Наблюдать (что? В.п.) звёзды.         Наблюдать (за кем? Т.п.) за детьми

Удовлетворять (что? В.п.) потреб-     Удовлетворять (чему? Д) требова-

ности, нужды  народа.                  ниям госта, запросам посетителей.

Удостоить (чего? Р.п.) награды        Удостоить (чем? Т.п.) взглядом.

Итак, деловая  речь - это совокупность стандартов письменной речи,

которые выражаются в различных жанрах документации.

2. Деловые письма

Деловое письмо – разновидность документов. В  современном мире эпистолярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформлению корреспонденции  уделяется больше внимания, чем у  нас. Сотрудничая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде международный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое письмо, как расположить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот некоторые правила оформления деловой переписки.

    В левом верхнем углу листа следует написать адрес. Под ним обращение отдельной строкой без абзаца. Например: «Дорогой (или уважаемый) господин Мюллер». После обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как это принято у русских.

     В  конце послания обычно пишут «искренне ваш», «надеюсь на скорую встречу», «желаю успехов в вашем начинании» и т.д. В деловом письме не спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела, это и есть проявление вежливости.

     Деловые  письма пишутся только на лицевой стороне. Если получилось несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами в тире. В международной практике писать длинные письме не принято. Складываются письма текстом внутрь. В конверт складывается таким образом, чтобы сгиб находился вверху. Особо важное письмо или документ желательно не перегибать, а посылать в большом конверте.

      Деловые письма печатаются на  машинке или компьютере. Ширина поля слева - 2 см, текст через два интервала. Абзац слева - пять интервалов. Однако сейчас всё больше следуют компьютерным правилам, при котором абзацы начинаются не с отступлением, а вровень с левым полем страницы, но каждый новый абзац печатается через 3-4 интервала. Подпись ставится от руки в нижней правой стороне листа под заключительной фразой. Фамилия печатается под рукописной подписью.