Қорлар есебінің экономикалық мәні

Жабдықтау бөлімі келген материалдарды қабылдап алуды  да қадағалап отырады. Ол үшін жоғарыда аталған журналға материалдардың қабылданған  уақыты (күні, айы, жылы) мен ол үшін толтырылған құжаттың атын (үлгілі түрі) және номерін жазады. Материалдар  мен жабдықтаушы мекемеден және жүк тасмалдаушы ұйымдардан материалдарды  немесе жүктерді алу үшін шаруашылық кәсіпорыннан тағайындалған экспедиторға немесе жүкті алатын басқа адамдарға  сенімхат беріледі.  Сенімхаты лауазымды адамның материалдық запастарды қабылдап алуға кәсіпорынның сенімді адамы ретінде қатысу құқығын ресімдеу үшін беріледі. Бұл сенімхатты бухгалтерия бір дана етіп жазады.

Сенімхатты алған адам оны алғаны үшін хаттың бухгалтерияда қалған түбіршегіне қол қояды. Сенімхат жабдықтаушы кәсіпорыннан берілген мерзім ішіндегі материалды тұрақты алып тұратын экспедиторға беріледі. Сенімхат алдын ала нөмірленген барлық парағы жіп өткізіп тігілген “берілген сенімхаттарды есептеу” журналына тіркеу керек. Шаруашылық кәсіпорынның экспедиторы немесе басқа да қызметкері сенімхатты алған үшін осы журналға қол қояды. Кейіннен олар осы журналға сенімхатта көрсетілген материалдарды алған уақытын (күні, айы, жылы), кіріс ету құжатының нөмірін жазады. Қоймаға қабылданған материалдық запастарға осы материалдарға жауапты адам сол күні “кіріс ету” ордерін бір дана етіп толтырады.

Материалды  қорлар келіп түскен және істен шығарған кезде төмендегідей шоттар корреспонденциясы  беріледі (кесте 1): 

         2.3 Қорлар есебінің бухгалтериядағы және қоймадағы есебі, оларды                            түгендеу.        

          Ұйымның бухгалтериясында материалдардың талдамалы есебі сандық және ақшалай өлшемде жүргізіледі. Мұндай есепті ұйымдастырудың көп қиындығына байланысты бухгатерияда талдамалы есепті ұйымдастыру жұмысы үздіксіз жетілдіріліп келеді. Есеп жұмысына есеп регистрларының өте ұтымды жаңа түрлері енгізіліп, есеп жұмысының тәртібі жақсартылып, компьютерлерді пайдаланылып, есеп беру жұмысы қысқартылып, жеңілдетудің басқа да түрлері қолданылуда. Соңғы кезгі уақыттарға дейін ұйымдардың бухгалтерияларында материалдардың талдамдық (аналитикалық) сорттық, сандық, бағалық есебін карточкаларда жүргізіп келеді. Жалпы бухгалтерияда материалдардың әр номенклатуралық номеріне бөлек карточка ашылады. Материалдардың кіріс етілуіне, босатылуына жасалған әр құжат деректері тиісті карточкаларға жазылуы керек. Ай біткеннен кейін немесе ай соңында әр карточка бойынша материалдардың кіріске алуы мен шығыс етілуінің қорытындысы шығарылып, олар материалдардың айналым ведомосына жазылады. Сөйтіп, бухгалтериядағы карточкаларда қоймадағы жазылған деректер қайталанады.

Қоймадан  түскен құжаттар жік – жігімен  жинақталып, жөнелту қағаздармен  жабдықталады, содан соң олардың  деректерін бухгалтериядағы мәліметтермен  салыстырады. Құжаттардың бірінші  даналары кейінгі есептік өңдеуге  пайдаланылады, ал екінші даналары – материалдар сақталатын орындарда қалады, олар құндылықтар топтары және номенклатуралық номерлер бойынша орналасады. Олар анықтамалық мақсаттарда және қоймалар бухгалтериядағы есеп деректерін салыстырып тексеру үшін пайдаланады.

Салыстырудан  кейін құжаттардың деректері  ұйымда белгіленген есеп топтары бойынша материалдарды жинақтап есепке алудың жинақтаушы тізімдемесіне топтастырылады, ол қорлар кірісі мен шығысы бойынша Бухгалтерлік есептің типті жоспарының 1300 «Қорлар» бөлімшісінің жинақтаушы шоттары және материалдар топтары бойынша жүргізіледі. Бұл тізімде материалдардың әрбір тобы бойынша өткен айдағы тізімдемеден келесі айдың басындағы қалдығы, ағымдағы құжаттарындағы өткізу тізімдерінің топтары бойынша материалдардың кірісі мен шығысы соммалық сипаттамасы көрсетіледі және айдың соңындағы әрбір жинақтаушы шоты мен материалдар тобы бойынша қалдығы шығарылады.

Қоймадағы карточкаларда  сандық есеп қана жүргізілсе, бухгалтериядағы  карточкаларда сандық есеппен қатар  оның құндары да көрсетіледі. Бухгалтерияда  материалдардың сорттық, сандық, бағалық  есебін жүргізу көптеген адам күшін  және уақытты керек етеді. Сондықтан  да бухгалтерияда карточкалар мен  айналым ведомостарын толтыру кейде  кешігіп отырады. Осыған байланысты сандық карточкалардың орнына кейінгі  кезде сандық, сорттық, соммалық айналым ведомосы пайдаланатын болды. Есептің бұл әдісі қолданған кезден бастап шаруашылық кәсіпорындарының бухгалтерияларында сорттық, сандық, бағалық карточкасын пайдаланбайтың болды. Шығыс етілген материалдардың сандық есебі алғашқы құжатта тікелей жинақталып, қалдығы шығарылады. Ай біткеннен кейін 10 – 15 күн ішінде материалдардың айналымымен қалдығы сорттық, сандық, соммалық айналым ведомосы жазылады. Бұл әдісті пайдаланғанда бухгалтерлердің жұмысы сәл жеңілдеген мен кемшіліктері де кездесіп отырады. Ол кемшілікке кәсіпорын материалдардың сандық есебінің бухгалтериямен қоймада қатар жүргізілуін жатқызуға болады. Материалдардың бұл екі есебі көбіне бір – бірімен еш байланыссыз жүргізіледі. Материалдар есебінің одан әрі жүргізілуін оперативтік – бухгалтерлік әдіспен байланысты болады. Бұл әдіс бойынша материалдарын есебі тек қоймалық сорттық, сандық есеп карточкаларында жүргізіледі. Оперативтік бухгалтерік есептеу әдісін қолдану үшін міндетті түрде керек жағдайлардың бірі есептеу жұмысына жоспарлы есептеу бағасы енгізу қажеттілігі болып саналады. Материалдардың ағымдағы, яғни аналитикалық есебі осы бағамен жүргізіледі. Материалдар синтетикалық шотта нақтылы өзіндік құнмен есептелінеді.

Ай соңында  қойма меңгерушісі осы ведомосқа  қоймадағы карточкалардан материалдардың тексерілген, келесі айдың басына қалған сандық қалдығын көшіріп жазады. Кей  жағдайларда шаруашылық ұйымның қоймасы цех немесе бөлімшеде алыс жерде орналасқан жағдайда ведомосқа материалдардың қалдығын көшіріп жазу бухгалтерия қызметкерлеріне немесе есептеу операторларына жүктелуі мүмкін. Мұндай жағдайлар материалдарға жауапты адам олардың қалдықтарының ведомосқа дұрыс көшірілуін тексеріп шығып, қол қояды. Егер есепті ай бойы кәсіпорында материалдар кіріске алынбаған және шығыс етілмеген болса оларды бұрынғы қалдық саны мен соммасы жаңа айға көшіріліп жазылады.

Айта кететін  жағдай, ай соңында бухгалтериядан ондағы көрсетілген материалдардың алынған немесе алынып болмағанына  қарамастан лимиттік – заборлық  карта жазып береді. Қоймашы материалдардың қоймалық сорттық есеп карточкасының  барлығын тапсырылуы керек. Алынып болмаған материалдар үшін келесі айға жаңа лимитті – заборлық карта жазып  береді. Қоймашы материалдардың қоймалық сорттық есеп карточкасының деректері  негізінде жабдықтау бөліміне материалдардың әр номенклатуралық түрінің қалдығы, оның тұрақты қоры мөлшерден ауытқуы, көптен бері пайдаланбай жатқан материалдар  жайы деректер беріп отырады. Қоймалық сорттық карточканың дұрыс жүргізілуін  бухгалтерия бақылап отыруы керек. Бухгалтерия қызметкері жиі – жиі қоймашымен қоймадағы операцияларды жүргізуге негіз болған алғашқы құжаттардың дұрыс жазылуын, қоймалық сорттық карточканың дұрыс жүргізілуін жеке карточкадағы материалда қалдығының дұрыс шығарылуын тексеріп отыру қажет. Карточкадағы жарылғы операциялардың дұрыстығы және оны тексергені жайлы бухгалтерия қызметкері есеп картоскасының тиісті жолына қол қояды. Қоймалық сорттық карточкалардағы жазуды тексеру, қойма меңгерушінің бухгалтерияға материалдарды кіріске алуы кезінде тапсыратын есептерінің негізінде жүргізіледі. Материалдарға жауапты адамның келісімі бойынша бухгалтерия қызметкері әр операция дұрыстығын тексергені және құжатты қабылдағаны жайында карточкаға қол қояды. Мұндай жағдайда құжаттарды қабылдау өткізу регистрін жасаудың керегі болмайды. Егер орталық қойма немесе цех қоймасы шаруашылық ұйымы басқармасынан қашық жерде орналасқан жағдайда жүргізілген операциялардың дұрыс жүргізілуі орталық бухгалтерияда тексеріледі. Мұндай жағдайда кіріс және шығыс ету құжаттары белгіленген уақытта регистрлармен бірге бухгалтерияға табыс етуілуі керек. Шаруашылық ұйымның орталығынан қашық жерде орналасқан қойма басшысы белгіленген күні бухгалтерияға екі дана етіп материалдардың ай соңындағы қалдық ведомосын тапсыру керек. Ведомость құрамында өзгерісі бар материалдардың сандық қалдығы көрсетіледі. Ведомосқа цех, қойма, бөлімше бастығы, және ол құжатты толтырушы қол қояды. Дұрыстығын тексеріп болғаннан кейін ведомостың бір данасы жіберілген қателіктер жөніндегі ескерту мен қоймаға қайтарылады. Материалдардың есебін жедел оперативтік, бухгалтерлік, қалдықты әдіспен жүргізген жағдайда қоймалық  есеп карточкасы мен қатар үлгілі түрі М – 20 қоймадағы материалдар қалдығын есептеу ведомосы жүргізіледі. Қойма меңгерушісі карточкалардағы әрбір ай ішіндегі жинақты деректері бойынша материалдардың келесі айдың бірінші жұлдызына қалған қалдықтарын осы ведомосқа көшіріп жазады. Ведомоста материалдар қоймалық есепте қаралған және синтетикалық шоттарға топталғаны күйінде көрсетіледі. Бухгалтерияда материалдардың қалдығы олардың жоспарланған есептеу бағасына көбейтіліп, ай аяғына қалған материалдардың жалпы соммасы анықталады. Егер пайдаланылатын материалдар номенклатуралары аз болған жағдайда материалдарды алған қолын тек қоймалық есеп карточкасында қою арқылы бостауға болады. Мұндай карточкалар тек бір айға ғана ашылып, ай соңында бухгалтерияға тапсырылады. Келесі айда олардың орнына жаңа қоймалық есеп карточкасы ашылып, оған материалдардың ай басындағы қалдығы жазылады. Егер қоймадағы қорлардың қалдықтары қорлардың белгіленген нормасынан жоғары немесе тең болса, онда қойма меңгерушісі бұл туралы жабдықтау бөліміне хабарласу тиіс. Бұл мақсатта қорлардың белгіленген нормаларынан нақты қалдық қорының ауытқушылығы туралы дабыл анықтамасы қолданады. Ол нақты қалдық қордың белгіленген қалдықтарынан ауытқушылығын бақылау үшін және қозғалыссыз жатқан қалдыққа бақылау жасау үшін қолданылады. Анықтаманы бір дана етіп қойма меңгерушісі материалдарды есепке алу карточкасының деректері бойынша жасайды. Анықтама деректерді еңгізудің өлшемдері субъектінің материалдық – техникалық жабдықтау бөлімі белгілейді.

Жетіспеушілектермен материалдық жағынан жауапты  адамдардың қызметіндегі тәртіп бұзушылықтар туралы, сондай – ақ іріктеп тексерулер мен өткізілген нұсқамалардың нәтижелері туралы бухгалтерияның қызметкері бас бухгалтерге хабарлау тиіс.

Қорлар есебін түгендеу – меншіктің сақталуын, құндылықтардың сапалы күйіне олардың қоймалық және бухгалтерлік есепке алыну қамтамасыз ететін бақылаудың бір тәсілі. Ол меншік нысана, қызмет түріне жеке жұмыстың режимділігіне қарамастан барлық ұйымдар мен кәсіпорындарда жүргізіледі.

Түгендеу  жұмысы міндетті түрде мынадай жағдайда жүргізіледі:

- жылдық есеп беру алдында;

- материалдарға жауапты адамның ауысуына байланысты;

- материалдық запастар бұзылғанда, табиғи апат, өрт болғанда;

- ұйым қаралғанда және т.б.

  Түгендеу жұмысын жүргізу үшін кәсіпорын басшысының бұйрығы мен орталық түгендеу комиссиясы құрылады. Бұл комиссияны кәсіпорын басшысы немесе оның орынбасары басқарады. Сонымен қатар әрбір цех, бөлімше бойынша жергілікті түгендеу комиссиясы құрылады. Оның жұмысын орталық комиссия ұйымдастырып және басқарып отрады.

 Ұйым  басшысының бұйрығы мен түгендеу жүргізу оның бастаулы және аяқталу мерзімін жауапты адам тағайындалады.

Түгендеу  комиссия қорлардың тізімін жасайды. Түгендеу тізімі қорлардың (шикізаттың, материалдардың, дайын өнімнің және басқалардың) нақты қолда барын көрсету үшін қолданады. Түгендеу тізімін комиссия материалдық запастардың әрбір тұрған орны мен материалдық жағынан жауапты адамнан қолхат алынады, ол үлгінің бас жақ бөлігінде көрсетілген. Қорлар есебін тексеру тізіміне әрбір жеке атау бойынша номенклатуралық нөмірі, түрі, тобы, артикулы, сорты және саны көрсетіледі. Түгендеу кезінде анықталған жарамсыз және бөлінген материалдар мен дайын өнімдерге тиісті актілер жасалады. Нысананың соңғы бетінде комиссия төрағасының қолын қояр алдыңда Қорлар есебін түгендеу кезінде қозғалысқа түскен жағдайда құжаттардың соңғы нөмірді жазу үшін бос екі жол қалдырылалды.

Қорларға түгендеу жүргізу рәсімі мынадай болады: түгендеу комиссиясы материалды жауапты түлғаның қортындысы мен ұйымның қоймасындағы Қорлар есебін қайта санап шығады. Әдістемелік ұсынымдарға сәйкес мүліктер мен міндеттемелердің нақты барын толық әрі дәл анықтау үшін түгендеу комиссиясы жүктерді өлшеу мен және бақылау аспаптарымен, өлшем ыдыстарымен және тағы басқаларымен қамтамасыз етілу керек. Аспаптардың дұрыстығын комиссия түгендеу жүргізу үшін басталмас бұрын тексереді.

Егер түгендеу жүргізу кезінде комиссия мүліктерді санап шығып, оны тізімдерге бірден жазуға мүмкіндігі болмаса, онда қайта саналып шыққан мүліктер түгендеу зат белгісімен қоса берілетінін айта кету керек. Егер кем шыққан материалдар түгендеу барысында табылса, онда оны тізімге енгізеді.

Белгіленген тәртіппен рәсімделгеннен кейін түгендеу тізімін салыстыру  үшін бухгалтерияға беріледе.

Қорлар есебін түгендеу, әдетте белгілі – бір қоймада, үй жайында тұрса ғана жүргізіледі. Түгендеу кезінде тауарлы материалдық қорлар бір материалдық жауапты адамда оқшауланған үй – жайда сақталған кезде түгендеуді сақтау орны бойынша жүйелі түрде жүргізіледі. Запастар тексеріліп болған соң, үй – жайға пломба қойылып, комиссия жұмыс істеу үшін келесі үй – жайға ауысады.

Түгендеу  жұмыс комиссиясының төрағасы немесе оның тапсырмасы бойынша комиссия мүшелері қойма меңгерушісінің (қоймашының) және басқа материалдық қорлардың бар жоғын міндетті түрде қайта есептеу, қайта өңдеу арқылы тексереді. Тізімдерге материалдық жауапты адамдардың сөзінен немесе олардың бар жоғын тексерместен есепке алу деректері бойынша деректер еңгізуге жол бермейді.

Түгендеу  кезінде қорлар есебін жауапты адамдар түгендеу комиссиясы мүшелерінің көзінше қабылдап алады және түгендеу анықталғаннан кейін түскен тізімге енізіп, кіріске алады.

Түгендеу  ұзақ уақыт бойы жүргізілген кезде, ерекше жағдайларда және ұйым басшысы мен бухгалтерлердің жазбаша рұқсаты мен ғана түгендеу процесінде Қорлар есебін материалды жауапты тұлға түгендеу комиссиясының мүшелерінің көзінше босата алады. Бұл қорлар «Түгендеу кезде босатылған қорлар» деген атпен жеке түгендеу тізіміне енгізіледі. Түгендеу тізімі түгендеу кезде түскен қорларға арналған құжаттарға ұқсас рәсімделеді. Шығыс құжаттарында түгендеу комиссиясының төрағасының қолы қойылып, белгі соғылады.

Басқа ұйымдарға тиесілі, бірақ жауапты сақталуда түрған қорлар есебінде өз меншігіндегі қорлар сияқты түгендеу өткізіледі. Жауапты сақтауға қабылданған қорларға арнап түгендеу тізімдемесін қарастырады да, бұндай құндылықтардың жауапты сақталуына алынғандығын растайтын тиісті құжатарға сілтеме жасалынады. Жолда келе жатқан, тиелген, сатып алушылыр мерзімінде ақы төлемеген, басқа ұйымдардың қоймаларында жатқан қорлар есебін түгендеу тиісті шоттардағы сомалардың негізділігін егжей – тегжейлі тексеру арқылы жүргізіледі. Бұл шоттарда қорлардың (жолдағы, тиелген тауарлар және басқаларының), тиісті түрде рәсімделген құжаттар мен расталған қалдықтары болу мүмкін; жолда келе жатқандары тиісті шоттар мен, өнімді берушілердің төлем талаптары мен немесе оларды алмастыратын құжаттар мен; тиелгендері - сатып алушыларға ұсынылған шот–фактура мен, ақы төлеу мерзімі өткізілгендерді – мекемесінің міндетті растауымен; басқа ұйымдардың қоймаларында жатқандары – түгендеу күніне жақын күндердің арлығында қайта сақтау туралы рәсімделген қолхатарымен; бір қалада орналасқан өнім берушілердің қоймаларында жатқандары–түгендеу күніне қайта рәсімделген сақтау қолхатары мен расталған.