Контрольная работа по " Автоматизация деятельности банков "

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Белорусский национальный технический университет

Международный институт дистанционного обучения

 

 

 

Кафедра  информационные технологии в управлении

 

 

 

Контрольная работа

 

по учебной дисциплине

 " Автоматизация деятельности банков "

 

 

     Студентка               (подпись)       

       4 курса  группы № 417410  

номер зачетной книжки 22 

Принял                   (подпись)               .

 

 

 

 

МИНСК 2014

Содержание

1. Принцип функциональной полноты.
2. Система электронного документа

2.1 Документооборот в мире безбумажных технологий

2.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

2.3 Система управления электронным документооборотом

2.4 Корпоративный электронный архив

3. Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Принцип Функциональной полноты

 

При создании автоматизированной системы, вероятно, наиболее общий вопрос который интересует разработчиков звучит примерно так: “А что же нам надо в итоге сделать...?” Ответить на такой краткий, но ёмкий вопрос, таким же кратким ответом весьма тяжело - все-таки АСУ вещь довольно сложная. Однако, мы попытались очертить общее направление и дать несколько идей в отношении того, что должно присутствовать в “концептуально полной” ЦОАСУ. Для этого введен принцип функциональной полноты.

 

Определение: “Любая концептуально полная ЦОАСУ должна содержать 5 интегрированных функциональных групп: Наблюдение, Анализ, Планирование, Исполнение, Коммуникация и Взаимодействие”.

Ключевые моменты:

Концептуально полная ЦОАСУ должна полностью автоматизировать как минимум 1 НОРД цикл. В противном случае она считается “неполной”.

4 функциональных группы  обеспечивают реализацию функций  управления для 4 состояний НОРД  цикла:

Наблюдение - извлекает, проверяет и консолидирует ситуационную информацию.

Анализ - интерпретирует информацию, соотносит ситуацию с ожиданиями, находит расхождения и их причины, предоставляет факты для планирования или перепланирования.

Планирование - формирует планы действий в соответствии с поставленными целями управления.

Исполнение - обеспечивает формирование и передачу управляющих сигналов исполнительным органам в соответствии с планами и текущей ситуацией.

5-я функциональная группа  Взаимодействие обеспечивает интеграцию  функций управления НОРД цикла  друг с другом (принцип Непрерывного  управления) и самой подсистемы  с остальной частью организации (принцип Организационной целостности).

Применение:

С начала создания системы управления определитесь с тем, какую системы вы создаете. Тут возможны варианты:

Полная ЦОАСУ - покрывает все 5 функциональных групп.

Система планирования - выполняет планирование, формулирование целей, принятие решений.

Аналитическая система - проводит анализ, интерпретацию данных.

Система наблюдения - используется для извлечения и отображения ситуационной информации.

Исполняющая система - обеспечивает передачу управляющих воздействий исполнительным механизмам.

Возможны разные вариации вроде: система анализа и планирования, система наблюдения и анализа и т.п.

Если какие-то функциональные группы создаваемой АСУ не покрываются, определитесь, кто или что будет их обеспечивать. Так или иначе, в реальности система управления обязана быть полной, в противном случае она будет нефункциональной. При этом полноту можно обеспечить интеграцией нескольких взаимодополняющих подсистем. Если же какие-то функции не будут автоматизированны, то эти пробелы обязан будет заполнить человек. Решения по полноте автоматизации должны приниматься осознанно, с анализом последствий таких решений, иначе возможны существенное расхождения в ожиданиях у разработчика и эксплуататоров системы.

Очень часто решения о реализации внешних интерфейсов принимаются после написания основной логики системы, либо о них забывают вообще. Это приводит к тому, что система получается изолированной, самодостаточной и при этом ущербной. Информация, которая доступна и могла бы существенно помочь в работе, в систему не поступает, функции для ее обработки не планируются, либо наоборот - какие-то функции могут дублироваться. Более правильно осуществлять проектирование управляющей системы как компонента - начиная с ее внешнего интерфейса, т.е. с функциональной группы “Взаимодействие”. Этот интерфейс должен покрыть все входящие и выходящие информационные потоки. И лишь после этого стоит переходить к проектированию собственно функций управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"Безбумажные" технологии

Введение

XXI в., с которого начинается третье тысячелетие, бросил человечеству вызов в форме всепроникающей международной связи, всемирной «паутины» Интернет и появления виртуальной экономики. И кто сегодня может с полной уверенностью сказать, что, уходя, XXI в. не принесет человечеству более серьезную угрозу в виде появления «машинного (т. е. электронного) интеллекта» и «человеко-машинной» экономики? XXI в. предоставляет нам возможность взглянуть на развитие экономики с момента ее зарождения, а также осмысленно взглянуть на будущее экономики и человечества.

Используя средства связи, можно, не выходя из дома, управлять технологическими линиями на производстве или финансово-коммерческой деятельностью предприятия, вести бухгалтерский учет, учиться дистанционным путем в учебном заведении, читать книги в библиотеке, покупать товары, совершать банковские, биржевые и другие финансовые операции, и т. п. Появление в конце XX в. информационных технологий привело к появлению самого прибыльного бизнеса — интерактивного бизнеса.

Можно с полной уверенностью утверждать, что в середине XXI в. лидерами мировой экономики и международной торговли станут те страны, которые будут обладать высокой технологией и наукоемкими производствами. А это означает, что экспорт российской нефти, полезных ископаемых, торговля оружием и изделиями тяжелого машиностроения российскими фирмами займет в международной торговле одно из самых последних мест и уже не будет давать того дохода, который Россия имела в конце XX в.

В условиях рыночной экономики коренным образом меняется подход к управлению, от функционального - к бизнесориентированному, кардинально меняется и роль информационных технологий. Ориентация на управление на основе бизнес-процессов обеспечивает конкурентное преимущество для организации в условиях острейшей конкуренции, а управление на основе бизнес-процессов не может эффективно реализовываться без применения информационных технологий и систем. Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

электронный документ оборот дело производство

 

1. Система электронного  документа

1. Документооборот в мире безбумажных технологий

 

Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, — система документооборота. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов. О причинах, сдерживающих внедрение компьютерного документооборота, и о том, какие программные решения позволяют его реализовать, читайте в этой статье.

Автоматизацию документооборота можно условно подразделить на четыре вида: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот.

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был единственным. Для регистрации бумажных документов использовались журналы — гроссбухи или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в ЛВС, служат для подготовки передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде 1, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение 2. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Юридическая сила документа обеспечивается за счет использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.[4, с. 62]

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. [1, с. 122]

 

2. Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

 

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.