Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, ответственный исполнитель документа обязан заблаговременно проинформировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме и довести соответствующую информацию до должностного лица, осуществляющего контроль за исполнением документа (до секретаря руководителя).

При этом, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Заинтересованные стороны, кроме того, извещаются о новых сроках согласования проекта документа.

Отказ от согласования не допускается. Полностью согласованный документ вместе с листом согласования передается на корректировку.12

3.6. Корректировка содержания по результатам 
согласования

В процессе корректировки из содержания проекта (в полном соответствии с результатами согласования) устраняются разночтения и исправления. Фрагменты текста, признанные по результатам согласования излишними, удаляются.

Кроме того, в "усеченный" текст могут вноситься и дополнения. Видоизмененный проект документа редактируется ответственным исполнителем с учетом требований к общепринятому стилю изложения документов.

После этого отредактированное содержание проекта подвергается верификации (проверке на предмет выявления и устранения технических ошибок-опечаток и пр.). Содержание полностью "очищенного" от ошибок проекта прочитывается ответственным исполнителем.

По результатам контрольного чтения, вновь выявленные ошибки устраняются. После повторной проверки их устранения окончательный вариант документа визируется ответственным исполнителем (подписывается с оборота) и передается для окончательного оформления.13

3.7. Оформление документа

Для оформления документа техническому исполнителю (секретарю или оператору-машинистке) передается подписанный ответственным исполнителем окончательный вариант документа (компьютерные файлы, черновая машинопись, распечатка или рукопись).

К проектам служебных документов, представляемым на подпись во исполнение поручений, принято также прилагать материал с оригиналом текста отданного поручения (сам документ или лист с резолюцией).

Текст окончательного варианта документа может содержать оговоренные исправления, которые должны читаться однозначно (это особенно важно в отношении цифр и фамилий, упоминаемых в документе).

Отпечатанный и выведенный "набело" первый экземпляр передается техническим исполнителем ответственному исполнителю, который, как правило, осуществляет просмотр документа на предмет выявления ошибок (опечаток).

Документ, не содержащий ошибок, передается ответственным исполнителем секретарю руководителя для завершающей проверки и представления на подпись (утверждение) руководителю предприятия.  

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией (письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и т. д.).14

Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа

Документ, подписанный или утвержденный руководителем, передается на тиражирование и регистрацию секретарю руководителя (ответственному сотруднику службы ДОУ организации).

Если необходимо изготовить более одного экземпляра документа, то ответственный исполнитель указывает нужное количество цифрой и прописью в верхнем левом углу первого листа первого экземпляра документа.

Все экземпляры документа регистрируются. В дальнейшем первый экземпляр и необходимое количество последующих экземпляров документа, за исключением последнего (контрольного, помещаемого в дело):

• выдаются в работу (должностным лицам организации);
• высылаются за пределы организации установленным порядком;
• поступают на временное хранение в службу ДОУ организации.

Принято считать документ исполненным, если изложенный нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена.

На таком документе ответственным исполнителем указывается, каким исходящим номером исполнен документ, и ставится дата исполнения, заверенная подписью ответственного исполнителя

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении. Например:

«Вопрос решен по тел. 726-304 с заведующим кафедрой Самойловым Л А. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П.

26.04.2003 Личная подпись АИ. Сурков».15

После оформления на документе соответствующей записи ответственный исполнитель обязан передать его в место постоянного хранения. Вместе с документом в дело подшивается контрольный экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.16

3.9. Подготовка исполненных документов к отправке

Подписанный (утвержденный) документ, подлежащий отправке в адрес другого предприятия, в обязательном порядке проходит процедуру оформления, регистрации по журналу учета исходящих документов и конвертования.

Под оформлением в данном случае понимается исполнение сопроводительного листа (письма) к документу. Подчеркнем, что исходящий документ принимается к отправке только при наличии как минимум двух экземпляров такового (последний остается в деле вместе с контрольным экземпляром документа).

В процессе регистрации документу присваивается исходящий номер — как правило, это порядковый номер записи в журнале учета исходящих документов.

Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным образом учитываются все экземпляры документа.

До отправки ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно облегчающий последующее конвертование документов.

Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

На конвертах в соответствии с общепринятыми правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

Подготовленные к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе.

Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная — типа DHL, UPS и т. п., фельдъегерская связь, курьерская доставка или доставка с нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• прием входящих документов;
• первоначальная (экспедиционная) обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• направление документов исполнителям;
• исполнение резолюций;
• отправка ответных документов.

Порядок прохождения исходящих документов состоит в следующем:

1. составление проекта документа;
2. согласование, визирование (в необходимых случаях);
3. подписание, утверждение (при необходимости);
4. регистрация;
5. отправка.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения — путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

     1.Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20февраля 1995 г. (в ред. От 10 января 2003 г.) // СЗ РФ. 1995 № 8. Ст. 609; СЗ РФ. 2003. № 2. Ст. 167.

    2.Положение о Федеральной архивной службе России (утв. постановлением Правительства РФ № 1562 от 28 декабря 1998 г., в ред. от 22 июля 2003 г.) // СЗ РФ. 1999. № 1. Ст. 203; СЗ РФ. 2003. № 30. Ст. 3075.

      3.Типовое  положение о ведении делопроизводства  по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. № 2.

       4.Государственная  система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991.

       5.Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ // Российские вести. 1993. 19 авг.

       6.Типовая  инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.

      7. Основные  правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

     8.Общероссийский классификатор управленческой документации 
(ОКУД).- М., 1994.

     9.Типовая  инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2000.

    10.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

    11. Ватолина М.В. Организация работы с документами. - Ростов н/Д : Феникс,2004.

     12.БасаковМ.И. Делопроизводство.- Ростов н/Д : Феникс,2005.

     13.Делопроизводство  в  системе   государственного   управления: Учеб.-практич. пособ. / Под ред. Е.В. Охотского - М.: РАГС, 2001.

14. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

      15.Кузнецов  И.Н.   Делопроизводство . – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0»,2007.    

       16.Кузнецов  С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в делопроизводство. Изд. 3-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-синтез"», 2000.