Возможности использования современной офисной техники в документообороте

-системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы; текстовые процессоры; настольные издательские системы.

«Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.»8.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне соответствует использованию электрической пишущей машинки, только более производительной из-за легкости повторения, печати с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, позволит:

-выводить текст, обеспечивающий заданный вид страницы на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

-предварительно задавать такие параметры, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;

-автоматически проверять орфографию и получать подсказки при выборе синонимов;

-выводить и редактировать таблицы и формулы;

-объединять документы в процессе подготовки текста к печати;

-автоматически составлять оглавление и алфавитный справочник.

«Но практически все текстовые процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и матричном»9.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо установить особое программное обеспечение - конверторы, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора-получателя документа.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря или электронного органайзера:

-планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;

-ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;

-соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;

-ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и обработки запросов на поиск, а также характером хранящейся в базе информации. Эти системы работают как на персональном компьютере, так и при работе в компьютерной сети.

Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту видео- и аудиоинформации, что позволяет говорить о реализации гипермедиа-технологий.

Офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений коллектива авторов. Для комментирования документа без его изменения имеются примечания. Для внесения изменений непосредственно в текст, служит режим записи исправлений, позволяющий отследить, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены. Среди средств совместной работы можно отметить функцию отслеживания версий и всплывающие окна с именем автора и датой внесения изменений.

При включении компьютера в общую сеть электронная почта и список рассылки позволяют довести информацию до всех корреспондентов. Средство уведомления о вручении, которое встроено в большинство современных почтовых систем, позволяет контролировать время, когда информация действительно была получена, и отслеживать принятие соответствующих мер.

Имеются возможности ограничить круг лиц, имеющих доступ к документу, и права каждого из них по внесению изменений: документ может быть предназначен только для чтения, можно запретить сохранять документ под любым иным именем или изменять его стили, или, наоборот, пользователю могут быть предоставлены полные права доступа.

«Так, расширенный выпуск Microsoft Office XP, кроме текстового процессора Microsoft World, содержит:

-табличный процессор - Excel;

-систему управления базой данных - Access;

-личный планировщик - Outlook;

-средство создания презентаций - Power Point;

-систему электронной почты - Outlook Express;

-средство создания web-страниц - Front Page;

-средство обработки фотоизображений - Photo Editor»10.

Все современные офисные пакеты и операционные системы адаптированы к работе в сетевой конфигурации, на смену автоматизированным рабочим местам пришли информационные технологии.

Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Каждый конкретный информационный процесс может быть реализован отдельной технологией с использованием своей технической базы, системы управления техническими средствами - для вычислительной техники это программные средства - и организационно-методического обеспечения - правил, инструкций.

Но управленческая деятельность основана на реализации практически всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. В связи с этим не совсем корректно под современными или новыми информационными технологиями понимаются только компьютерные технологии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

«Электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами»11.

«Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»12.

«Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью - это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»13.

Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправителем электронного документа является участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа - участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки электронно-цифровой подписи.

«Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов»14.

Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о чем более подробно будет рассказано в главе 2).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

-на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

-на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

-обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

-правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

«Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отраженным в форме, понятной для восприятия. Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде»15.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

 

2.1 Значение электронного  документа

 

Важность проблемы электронных документов в современном обществе не вызывает сомнений. Стремительное развитие технологий позволило осуществить то, что еще не так давно казалось невозможным: не вставая из-за рабочего стола можно заполнить и отправить налоговую декларацию или за считанные секунды подписать договор с партнером с другого континента.

Начавшийся во всем мире переход к электронному документообороту вводит это и в нашу реальность.

Для широкого применения в деловой практике необходимо обеспечить достаточную степень доверия к содержанию электронных документов, а также их легитимность. Законодатели разных стран неодинаково решили эти вопросы, однако все эти решения базировались на общих юридических принципах электронного документооборота .

«Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение электронных документов. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным»16.

Снижение уровня конфликтности требует четкого определения статуса электронного документа как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие действия, и в какой степени несет ответственность за искажение документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и его водителем, или изготовителем, или владельцем - при аварии ответственность возложить не на кого.

Необходима жесткая правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм .