Требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле

На обложке дела указывается наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения или направление деятельности организации в соответствии с номенклатурой дел; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; год, в котором заводиться дело; срок хранения дела. [2, с. 27].

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению , уточняются:

• при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование сверху, а прежнее заключается в скобки;
• в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;
• на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
• если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка;
• из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;
• при внесении дела в сводную опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи). [14, с. 6].

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела. [3, с. 165].

После проведения полного оформления дел они готовы к длительному хранению в архиве организации, а также в установленном порядке к последующей передаче их на государственное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Формированием дел называется группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• раскладка документов по папкам и их подшивка;
• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
• оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль над правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.