Теория бюрократии

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя  

Есть ли у вас  организаторские способности? Увы, тут тоже все не так просто: от вас не должна укрыться ни одна мелочь. К примеру, при организации совещания  для каждого его участника  требуется подготовить нужные документы, проверить не только наличие бумаги и авторучек, но и количество стульев  или кресел, а также свежего  воздуха в помещении [5].  

Переговоры –  это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов  обещаний, которые удовлетворяют  основные интересы договаривающихся сторон. В свою очередь понятие "наборы обещаний" означает контракты, соглашения, договоры, конвенции, меморандум о взаимопонимании, декреты о согласии, формулы "даю честное слово", а также рукопожатия. 

Важнейшие составляющие переговоров – место и план-регламент  их проведения [10]. 

Идеальное место  для переговоров – спокойное, комфортабельное и нейтральное  пространство, никак не связанное  с деятельностью и проблемами участников. Оно должно отвечать следующим  критериям: 

быть свободным  от отвлекающих моментов (шума голосов, телефонных звонков и т.д.); 

быть удобным, хорошо освещенным, оборудованным подходящей мебелью; 

соответствовать статусу  участников переговоров; 

быть доступным  для подъезда машин; 

цена за аренду должна быть приемлемой для всех участников переговоров; 

иметь дополнительные помещения, где стороны могли  бы работать раздельно; 

поблизости должны быть ресторан или кафе, туалетные  и курительные комнаты. 

Почти все мы в  течение года принимаем участие  в нескольких совещаниях, а многие время от времени сами проводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все  же они имеют некоторые сходные  черты, в отношении которых хотелось бы дать несколько полезных советов. Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости  от поводов, по которым они созываются; если следовать этим правилам, встречи  проходят гладко, с пользой для  всех присутствующих и заканчиваются  вовремя [5;10]. 

Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать. Заблаговременно известите  участников совещания о причине  его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы. 

Назначьте время  начала и окончания собрания. Вовремя  начните и завершите его. Вам  не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться  выступали по очереди, а другие участники  встречи их при этом не перебивали. 

Думать о том, чтобы  не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны  ждать, пока все участники соберутся. 

Ожидание опоздавших не доставляет удовольствия тем, кто  пришел к назначенному часу, и "наказывать" их за вежливость и соблюдение профессиональной этики было бы в высшей степени  неучтиво.  

Когда на совещании  присутствуют и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает  тот, кто ее созывал. Если он или она  сочтет, что прения по обсуждаемому вопросу завершены, и достигнуто устраивающее всех соглашение о том, какие шаги следует предпринять  в будущем, нужно подвести итоги  и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы...", или: "В  результате, мы пришли к выводу о  том, что действовать надо так...". После этого стоит повторить  решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить  об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и  помогали в ее организации [5;10]. 

Письменные заметки  или магнитофонные записи, сделанные  во время встречи, используются для  составления доклада о проведенном  совещании, копии которого его организатор  позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное  изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о  содержании дискуссий, но и с целью  выработки единого подхода к  проблеме. 

Завершение переговоров, конференций с привлечением сторонних  организаций обычно заканчивается  вручением подарков. 

Вручение корпоративных  подарков – целая наука, и изучать  ее нужно внимательно и не торопясь [7]. Итак, начнем с фундаментальных  законов. Их всего три: 

1. Подарок должен  соответствовать по стоимости  статусу человека, которому он  будет преподнесен. 

2. Подарок должен  быть полезным или приятным. 

3. Подарок должен  напоминать человеку о вас  или о вашей компании. 

Пари выборе подарка  необходимо основываться на том, к какой  из статусных групп относится  человек, которому вы намерены его преподнести. В зависимости от этого подарки  делятся на три группы: 

• Top: подарки для особо важных персон. 

• Middle: подарки для менеджеров среднего звена (партнеров, коллег). 

• Basis: массовые подарки, сувениры 

Подарки каждой группы имеют свою специфику и стоимость [7;8]. 

1.         Top: звездная галерея  

К выбору таких подарков относятся с особой ответственностью, ведь они предназначены для особо  важных для компании особ. Как правило, в эту группу попадают руководители партнерских компаний, банков, важные государственные чиновники и  политические деятели. Словом, те, от чьего  благорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. При заказе или выборе такого рода подарков необходимо учитывать немало факторов, в том  числе и личные предпочтения или  хобби людей, для которых они  предназначаются. Проблема выбора подарка  для VIP-персоны, как правило, состоит  в том, что человек подобного  уровня обычно уже все имеет и  удивить его чем-то сложно. Поэтому, как ни странно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тем больше он ценится. Примером такого подарка могут служить  сувенирные весы с набором гирь, антикварная книга или произведение искусства (картина, скульптура). Подходящим выбором будут также художественные глобусы, старинные карты или  телескоп. В последнем случае при  выборе подарка нужно быть осторожным и твердо знать вкусовые предпочтения человека, для которого он предназначен.  

Кроме того, хорошим  подарком считаются различные дизайнерские аксессуары для алкогольных напитков с серебряной или металлической  фурнитурой, предметы в этническом стиле. Особенно актуальны в последнее  время в подарках африканские  и восточные мотивы [7].  

2.         Middle: равный – равному. 

Следующая группа подарков – это подарки «менеджерского»  уровня. Такие подарки дарит равный равному, например начальник отдела одной фирмы начальнику отдела другой. Как показывает статистика, у хорошего менеджера в среднем около 20 партнеров  по разным направлениям его деятельности. И им время от времени надо что-то дарить. А значит, под рукой всегда должен быть определенный ассортимент  подарков, из которых он будет выбирать подарок в зависимости от уровня отношений с партнером. 

Такие подарки имеет  смысл заказывать в специализированных фирмах, занимающихся поставкой сувенирной и подарочной продукции. Но и здесь  стоит проявить каплю выдумки  – не стоит дарить набившие всем оскомину канцелярские принадлежности или кружки. Это могут быть исполненные  в оригинальном дизайне зонты, офисные  радиоприемники, визитницы, калькуляторы, дорожные наборы, деловые сувениры или альбомы по искусству [7].  

3.         Basis: мал золотник, да дорог. 

При выборе массовых подарков важны два фактора: их невысокая  цена и универсальность – кто  знает, кому и по какому поводу их придется дарить? А потому оптимальным подарком этой группы становятся сувениры с логотипом компании. Лучше всего, если сувениры будут достаточно веселыми и узнаваемыми. Если планируется поздравить большое число людей в связи с определенной датой (праздником), желательно при выборе сувенира учесть символику этой даты. Достаточно популярны сувениры в восточном стиле, несущие в себе символ наступающего года по восточному календарю. Хороши разнообразные комнатные растения и предметы для украшения интерьера. Еще один удачный вариант недорого подарка – забавные игрушки, так называемые «антистрессы» [7].  

Организация деловой  встречи руководителя ОУ с представителями  шефствующей организации. 

У каждого образовательного учреждения есть шефы. Для плодотворной совместной работы шефствующего предприятия  и ОУ ежегодно составляется План совместной деятельности. Данный план рассматривается  и утверждается на деловой встрече  руководителей. Каковы обязанности  секретаря при организации такой  встречи? Встретить гостей у входа  в здание и провести их в кабинет  руководителя, при этом предложив  снять верхнюю одежду и показав  нахождение туалетной комнаты. 

1.         Необходимо подготовить проекты  соглашений и планов по совместной  деятельности, а также конкретные  предложения по организации совместных  мероприятий и видов оказываемых  услуг. 

2.         Предложить чай, кофе или прохладительные  безалкогольные напитки перед  началом деловой встречи в  кабинете руководителя или в  комнате переговоров; в середине  длительной беседы – по просьбе  руководителя или, если дверь  открыта, – через 1–1,5 ч после  первого угощения; в перерыве  на переговорах, совещаниях. 

3.         После завершения переговоров,  подготовить документы в чистовом  варианте и принести их на  подпись. 

4.         Подготовить корпоративные подарки  для создания положительного  настроя гостей. 

Так как в этом учебном год образовательное  учреждение готовилось встретить свой 35летний юбилей, то подарки были изготовлены  в должном количестве. Руководитель шефствующего предприятия и его  заместитель получили сувениры –  картины-обереги, а также всем гостям были вручены календари с видами родного города и сюжетами из жизни  образовательного учреждения. Такие  подарки были не только приятны, но имели и функциональное значение – календари могли использоваться в работе весь следующий год, и  напоминать о совместной деятельности организаций.

§5 Взаимоотношения  с руководителем 

Помимо профессиональных качеств секретарская должность  довольно сложна в психологическом  плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам  присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю  необходимо понять: шеф живой человек  и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и  понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и сам разберется в этом [3;5]. 

 Ваша задача  помочь начальнику сделать его  работу эффективной. Не надейтесь  на свою гениальную память  все, абсолютно все записывайте.  Не дожидайтесь указаний шефа  по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать  решения в пределах своей компетенции.  Находясь в приемной, не делайте  вид, что не заметили входящего  или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта. Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет [5].