Теоретические основы функционирования документов

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие  идеологическую функцию, могут оказывать  весьма существенное влияние на умонастроения  и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о  роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и  Центральной Европе (16 век) или во время раскола Русской православной церкви в России (17 век). Порой документы  выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине 20 столетия.

По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений  человеческой деятельности, а также  в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций  документа позволяет выделить важнейшие  их особенности.

Во-первых, некоторые функции  присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции  закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического  источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости  от конкретных социальных потребностей[2, С. 15].

Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими  функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает  какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа  можно разделить на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
• функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причём с течением времени  соотношение между функциями  документа изменяется, поскольку  изменяется место и роль документа  в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счете, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

 

Глава 2. Свойства документов

2.1. Атрибутивные  свойства документов

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

- атрибутивность документа,  т.е. наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может. Документ как целостная  система состоит из двух основных  слагаемых - информационной и  материальной;

- функциональность документа,  т.е. его предназначенность для  передачи информации в пространстве  и времени. Документ - полифункциональный  объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными  потребностями общества в информации, знаниях; 

- прагматичность документа

- структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа [2, С 15].

 Остановимся на таком свойстве документа, как атрибутивность.

Атрибутивность определяет две стороны документа – материальную (физические особенности носителя, способ записи данных) и информационную (содержание, которое передается при помощи различных знаковых систем). Используемые в деловом тексте терминологические единицы несут основную смысловую нагрузку, и от того, как участники документной коммуникации интерпретируют их значение, зависит ее эффективность. Возможность неоднозначной трактовки понятия снижает качество управленческого решения. В целях точного употребления специальных средств важна стандартизация терминов.

Функциональность документа связана со способностью выполнять социально значимые функции. Направленность на передачу информации во времени и в пространстве диктует необходимость правильного выбора языковой единицы из существующих в системе парадигм.

Свойство структурности  определяет внутреннее строение документа, набор составных частей и элементов  – реквизитов, основным из которых  является текст. Терминологические  единицы организуют информацию, обеспечивая  более эффективный поиск данных[7, С. 16].

Систематизация существующих подходов к выделению свойств документа, позволяет говорить о том, что  ему присущи следующие свойства.

1. Атрибутивные свойства - это те свойства, без которых документ не существует. К данной категории свойств относится:

• неотрывность информации от физического носителя и языковая природа информации. Одно из важнейших направлений информатики как науки является изучение особенностей различных носителей и языков информации, разработка новых, более совершенных и современных. Необходимо отметить, что хотя информация и неотрывна от физического носителя и имеет языковую природу она не связана жестко ни с конкретным языком, ни с конкретным носителем.

• дискретность. Содержащиеся в информации сведения, знания - дискретны, т.е. характеризуют отдельные фактические данные, закономерности и свойства изучаемых объектов, которые распространяются в виде различных сообщений, состоящих из линии, составного цвета, буквы, цифры, символа, знака.
• непрерывность. Информация имеет свойство сливаться с уже зафиксированной и накопленной ранее, тем самым, способствуя поступательному развитию и накоплению [1, С. 24-25].

 

 

2. Прагматические свойства

Это те свойства, которые характеризуют  степень полезности документа для  пользователя, потребителя и практики. Проявляются в процессе использования  документа и информации. К данной категории свойств относится:

• смысл и новизна. Это свойство характеризует перемещение информации в социальных коммуникациях, и выделяет ту ее часть, которая нова для потребителя.
• полезность. Уменьшение неопределенности сведений об объекте. Дезинформация расценивается как отрицательные значения полезной информации.
• ценность. Ценность информации различна для различных потребителей и пользователей.
• кумулятивность. Характеризует накопление и хранение информации.
• полнота. Характеризует качество информации и определяет достаточность данных для принятия решений или для создания новых данных на основе имеющихся. Чем полнее данные, тем шире диапазон методов, которые можно использовать, тем проще подобрать метод, вносящий минимум погрешностей в ход информационного процесса.
• достоверность. Данные возникают в момент регистрации сигналов, но не все сигналы являются «полезными» — всегда присутствует какой-то уровень посторонних сигналов, в результате чего полезные данные сопровождаются определенным уровнем «информационного шума». Если полезный сигнал зарегистрирован более четко, чем посторонние сигналы, достоверность информации может быть более высокой. При увеличении уровня шумов достоверность информации снижается. В этом случае для передачи того же количества информации требуется использовать либо больше данных, либо более сложные методы[14, С. 37].
• адекватность — это степень соответствия реальному объективному состоянию дела. Неадекватная информация может образовываться при создании новой информации на основе неполных или недостоверных данных. Однако и полные, и достоверные данные могут приводить к созданию неадекватной информации в случае применения к ним неадекватных методов.
• доступность (мера возможности получить ту или иную информацию). На степень доступности информации влияют одновременно как доступность данных, так и доступность адекватных методов для их интерпретации. Отсутствие доступа к данным или отсутствие адекватных методов обработки данных приводят к одинаковому результату: информация оказывается недоступной. Отсутствие адекватных методов для работы с данными во многих случаях приводит к применению неадекватных методов, в результате чего образуется неполная, неадекватная или недостоверная информация.
• актуальность (степень соответствия информации текущему моменту времени). Нередко с актуальностью, как и с полнотой, связывают коммерческую ценность информации. Поскольку информационные процессы растянуты во времени, то достоверная и адекватная, но устаревшая информация может приводить к ошибочным решениям. Необходимость поиска (или разработки) адекватного метода для работы с данными может приводить к такой задержке в получении информации, что она становится неактуальной и ненужной. На этом, в частности, основаны многие современные системы шифрования данных с открытым ключом. Лица, не владеющие ключом (методом) для чтения данных, могут заняться поиском ключа, поскольку алгоритм его работы доступен, но продолжительность этого поиска столь велика, что за время работы информация теряет актуальность и, соответственно, связанную с ней практическую ценность.
• объективность и субъективность. Понятие объективности информации является относительным. Это понятно, если учесть, что методы являются субъективными. Более объективной принято считать ту информацию, в которую методы вносят меньший субъективный элемент. В ходе информационного процесса степень объективности информации всегда понижается. Это свойство учитывают, например, в правовых дисциплинах, где по-разному обрабатываются показания лиц, непосредственно наблюдавших события или получивших информацию косвенным путем (посредством умозаключений или со слов третьих лиц).

Среди атрибутивных и прагматических свойств выделяют и динамические свойства.

Динамические свойства - это те свойства, которые характеризуют изменение документа во времени.

• рост информации. Движение информации в информационных коммуникациях и постоянное ее распространение, и рост определяют свойство многократного распространения или повторяемости. Хотя информация и зависима от конкретного языка и конкретного носителя, она не связана жестко ни с конкретным языком, ни с конкретным носителем. Благодаря этому информация может быть получена и использована несколькими потребителями. Это свойство многократной используемости и проявление свойства рассеивания информации по различным источникам.
• старение. Информация подвержена влиянию времени[1, С. 25 - 28].

Свойства документа – это качества, признаки которые присущи ему вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.

 

 

 

Заключение

В результате проделанной работы, можно сделать следующие выводы:

сопоставив и рассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе, следует остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Вместе с тем определение  понятия «документ» в различных  науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т. п.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации[10, С. 18].

Многофункциональность и множество трактовок данному понятию «документ» позволяет его исследователям выделять и различные его функции. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».

Одной из основных функций любого документа, является закрепление, запечатление информации. Именно она в большинстве своем предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Таким образом, можно сделать вывод, что функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру  документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

Рассмотрев все функции, целесообразно было в данной курсовой работе рассмотреть и свойства документа, а так же способность их изменяться в зависимости от области применения, можно сделать вывод, что документоведение является отдельной, очень емкой дисциплиной.

Знание и умение работать с документами  значительно упрощает и рационализирует  деятельность любого человека.

 

 

 

 

 

 

Библиографический список литературы:

1. Белоус, Е. С. Понятийно – терминологический состав предметной области «Управление документацией» / Е. С. Белоус // Вестник Челябинского государственного университета. Филология. Искусствоведение. Вып. 48. – № 32 (213). – Челябинск : Изд-во ЧелГУ, 2010. – С. 24 – 28.
2. Булатова, А. Т. Документоведение : учеб. пособие / А. Т. Булатова. – Москва : Инфра – М, 2005. – С. 15.
3. Гваева, И. И. Делопроизводство : курс лекций / И. В. Гваева, А. А. Тепляков – Минск, 2005. – 222 с.
4. Занкович, Е. П. Делопроизводство : конспект лекций / Е. П. Занкович. – Минск, 2005. – 150 с.
5. Зиновьева, Н. Б. Документоведение / Н. Б. Зиновьева. – Москва : ИПО Профиздат, 2001. – 208 с.
6. Крылова, Л. А. Документоведение : вчера, сегодня, завтра / Л. А. Крылова // Служба кадров. – 2003. – №5. – С. 13.
7. Кузнецова, Т. В. Свойства документа // Делопроизводство / Т. В. Кузнецова. – 2004. – № 5. – С. 15 – 17.
8. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение : учебник / Н. Н. Кушнаренко. – Киев : Знания, 2008. – 456 с.
9. Ларин, М. В. Развитие понятия «документ»  / М. В. Ларин // Делопроизводство. – Москва : Норма, 2006. – 340 с.
10. Ларин, М. В. Управление документацией в организациях : проблемы истории и методологии / М. В. Ларин // Делопроизводитель.  – 2003. – №2. – С. 18.
11. Ларьков, Н. С. Документоведение : учебное пособие / Н. С. Ларьков. – Москва : Гардарики, 2004. – С. 78.
12. Ларьков, Н. С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков – Томск : ТГУ, 2006. – 427 с.
13. Охотников, А. В. Документоведение  и делопроизводство: Основы  документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства : учебное пособие для вузов / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – Москва : ИКЦ МарТ, 2004. – С. 11.
14. Панфилова, Т. А. Документоведение и делопроизводство: учебно-методический комплекс / Т. А. Панфилова, Т. Н. Кондратьева. – Тюмень : Издательство ТюмГУ, 2005. – С. 37.
15. Плешкевич, Е. А. Социальный институт документирования информации : истоки зарождения / Е. А. Плешкевич // Делопроизводство. – 2004 . – №1. – С. 11.
16. Райзберг, Б. А. Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. – Москва : ИНФРА – М, 2007. – 495 с. — (Б-ка словарей "ИНФРА-М").
17. Сокова, А. Н. Делопроизводство / А. Н. Сокова // Современные функции документов. – 2004. – №2. – С.4 – 7.
18. Янковая, В. Ф. Изменение функций на современном этапе развития / В. Ф. Янковая // Делопроизводство. – 2008. – № 1. – С. 41 – 44.