Сущность и основные направления автоматизации системы документооборота на предприятиях

Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-браузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.

Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого «слабого» клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-браузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.

Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры:

1. Встраивание в центральный  узел программно-аппаратный комплекс, выполняющий функции брандмауэра.

2. Фильтрация пакетов и аутентификация  пользователей

3. Обеспечение внутренней связи  между узлами посредством корпоративной  интрасети, имеющей локальные IP-адреса, не зарегистрированные в Internet и, следовательно, недоступные из внешнего  мира.

4. Ограждение выхода во внешнюю  сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.

5. Применение разных протоколов  на локальных серверах, содержащих  особо важные базы данных, и  на Web-серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии.

6. Внедрение механизмов управления  доступом в саму систему управления  документооборотом (список управления  доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т. д.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Компьютерные технологии  в делопроизводстве.

2.1. Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство.

 

Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение ПК не меняет принципы и задачи делопроизводства, но снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с документами. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью. На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места.

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

• тестовые, диагностические и антивирусные программы;
• операционные системы;
• командно-файловые оболочки (процессоры). Это программные средства общего назначения, следует только отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить: широко используемые типовые:

• системы подготовки текстовых документов; личные информационные системы; системы управления базами данных; программы по распознаванию текстов; программы выхода во внешнюю среду;
• системы обработки финансово-экономической информации; менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:
• системы подготовки презентаций;
• системы управления проектами;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления.

Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

• ввода, подготовки и редактирования документов;
• ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
• обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;
• осуществления контроля исполнения документов;
• хранения и поиска документов (создания баз данных);
• приема и пересылки документов;
• систематизации документов, формирования папок (дел);
• подготовки к архивному хранению и их архивирования

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

• повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников;
• уменьшения потерь документов;
• более полного и точного обоснования принимаемых решений;
• централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;
• систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие перечисленные выше функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

 Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

• создание; 
• визирование, согласование;
• подписание, утверждение;
• регистрацию;
• рассмотрение;
• исполнение;
• списание в дело;
• хранение,
• уничтожение. 

Когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. Системы ведения электронного делопроизводства:

• СУД - Системы управления документами (DMS);
• САДП - Системы автоматизации деловых процессов (WMS);
• СОГР - Системы организации групповой работы (GroupWare);
• электронные архивы;
• АСКИД - Автоматизированные системы контроля исполнения документов.

По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют:

• делопроизводство в целом;
• только документооборот;
• только архивные и поисковые функции;
• контроль и учет документов.

Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие: 

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; 
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; 
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; 
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности); 
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; 
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; 
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них. 

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. 
• Фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. 
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. 
• Необходимость обеспечения юридической силы документов.
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

 

2.2. Характеристика основных систем электронного документооборота.

 

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный ниже обзор поможет выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут подойти конкретному предприятию, учреждению или организации.

Основные системы документооборота, представленные в России: «БОСС-Референт» 

 Данная система  разработана компанией АйТи. Она  ориентирована в первую очередь  на организации, руководство которых  стремится к оптимизации деятельности  своих сотрудников и повышению  эффективности работы, в том числе  и экономической эффективности. «БОСС-Референт» относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений. Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.