Становлення та розвиток керування документаційними процесами за кордоном

Впливова міжнародна організація  фахівців з інформаційного менеджменту  ARMA об’єднує понад 10 тис. спеціалістів у США, Канаді та ще 30 країнах світу. Членами цієї організації є менеджери з документації та інформації , архівісти, корпоративні бібліотекарі, правознавці, консультанти й викладачі. Її місія – надавати можливості для навчання, дослідження та формування зацікавленого мережевого співтовариства використання набутих навичок і досвіду для підвищенн цінності службових документів та інформації як корпоративного ресурсу установи.. на національному і міжнародному рівнях основною діяльністю ARMA є розроблення стандартів.

У Канаді та США організація  керування документаційними процесами  в установі відбувається на засадах  загального та інформаційного менеджменту  із застосуванням формальних управлінських  моделей.

Обов’язковість для державних  установ Канади та США розроблення  і ухвалення політики і програми керування документаційними процесами  встановлено нормативними документами  відповідних уповноважених установ, що контролюють роботу зі службовими документами.усі нормативні документи визначають обов’язки щодо створення та роботи зі службовими документами для всього персоналу установи. Деталізуючи їх для різних категорій.

Федеральне законодавство  США зобов’язує кожну установу періодично оцінювати свої програми з керування  документаційними процесами стосовно створення документів, дотримання вимог  щодо організації діловодства. Забезпечення збереженості документів та користування ними, передавання документів до архіву або вилучення їх для знищення. Закон дає архівісту повноважень  здійснювати перевірки службових  документів та програм і практики керування документаційними процесами в урядових установах, а також вимагати від службовців усебічної допомоги під час цих перевірок.

Досвід США та Канади підтверджує, що прогрес у сфері управління інформаційними ресурсами можливий лише за умов підтримки з боку уряду та фахових організацій, розроблення та впровадження ефективної політики керування документної інформацією, підкріплення її належною законодавчою базою.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ  IV. Досвід впровадження стандарту ISO 15489 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами в Україні» в окремих країнах.

 

Ряд країн вже  розробили на основі зазначеного  міжнародного стандарту національні  аналоги або використали його під час розроблення інших нормативних документів, що регулюють управління документацією.

Так, уповноважений  орган з питань стандартизації Великої  Британії - British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин - власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації. В національному варіанті друга частина супроводжується додатками (зразки положень, правил управління документацією в організації), які не увійшли до міжнародного стандарту, щоб не збільшувати його обсяг. Також British Standard Institution видає серію посібників з різних питань, пов'язаних із впровадженням стандарту.

Австралія (її національний стандарт був основою для розроблення міжнародного стандарту), у березні 2002 р. скасувала старий і видала новий національний стандарт - AS ISO 15489, в основному ідентичний міжнародному. Він також складається з двох частин - Загальних принципів та Методичних рекомендацій. Щоб не виникало плутанини під час застосування термінології, у передмові до AS ISO 15489 до деяких міжнародних термінів подано австралійські аналоги. Уповноважений орган з питань стандартизації Австралії - Стандарти Австралії - створив технічний комітет відповідності стандарту AS ISO 15489 для розроблення документів, що доповнюють стандарт. Зокрема, планується розробити стандарт, який описує практичні заходи щодо здійснення моніторингу та аудиту організаційної та системної відповідності організацій AS ISO 15489 18.

Міжнародний стандарт ISO 15489:2001 став концептуальною основою для Правил Кабінету Міністрів Латвії "Управління документацією". Розроблені правила мають такий же гнучкий характер, як і Стандарт, що дозволяє установам самим обирати систему документування, визначаючи загальні принципи її створення, умови сумісності систем документації, що забезпечує швидкий та зручний обмін інформацією між установами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи керування  підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією.

Термінологічний комітет  Міжнародної ради архівів дає  таке визначення керуванню документації - галузь загального адміністративного  керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу.

У зарубіжній традиції керування  документаційними процесами охоплює  весь життєвий цикл документа з моменту  його створення, функціонування, тобто  перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання  в архів.

Історично термін "керування документаційними процесами" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документацією розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.

Ряд країн вже  розробили на основі зазначеного  міжнародного стандарту національні  аналоги або використали його під час розроблення інших нормативних документів, що регулюють управління документацією.

Так, уповноважений орган  з питань стандартизації Великої  Британії - British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин - власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації.

Першим, хто розробив національний стандарт із керування документацією  за нових умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник "Керування електронними документами", а 1997 р. - "Керування  повідомленнями електронної пошти  як документами".

Останнім часом  спостерігається стрімке поширення  керування документаційними процесами  як навчальної дисципліни в системі  університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями на вищому загальному, теоретичному рівні, вільне вибудовування  освітніх модифікацій на середньому спеціалізованому рівні та в рамках післядипломного професійного підвищення кваліфікації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список використаної літератури:

1. Уніфікована система  організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163-2003. – Введ. 7.04.2003 р.-К., 2003.-30с.

2. Антоненко, І. Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” [Текст] /І.Є. Антоненко// Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83.

3. Антоненко, І. Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією [Текст] /І.Є. Антоненко// Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537 – 547.

4. Антоненко, І. Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем [Текст] /І.Є. Антоненко// Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148.

5. Антоненко, І. Є. ХІІІ Міжнародний конгрес архівів [Текст] /І.Є. Антоненко// Архіви України. – 1996. – № 4 – 6. – С. 104 – 110.

6. Антоненко, І. Є. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” [Текст] /І.Є. Антоненко// Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 172 – 177.

7. Антоненко, І. Є. Стандартизація процесів управління документацією: досвід Австралії [Текст] /І.Є. Антоненко// Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Зб. матеріалів міжнар. наук.-практ. конф., Київ 25-26 трав. 2004 р. – К., 2004. – С. 60 – 62.

8. Банасюкевич, В.Д. Управление документацией (из зарубежного опыта) [Текст] /  В.Д. Банасюкевич., А.Н. Сокова // Отечеств. архивы. – 1992. – № 2. – С. 100-106.

9. Документознавство та  інформаційна діяльність: наука,  освіта, практика: Матеріали наук. конф. 18 грудня 2002р. [Текст] / М.С.Слободяник (голов.ред.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – 100 с.

10. Комова, М.В. Документознавча  термінологія[Текст]/М.В. Комова – Л.: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003. – 167 с.

11. Кулешов, С. Г. Документознавство:  Історія. Теоретичні основи [Текст] / С.Г.Кулешов // УДНДІАСД Держ. акад. керів. кадрів культури і мистецтв. - К., 2000. - 162 с.

12. Кулешов, С. Г. Управління  документацією: підготовка фахівців у вищих школах за рубежем [Текст] / С. Г. Кулешов, І. П. Прокопенко // Архіви України. - 2003. - № 1-3.

13. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: [Текст] / Н.Н. Кушнаренко//Учебник. – 7-е изд., перераб. и доп. – К.: Т-во Знання , КОО, 2007. – 460 с.

14. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение: [Текст] /Н.Н. Кушнаренко //Учеб. для вузов. - 5-е изд., стереотип. - К.: Знання, 2006. - 459 с.

15. Науково-технічна термінологія: Навч.-метод. комплекс навч. дисципліни «Науково-технічна термінологія» для студ. спец. 6.020100 - Документознавство та інформаційна діяльність [Текст] / А.В.Ліпінська// (уклад.). – К.: ВМУРоЛ «Україна», 2003.

16. Нижник, Н.Р. Машков О.  Системний підхід в організації державного управління: [Текст] / Навч. посібник // За заг. ред. Н.Р.Нижник, О.Машков - К.: Вид-во УАДУ, 2004 - С. 69-70.

17. Палеха, Ю.И. Загальне  документознавство. [Текст] / Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш //Навч. посібник: К.:Ліра-К-2007. –395с.