Стандарты на электронные документы и электронный документооборот в зарубежной практике

 

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Московский государственный  университет культуры и искусств»

Институт информационных коммуникаций и библиотек

Кафедра документных ресурсов документационного обеспечения  управления

 

 

 

 

 

Стандарты на электронные  документы и электронный документооборот  в зарубежной практике.

Реферат студентки 01230о группы

Д.А.Мостовой

 

 

 

                                                                                                         

 

                                                                                                           Проверил:

Преподаватель

                                                                            ____________В.А.Науменко                           

 

 

 

 

Москва 

2012

 

Оглавление

 Введение………………………………………………………………………....3

 Глава 1. Электронный документ в зарубежном законодательстве………….4

 Глава2.Зарубежные стандарты  на электронный документ………………..11

 Заключение………………………………………………………………………15

 Список использованной  литературы………………………………………....16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

       Все больше предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.

Актуальность моей работы заключается  в том, что  для совершенствования системы  электронного  документооборота в  деятельности организаций и значительного  увеличения конкурентоспособности  при выборе наиболее рациональной и  эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере .

Целью данной работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и  научно-практические задачи:

1. исследование особенностей законодательного регулирования документооборота на международно-правовом уровне.
2. анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;
3. проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

    Структура работы состоит из введения, двух глав, списка использованной литературы и заключения. В первой главе использованы работы: Л..П.Афанасьева, «Автоматизированные архивные технологии» ,при написании второй главы были рассмотрены статьи В.И.Тихонова «Будут ли в «электронной» России электронные архивы?» и статьи Н.А.Храмцовской, журнал Делопроизводство.-2010.-№11.С.23-27.

 

 

Глава 1. Электронный  документ в зарубежном законодательстве

 

  Последнее десятилетие XX в. прошло под знаком бурного развития компьютерной техники и информационных технологий. В технологически развитых государствах реализуют программы по адаптации граждан к новой информационной среде. Многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. Особое внимание уделяется развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью формируется соответствующая законодательная база. Во многих странах ведется работа по принятию законов об электронной торговле и электронных документах, некоторые их уже приняли. Так, например, в Германии - "Informations - und Kommunikationsdienste-Gesetz" от 13 июня 1997 года; в Австралии - "An Act to facilitate electronic transactions, and for other purposes". Australia, 1999; В республике Беларусь - "Об электронном документе", 357-З от 10 января 2000 года; В США - "Electronic Signatures in Global and National Commerce Act", вступил в силу с 1 октября 2000 года; в Великобритании - "Electronic Communications Act 2000".[6]

   С 18 по 20 декабря 1996 г. в Брюсселе (Бельгия) состоялся Форум по электронным документам, проведенный Европейской комиссией (ЕК) Европейского Союза (ЕС). Одним из главных его организаторов был Исторический архив ЕК (директор Х. Хофманн)[3].Обсуждались возможности более тесного сотрудничества по вопросам управления документами в электронном виде. По итогам обсуждения участники форума приняли рекомендации для Европейской комиссии. Обращалось внимание на необходимость решения в рамках ЕК ряда актуальных вопросов: о согласованной межгосударственной политике по отношению к электронным документам, усилении стандартизации в области электронных документов, улучшении подготовки кадров (создание специальной программы), исследованиях юридических проблем использования на практике электронных документов, содействии открытию прямого доступа граждан к информации через архивные службы.

Особым направлением деятельности национальных архивных органов является управление электронными документами, которое еще обозначают как управление документами. Зарубежные архивисты  принимают участие в управлении электронными документами уже на стадии их создания в делопроизводстве. Архивные службы издают стандарты, руководства  и методики по управлению документами. Они распространяются на документы  любого формата в процессе их полного  жизненного цикла - от создания до уничтожения  или передачи на государственное  хранение.

  Деятельность архивных органов по методическому регулированию вопросов управления электронными документами складывается из установления четкой системы управления электронными документами; обеспечения сохранности электронных документов, отобранных на постоянное хранение; обеспечения доступности электронных документов для широких кругов пользователей.

К одному из основных компонентов  управления электронной документацией, за рубежом относится Имиджинг. Термин "имиджинг" является синонимом термину "оцифрование" ("цифровой электронный имиджинг"). В зарубежных источниках термин "имиджинг" определяется как распознаваемая и легитимная форма копирования документов. Слово было введено для объединения одним понятием всех составляющих работы с изображением. В настоящее время существует три типа имиджинга документов в государственной и негосударственной сфере управления: микрография, оцифрование и смешанный тип, который позволяет оцифровать микрофильмированные документы.

Обязательной частью управления электронными документами, в зарубежном архивоведении, является управление метаданными. Метаданные - это данные, которые  описывают контекст (под контекстом имеется в виду ситуация, которая послужила причиной для произошедших событий, создания и хранения, фиксирующих эти события документов), контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.

Стандарты делопроизводственных метаданных - особый тип стандартов метаданных, они должны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации. Стандартизация делопроизводственных метаданных в течение нескольких лет проводилась на национальном уровне, а в последние годы перешла  на международный уровень.

  В зарубежном архивоведении электронными документами управляют в рамках общей стратегии управления электронными документами. В последнее десятилетие данная стратегия получила значительное развитие. Архивные органы выпускают периодические информационные издания по вопросам управления электронными документами, словари, библиографические указатели. В ряде стран национальные архивные органы объединили усилия различных экспертных коллективов в единое партнерство специалистов по архивным и техническим вопросам, и это позволяет получить весомые результаты необходимые для развития теории и практики работы с документацией. Появились важные и полезные теоретические модели. В практику деятельности различных организаций внедряются правила, методы и технологии работы с электронными документами.

Управление Электронными документами в США

США наряду с Австралией и Великобританией является мировым  лидером в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами.

Основными законодательными актами в области управления электронными документами в США являются:

Закон о федеральных документах (1950);

Закон о национальной архивно-документационной службе (1984);

Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных  торговых отношениях от 24.01.2000 года.

Согласно законам о  федеральных документах и национально  архивно-документационной службе, Национальный архив США или NARA осуществляет надзор за управлением федеральными правительственными документами и обеспечивает сохранность  документов, имеющих научную, историческую и практическую ценность.

Национальный архив США  идет по пути централизации, усиления контроля архивистов над электронными записями. Одним из направлений его  деятельности является управление документами (records management), в том числе электронными (electronic records management).[2]

Национальный архив рекомендует  федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами  сертифицированные на соответствие стандарту DoD 5015.2 программы. В соответствии с договором 1997 года между Национальным архивом США и Министерством обороны США, разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования на соответствие основным функциональным требованиям стандарта DoD 5015.2 - STD. Программным продуктам успешно прошедшим тестирование, присваивается сертификат сроком на два года.

Одним из наиболее приоритетных направлений деятельности NARA является управление электронными документами  электронного правительства и участие  в формировании нормативных основ  в этой области. Концепция электронного правительства представляет собой  внедрение информационно-коммуникационных технологий в процесс взаимодействия органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом. Национальный архив является ответственным  разработчиком инициативы "Управление электронными документами электронного правительства" - одной из 24 инициатив  в рамках создания электронного правительства  в США. Этот проект обеспечит руководство управлением электронными документами во всех правительственных учреждениях.

   Новый всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери.

11 сентября 2001 года США  начали разработку, а в 2003 году  приняли Национальную стратегию  обеспечения безопасности киберпространства,  в которой в качестве стратегических  целей указаны: предупреждение  кибернападений на критические инфраструктуры США; уменьшение национальных уязвимостей к кибернападениям; минимизация ущерба и времени восстановления после кибернападений, если таковые произошли. Для решения этих задач выявляются угрозы и уязвимости, определяется роль государства в обеспечении безопасности киберпространства, включая функции нового Министерства национальной (внутренней) безопасности (DHS), устанавливаются пять важнейших приоритетов для безопасности киберпространства. При этом Федеральное правительство четко осознает, что не может в одиночку решить все задачи и призывает к партнерству частный сектор и всех граждан страны.

 Управление электронными  документами в Великобритании.

Основными законодательными актами, действующими в Соединенном  Королевстве в области электронных  документов, являются:

1. Закон о защите данных. В соответствии с редакцией  1984 года закон регулирует использование  только автоматически обработанной  информации.16 июля 1998 года он получил  королевскую санкцию, с этого  времени сфера действия закона  распространилась и на бумажные  документы. Государственный архив  выпустил руководство, устанавливающее  порядок применения закона о  защите данных в деятельности  управляющих документацией правительственных  учреждений и архивов. Это руководство  объясняет новые термины, которые  содержатся в законе, суммирует  права в области данных и принципы защиты данных, а также объясняет условия их обработки в исторических и научных целях.

2. Закон о свободе информации. Данный закон получил королевскую  санкцию 30 ноября 2000 года и вступил  в силу с января 2005 года. Он  закрепляет право на доступ  к публичным документам и информации  о деятельности государственных  органов. Одна из целей этого  закона - обязать государственные  власти размещать в Интернете  сообщения о планах, сроках и  месте публикации по тем вопросам, которые станут доступными общественности  в определенное время.

  Текущей работой Национального архива руководит хранитель архива, а ответственность за архивы страны возложена на лорда-канцлера. По закону о свободе информации он издает два Свода практических указаний по управлению документами. Национальный архив Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии принимает активное участие в области управления электронными документами. Он включает: Комиссию по историческим документам и Государственный (публичный архив).