Стандартизація та уніфікація документів

РОЗДІЛ 1

 

Уніфікація і стандартизація упралінських документів

 

1.1 Напрями уніфікації упрвлінських  документів

 

Необхідність уніфікації документі  виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості  паперовіх документів ,що створювались і функціонвали в системі управління.

 

Счасний менеджмент являє собою  безперервний процес соціально-економічних  та організаційно –технічних перетворень ,які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних  методів і засобів.Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

 

Сферою сучасного менеджменту  є вся сукупність факторів,що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи.Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів ,що функціонують в управлінському середовищі .Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів .Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм,які хасвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення .Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі .За цим принципом виділяються такі системи документації:

 

*галузеві

 

*функціональні

 

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо..Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності ,і виникнення нових її напрямів супроводжується появою спецефічних видів документів,на основі яких формується нова система документації.

 

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління :планування ,організація,контроль,облік,аналіз...Особливість функціональних систем полягає в тому,що вони можуть поширюватися на всі установи ,організації і підприємства,незважаючи на їх галузеву належність.

 

Документаційні потоки у сфері  управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного ,взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись.Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень .Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами .

 

Таким чином ,метою уніфікації управлінських  документів є:

 

-зменшення кількості документів ,використовуваних в управлінській  діяльності;

 

-типізація їх форм ;зниження  трудомісткості їх обробки ;основи спільності або суміжності функційуправління;

 

-використання технічних засобів  для підготовки ,обробки і використання  документів.

 

Уніфікація як метод удосконалення  документування для забезпечення управлінських  процесів у найбільш загальному виглядіпередбачає докальну і комплексну уніфікацію документів.

 

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку ,апробацію  і використання окремих уніфікованих форм конкрентних документів у межах  однієї установи або її

 

структурного підрозділу.Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник

 

3

 

уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані  форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму  діяльності установи (наприклад,уніфікована  форма архівної довідки про стаж роботи ;уніфіковані форми документів про прийняття на роботу : заява,характеристика,особовій листок обліку кадрів...)

 

Для комплексної уніфікації відносяться:

 

-державна уніфікація ,при якій  уніфіковані форми документів  набувають статусу загальнодержавних ,доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98).Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту ,що функціонує в маштабі країни ;

 

-галузева уніфікація ,що передбачає  закріплення специфічних особливостей документування в коткретній галузі.Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами ,підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

 

-міжнародна уніфікація .Міжнародні  стандарти є закріпленням міжнародного  досвіду у сфері уніфікації  документів на основі його  узагальнення .Кінцевим продуктом  такої уніфікації є міжнародний  стандарт(наприклад,ISO15489-2201” Інформація  та документація.Управління документацією“).

 

Для розв’язання більшості управлінських  завдань недостатньо використання окремих форм документів:при цьому  необхідно спиратись на системи  управлінських документів,що перебувають  у взаємному зв’язку .Незважаючи на відмінності між ними,обумовлені галузевою специфікою ,результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику,що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи,галузі чи економіки країни в цілому.За таким принципом здійснюється робота ,спрямована на формування уніфікованих сиситем документації ,тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів,призначених для документування конкретних функцій управління .На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації.Зокрема,такі з них,як “Уніфікована система документації з праці,соціальних питань і соціального захисту населення “чи”Уніфікована система документації Пенсійного фонду “,відносяться до галузевих систем документації.

 

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є  організаційно-розпорядча документація (ОРД),що використовується всіма установамиЮорганізаціями,підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління,оскільки в ній  відображається організаційна діяльність ,спрямована на реалізацію основних функцій управління.З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду,установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітниї органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документиування управлінської діяльності широкого кола установ ,підприємств і організацій.

 

Отже,галузеві і функціональні  системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від  одної :для них характерні взаємна  обумовленість і взаємодоповнюваність.

 

Кожний документ своїм видом (формою)і  змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлінськими документами.

 

Управлінську документацію можна  класифікувати за різними ознаками .система документації певної галузі чи окремої функції управління,в  свою чергу,поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту,визначення документної форми відповідно до рівня управління,за формою її представлення...

 

Таким чином ,документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність ,яка відзначається великою кількістю параметрів і показників .що обумовлює роль уніфікації

 

4

 

як одного з дієвих напрямів удосконалення  документаційного забезпечення мененджменту

 

.Відчутний економічний ефект  забезпечується своєчасною уніфікацією,що  пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків,складання текстів документів.їх відповідне оформлення і засвідчення.при здійснення уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

 

-формальний,що грунтується на  встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами;

 

Змістовий,що полягає в наданні  необхідного обсягу інформації .сприйняття якого обумовлене певним простороао-часовим  контекстом.

 

1.2.Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою

 

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації ,що передбачає визначення:

 

-переліку документів систем;

 

-типу носіїв із приведенням  їх до однаковості на основі  усталеної типізації за формою  представлення уніфікованих форм  документів;

 

-типу носіїв із приведенням  їх до однаковості на основі  усталеної типізації за формою  представлення уніфікованих форм  документів ;

 

-встановлення формально-логічних  правил подання і розміщення  інформації на носіях.

 

Формально уніфікація повинна відповідати  фізичному рівню представлення  документної інформації (формат документа ,візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги,пристроях).Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах,що передбачає їх використання у глобальних комп’ютерних мережах.

 

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи ,що прищначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки.Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій,і такі документи отримали назву машинно орієнтованих.Пізніше,кои стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії .такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами.Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів,що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах-від традиційних комп’ютерних технологій.

 

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного ,більш поглибленого і вимоглигово,з точки зору приктики сучасного менеджменту ,формального  підходу до уніфікації управлінських документів.Зокрема,були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації,встановлені основні формати документів на паперових носіях –А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

 

Однак формальна уніфікація управлінських  документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків.Ефективність менеджменту забежпечується його гнучкістю,що вимагає негайного реагування всіх складових управління ,включаючи адаптацію носіїв до нових іноваційних технологій .Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами:у вигляді традиційного тексту ,знаків або інших символів.

 

Виходячи з цього ,з точки  зору формальної уніфікації структура  управлінських документів може бути зведена до чотирьох основних типів:лінійної,матричної,деревовидної і текстової.

 

Лінійною структурою називають  таку ,що може бути подана у вигляді  послідовного переліку обов’язкових елементів-реквізитів.

 

Кожний реквізит документа має  свій порядковий номер.Наприклад.реквізити організаційно-розпорядчої системи документації представлені таким чином:

 

01-Державний Герб України ,Герб  Автономної Республіки Крим;

 

02-Емблема організації або товарний  знак

 

03-зображення нагород

 

5

 

04-код організації

 

05-код форми документа

 

06-.... .

 

Під матричною структурою слід розуміти таке розміщення інформації в документі,при  якому кожний інформаційний елемент  визначено найменуванням рядка  і найменуванням стовпця.

 

Така структура більш відома як таблична.В таблицях рядок називають підметом,а стовпець-присудком.Підмет означає об’єкт ,що характеризує в таблиці,присудок-його ознаки.У графах таблиці вказують значення ознак,що є функціями двох аргументів:підмета і присудка.Часто матриця(таблиця)використовується для зведення техніко-економічних показників ,розрахунків...

 

В лінійній структурі реквізити  співвідносяться з документом в  цілому,і зв’язок між реквізитами  відсутній.У матричній структурі  кожна графа належить певним рядкам і стовпцям,а поєднання цих  структур веде до збільшення кількості реквізитів ,які,в свою чергу,поділяються на більш конкретизовані,і ...Між реквізитами встановлюється складні зв’язки ,що можуть бути поданні у вигляді деревовидної структури.

 

У графічному зображені деревовидної структури документа перший рівень включає реквізити,що належать безпосередньо документа,другий рівень-реквізити,пов’ занні з розкриттям інших реквізитів.Кількість рівнів може збільшуватись,а реквізити-ще більше диференціоватись.

 

До перелічених типів структур можуть бути зведені форми документів,що обробляються за допомогою електронно-обчислювальної техніки.Вони ,як правило,подаються у вигляді таблиці або анкет.Анкета і таблиця внаслідок певної формалізації позбавляють текст звичайних граматичних зв’язків .Зміст тексту в таких формах,предається за допомогою спрощених конструкцій,цифр або інших позначень.

 

Анкета-це форма представлення  уніфікованого тексту,що містить  характеристику одного об’єкта за конкретними ознаками.До постійної  інформації в анкеті належить найменування ознак,до змінної-їх конкретні характеристики.Перелік ознак і порожні рядки для заповнення розташовується горизонтально.В анкетах при поданні постійної інформації,вираженої словосполученнями,головне слово ставиться в називному відмінку.

 

Таблиця являє собою форму представлення уніфікованого тексту,що містить інформацію щодо різноманітних показників за одним і тим самим переліком ознак.Зоголовок і підзаголовки стовпчиків у таблиці являють собою узагальнені найменування ознак,а заголовки і підзаголовки рядків –найменування об’єктів.