Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Особо ценятся документы таких  периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 годов, Отечественная война 1812 года, движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х годов и конца 1870-х-начала 1880-х годов, революция 1905-1907 годов, Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата - 1922 год. Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 года включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Росархива.

Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2. К группе критериев содержания документов относятся:

· значимость информации документа;

· повторяемость документной информации;

· целевое назначение документов;

· вид и разновидность документа.

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

· документы, отражающие основные направления  деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Говоря о значении информации, в  первую очередь следует иметь  в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это  может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной  информации путем сопоставления  документов как источников первичной и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости  информации, каждому из которых присущи  свои формы:

· формальный (когда происходит простое  воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

· аналитико-синтетический (когда  происходит преобразование документной  информации первичных источников во вторичных источниках информации) с  такими формами, как обобщение, реферирование  и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные  документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

· подлинность;

· внешний вид документа (форма  передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х годов, поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены.

Хотя иногда приходится учитывать  и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного  происхождения. При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время не разработаны  критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения  на государственное хранение, поэтому  пользуются системой общих критериев.

С учетом специфики документов личного  происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения  подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов личного  происхождения; 

2) критерии ценности документов  личного происхождения. 

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

· значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

· история фонда и его состав;

· взаимосвязь фонда с другими  комплексами документов (так, документы  малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

· значение творческой и общественной деятельности автора документа;

· время и место создания документа;

· значимость содержания документа, его  информационная, художественная и научная  ценность;

· внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие  помет и др.).

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными  сроками хранения входит составной  частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х годов перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 году.

В 1990-е годы с появлением организаций  разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых  видов перечней документов, учитывающих  происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (1996 год). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые управленческие документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 году был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Как видим, рассмотренные перечни  представляют два типа перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о  новом, третьем виде перечней, где  даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние  не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время  типовых перечней наиболее современным  является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 году.

В чем же взаимосвязь двух этих перечней?

Во-первых, с момента выхода в  свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 года.

Во-вторых, новый Перечень типовых  документов распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения документов, созданных в 1980-1990-е годы (до 1995 года) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 года.

В-третьих, остается действующей вторая часть Типового перечня документов 1989 года, которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.

Само название нового Перечня типовых  документов указывает на то, что  он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и  даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа  и в первую очередь - при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Если вы работаете в учреждении-источнике  комплектования (или потенциальном  источнике комплектования для негосударственных  организаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном  или муниципальном учреждении, которое  не является источником комплектования, то вместо графы с указанием  срока хранения «Постоянно» используйте графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным  учреждениям рекомендовано хранить  документы «не менее 10 лет… срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы  документов, которые необходимо хранить  во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях  всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения в графе «Постоянно».