Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

В-третьих, остается действующей вторая часть Типового перечня документов 1989 года, которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.

Само название нового Перечня типовых  документов указывает на то, что  он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и  даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа  и в первую очередь - при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Если вы работаете в учреждении-источнике  комплектования (или потенциальном  источнике комплектования для негосударственных организаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном  или муниципальном учреждении, которое  не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным  учреждениям рекомендовано хранить документы «не менее 10 лет… срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого  срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения в графе «Постоянно».

Необходимо обратить внимание и  на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в  организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила  договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.

В 2000 году вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

Данный перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Росархива.

Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Иногда «примечания» располагаются  под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 года, начинается с 01 января 1996 года.

Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 года исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е. «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делопроизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53).

Отметка «ЭПК» на конкретных видах  документов с временными сроками  хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении  указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

· общие положения;

· структура и порядок применения перечня;

· организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

Способы группировки  учреждений в схеме перечня. В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.

Одни и те же виды документов создаются  в разных учреждениях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться  и размножаться». Не только одинаковые виды документов могут откладываться  в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления в государственный архив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям  ведомственной системы позволяет  установить и круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Многозвенность перечней в 1980-1990-х  годов напрямую связана со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям  системы помогает выявить, какие  документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Глава третья. Учет и обеспечение  сохранности документов Архивного  фонда Российской Федерации

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

· подсчет количества документов в  архиве;

· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных  документах архива;

· заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

· составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в  Росархив.

Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета - регламентация взаимодействия Росархива с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части Архивного фонда РФ, и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ;

унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

полноты и достоверности  государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного  фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); единица хранения; отдельный обособленный документ.

3.1 Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы:

· государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

· государственных музеев и библиотек;

· научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств;

· структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных  архивов);

· негосударственных архивов юридических  и физических лиц, отнесенных к составу  Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета  документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ складывались в 1990-е годы непросто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы государственной и негосударственной частей Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов (негосударственной части Архивного фонда РФ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется на основе соглашения с Росархивом после отнесения документов к составу Архивного фонда РФ.