Современные технические средства управления в делопроизводстве

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

4 Разновидности носителей документов

 

На сегодняшний день накоплены  огромные запасы информации, сосредоточенной  в базах данных, на дискетах и других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных и других организациях.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Носитель информации это любой материальный объект или среда, содержащий информацию и могущий достаточно длительное время сохранять её в своей структуре.

По основному назначению носители делят на общего назначения (бумага) и специализированные (для цифровой записи).

По количеству циклов записи – для однократной и многократной записи.

По долговечности – кратковременного и долговременного хранения.

Наиболее массовым типом являются носители на бумажной основе. Так как бумага относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию и позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей  на полимерной основе (полупроводник) разнообразие документов, способных  нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски.

Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая  грампластинка, оптический диск — как  жесткий, так и мягкий.

Передача документированной информации во времени и пространстве связана  с физическими характеристиками её материального носителя. Документы отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому проблема долговечности материальных носителей информации весьма актуальна. В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила, но это дороже. Поэтому приходится искать оптимальное соотношение между долговечностью и стоимостью носителей.

Запоминающее устройство (ЗУ) —  носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:

– постоянные ЗУ (ПЗУ), содержание которых не может быть изменено конечным пользователем (CD-ROM);

– однократно записываемые ЗУ (ППЗУ) (CD-R);

– многократно перезаписываемые ЗУ (ПППЗУ) (CD-RW);

– оперативные ЗУ (ОЗУ) обеспечивает режим записи, хранения и считывания информации в процессе её обработки. Энергозависимый носитель.

По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.

Цифровые ЗУ — устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.

Необходимо учитывать формат электронного документа – это формат файла, в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров: DOC, PDF, RTF и предназначены для просмотра документов, их редактирования в различных программных продуктах.

5 Современные технические средства, используемые в делопроизводстве

 

Средства, используемые для  создания и обработки документов можно разделить на две группы. Это основные и вспомогательные средства.

Вспомогательные средства –  это оборудование, обеспечивающее работоспособность  основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это  орудия труда по автоматизированной обработке информации. Для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К ним относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации.

 Получение первичной  информации и регистрация является  одним из трудоемких процессов. Поэтому широко применяются устройства для механизированного и автоматизированного измерения, сбора и регистрации данных. К ним относят: электронные весы, разнообразные датчики, расходомеры, банкоматы и многое другое. Сюда относят различные регистраторы производства, предназначенные для оформления и фиксации сведений о хозяйственных операциях на машинных носителях.

Средства приема и передачи информации. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами, аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы.

Средства обработки  информации играют важнейшую роль в комплексе технических средств обработки информации. К средствам обработки можно отнести компьютеры, которые в свою очередь разделим на четыре класса: микро, малые (мини); большие и суперЭВМ.

Малые ЭВМ – работают в  режиме разделения времени и в  многозадачном режиме. Их положительной  стороной является надежность и простота в эксплуатации.

Большие ЭВМ – характеризуются  большим объемом памяти, высокой  отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.

Супер-ЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.

Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ.

Средства отображения  информации используют для вывода результатов вычисления, справочных данных и программ на машинные носители, печать, экран и так далее. К устройствам вывода можно отнести мониторы, принтеры и плоттеры.

Монитор – это устройство, предназначенное для отображения  информации, вводимой пользователем  с клавиатуры или выводимой компьютером.

Принтер – это устройство вывода на бумажный носитель текстовой  и графической информации.

Плоттер – это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.

 

6 Способы и средства тиражирования и обработки документов

 

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Средства оргтехники для офиса  фирмы могут включать в свой состав такие устройства и оборудование, как персональный компьютер, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, диктофоны, проекционную аппаратуру, маркировальную машину, ламинатор, машину для уничтожения документов, стеллажи, сейф, пневмопочту и др.

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.п., начиная от карандашей и точилок для них и заканчивая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова  под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи

С целью облегчить и  ускорить процесс копирования в  начале 19 столетия стала использоваться копировальная бумага («копирка»). Начавшийся в конце 19 века массовый выпуск пишущих машин привёл к появлению черной копирки, близкой по качеству к современной. Её использование позволило изготавливать несколько копий документа.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в 19-20 веках целого ряда технологий копирования и тиражирования. К числу наиболее распространённых способов копирования относились следующие:

– фотографический - даёт высокое качество, но является дорогим и длительным по времени. Производится с помощью фотоаппаратов и специальной фототехники. Микрофотокопирование - изготовление уменьшенных (от 7 до 150 раз) копий документов. Разновидностью микрокопирования является микрофиширование – запись фотографическим способом информации на фотографическую плёнку стандартного размера А6 (105*148 мм) уменьшается с помощью оптики в 24 раза и фиксируется на микрофише в виде небольшой ячейки. Всего на стандартном микрофише размещается до 270 уменьшенных изображений обычных страниц текста. Чтение микрофиш возможно только с помощью увеличительной аппаратуры;

– диазографический метод (светокопирование) используется обычно при копировании большеформатной чертежно-технической документации на специальную светочувствительную (к ультрафиолетовым лучам) диазобумагу, впервые такие копии были получены в Великобритании в 1842 году;

– электрографическое копирование (ксерография) впервые было предложено Россиянином Е.Е. Гориным в 1916 году. В настоящее время является наиболее распространенным. Этот метод позволяет быстро, качественно и сравнительно экономично копировать необходимые документы. Причем в процессе копирования возможно масштабирование и редактирование документов.

Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Цифровой копировальный  аппарат позволяет копировать не только быстро и качественно но и  получать копии, лучше оригинала. Однако в процессе управления очень часто необходимо размножать документы тиражом 50-100 и более экземпляров. Начиная с 1980-х гг., приходит электроннотрафаретная печать (ризография), как наиболее перспективный способ оперативной полиграфии. Она осуществляется с помощью цифровых множительных аппаратов – ризографов, а так же дупликаторов. Они позволяют осуществлять тиражирование непосредственно с компьютера со скоростью до 130 оттисков в минуту.

Для массового размножения  документов используются различные полиграфические способы печати, самыми совершенными из них являются высокая и глубокая печать, используемая для массового тиражирования книг, брошюр и другой печатной продукции. Вся эта организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления.

 

7 Средства телекоммуникаций

 

Локальная вычислительная сеть (ЛВС, LAN) — компьютерная сеть, покрывающая  обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Информация от компьютера к компьютеру передается без каких либо посредников и по единой среде.

На данный момент минимальная скорость LAN считается 100 мегабит в секунду. Так же необходим низкий уровень ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках. Наряду со всеми применяемыми сетями имеется рад недостатков:

– сеть требует значимых материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала;

– сеть требует работы администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам. Для больших сетей требуется бригада администраторов;

– сеть представляет собой прекрасную среду для распространения вирусов, из чего следуют дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы;