Современные методы защиты информации в СУБД Microsoft Access

КР. 070440468

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

 

«Тихоокеанский  государственный университет»

 

Кафедра "Экономическая кибернетика"

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа по дисциплине "Проектирование информационных систем"

КР. 070440468

 

 

 

 

 

 

 

 

Хабаровск - 2010

 

Задание на курсовую работу

 

Разработать автоматизированное рабочее место специалиста службы документационного обеспечения управления. Программный комплекс должен обеспечивать эффективную реализацию следующих функций: ввод новых данных в базу данных; удаление данных из базы; корректировку данных; поиск данных не менее чем по трем критериям; формирование не менее двух отчетов с выбором входных параметров; контроль информационной технологии; архивацию данных и обеспечение целостности данных. База должна включать справочную, контрольную и операционную части с суммарным числом отношений не менее 5 и суммарным числом полей не менее 15.

 

 

Руководитель:      ________________

 

Реферат

Данная курсовая работа включает в себя сорок девять листов, включая пятнадцать листов приложения, четырнадцать рисунков и шесть литературных источников.

ИНФОРМАЦИОННАЯ  СИСТЕМА, ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ, ПРОЕКТИРОВАНИЕ, АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО, БИЗНЕС-ПРОЦЕСС, BPWIN, НОРМАЛИЗАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ, БАЗА ДАННЫХ, ЗАПРОС, ЦЕЛОСТНОСТЬ, ТАБЛИЦА, ФОРМА, ОТЧЕТ, SQL, СУЩНОСТЬ, СВЯЗЬ, АТРИБУТ.

Цель курсовой работы научиться создавать автоматизированную информационную систему, закрепить знания, полученные в процессе изучения дисциплины, практически реализовывать на программном продукте Microsoft Office – Access базу данных, описывающую поставленную преподавателем задачу.

В ходе выполнения данной работы было разработано и описано теоретическое обоснование задачи «Автоматизированное рабочее место специалиста службы документационного обеспечения управления», а также его практическое применение в современном мире.

Реализована база данных на программном продукте Microsoft Office – Access с удобным пользовательским интерфейсом с возможностью управления всей базой в целом.

Также разработано руководство пользователя системы и рассмотрены методы защиты информации, хранимой системе.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение	5
1 Анализ предметной области	6
1.1 Описание функциональных процессов, входной и выходной информации	6
1.2 Отражение бизнес процессов в BPwin	10
2 Проектирование АРМ «Делопроизводство»	14
2.1 Концепция СУБД Microsoft Access	14
2.2 Нормализация отношений	16
2.3 Построение базы  данных	20
3 Руководство пользователя системы	24
3.1 Подготовка к работе	24
3.2 Работа с приложением	24
4 Реализация распределенной обработки базы данных	30
5 Современные методы защиты информации в СУБД Microsoft Access	33
Заключение	36
Список используемых источников	37
Приложение А	38
Приложение Б	41
Приложение В	44
Приложение Г	48
Приложение Д	49

 

 

Введение

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении. Весь процесс управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления в любой организации, учреждении, предприятии рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Документооборот — это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В любой, даже хорошо организованной, структуре делопроизводства всегда имеется ряд недостатков: документы теряются, тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа, сложность получения информации о прохождении документа и др.

Целью данной курсовой работы является создание автоматизированного  рабочего места специалиста службы ДОУ. Это позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста.

1 Анализ предметной области

1.1 Описание функциональных процессов, входной и выходной информации

Документы, поступающие  в организацию, проходят несколько этапов: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю организации и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные  подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и  передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться  несколькими подразделениями или  должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с  исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который  затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Служба ДОУ  должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты  учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер  по совершенствованию работы с документами  и определения штатной численности службы ДОУ.

В качестве регистрационных  форм в зависимости от объемов  регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или  регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих и исходящих документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, поэтому необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на регистрационно-контрольных карточках.

Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих);
• индекс поступления документа (для входящих);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, то есть порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения —  обеспечение своевременного и качественного  исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

Документ считается  исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты  работы исполнителей с контролируемыми  документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться  службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях  повышения исполнительской дисциплины.

Итак, входными данными для делопроизводителя будет являться любой правильно оформленный входящий документ: письмо, договор, счет и т.д. В случае если входящий документ предполагает необходимость отправки ответного документа, выходной информацией будет исходящий документ-ответ. Кроме того, выходной информацией будут служить различного рода отчеты, необходимые, как уже было сказано выше, для определения объема документооборота в организации – Реестр или журнал зарегистрированных входящих/исходящих документов, для облегчения контроля за переданными на исполнение входящими документами – Реестр документов, переданных на исполнение, а также отчет, отражающий исполнительскую дисциплину подразделений – Сводка об исполнении документов. Промежуточной выходной информацией на этапе обработки документа также служит регистрационно-контрольная карточка входящего документа, поставленного на контроль службой ДОУ по поручению руководства и передаваемая  ответственному исполнителю.