Совершенствования организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников60.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Эта информация содержится в информационно-справочных документах. 

К информационно-справочным документам относятся: письма, докладные, служебные и объяснительные записки, протоколы, телеграммы и телефонограммы, справки, заявления, акты и др.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка.

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами61.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма62.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой почтой.

По характеру информации письма имеют много разновидностей: гарантийное письмо, сопроводительное, информационное, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-напоминание и другие.

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчика, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания. Решение о том, какая форма протокола предпочтительна на заседании, принимается коллегиальным органом управления или руководителем организации63.

Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: информирующие о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа64.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя65.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Объяснительная записка:

1. документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2. сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу66.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Объяснительную записку подписывает её автор.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: ревизии, испытаний, расследования несчастных случаев, приема-передачи документов, уничтожения документов, нарушения установленных правил и другие.

Чаще всего акты составляются коллегиально, комиссиями (постоянно действующими или назначаемые руководством).

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное их отражение. Акт составляют на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.  Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи67.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.)68.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица учреждению или должностному лицу69. 

Заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Заявление адресуется конкретному должностному и оформляется на стандартном листе бумаги. Заявление может иметь приложения.

Итак:

• Организационно-правовые документы закрепляют статус коммерческой организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, определяют её организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала.
• Решения, фиксируемые в распорядительных документах коммерческих организаций, касаются совершенствования структуры организации, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности коммерческих организаций.

- Информационно-справочные документы  коммерческих организаций выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

 

 

2.2.Характеристика ООО «ЭТАЖИ», его организационная структура и место службы ДОУ в ней

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЭТАЖИ»  Г.КИРОВА  И НАПРАВЛЕНИЯ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

 

3.1.Анализ организации документационного обеспечения управления ООО «ЭТАЖИ»

Организация документационного обеспечения управления влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документирование, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам

Правильность оформления управленческой деятельности, то есть создание документов, обеспечивает понятность, доступность, дифференциацию и лаконичность информации.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 0 11-9 3 «Общероссийский классификатор управленческой документации».70

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов в Обществе работники соблюдают правила, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству, которая в свою очередь соответствует стандартом оформления документов.

Бланки документов в Обществе изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.71

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

В Обществе используют следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма.

В Обществе с ограниченной ответственностью «Этажи» используют угловое расположения реквизитов бланка (угловой бланк).

Общий бланк  используют для изготовления любых видов документов, (кроме письма), таких, например, как приказ, протокол.

Необходимо отметить, что общий бланк Общества имеет реквизиты, характерные для бланка письма, а именно – справочные данные организации.

Бланк письма (Приложение №1) также угловой, имеет все необходимые реквизиты.

В работе с управленческой документацией, при изготовлении документов секретарь,  генеральный директор, главный бухгалтер используют компьютер.

 

Организационные документы

C разработки  организационно-правовых документов начинается жизнедеятельность коммерческой организации.

Организационно-правовую документацию ООО «Этажи» составляют:

 -Устав Общества,

-Инструкция по делопроизводству,

-Должностные инструкции работников,

-Штатное расписание.

Все основные организационные документы утверждаются приказами.

ООО «Этажи» является юридическим лицом, а «юридическое лицо, созданное в соответствии с Гражданским кодексом РФ одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем»72.

Устав в Обществе – это свод правил, регулирующих деятельность общества, его взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере хозяйственной или иной деятельности.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников с указанием разряда по Единой тарифной сетке.

Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма № Т-3) и входит в «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты»73.

Основное содержание документа оформляется в табличной форме.

В штатном расписании Общества содержится перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Составлено и подписано штатное расписание директором общества. Подписано также главным бухгалтером Общества.

Генеральный директор              личная подпись              .