Системы электронного документоборота

1 Характеристика  предприятия

 

Предприятие ААА занимается предоставлением услуг по информационно-технологическому обслуживанию процесса начисления коммунальных платежей и льгот жителей ТСЖ  и ЖСК г. Новосибирска.

Организационно структура  предприятия состоит из директора, главного инженера, заместителя, нескольких отделов и сопутствующих служб.

Каждый работник обеспечен  рабочим местом, компьютером, телефоном.

В силу особенностей своей  деятельности предприятие вынуждено  вести активную переписку с другими  организациями города, как коммерческими, так и муниципальными службами. Ниже будет рассмотрена структура ИС предприятия, обеспечивающей работу с корреспонденцией.

 

2.2. Функциональная  структура ИС

 

Для работы с документами  была выбрана система «Евфрат-документооборот»5.

Что такое электронный  документооборот?

Электронный документооборот  – это средство автоматизации  бумажного документооборота. При  переходе на электронный документооборот  сохраняются все основные понятия  бумажного: регистрация, резолюция, согласование, визирование. Однако все эти процессы проходят в электронном виде, что существенно оптимизирует работу предприятия. Юридическая значимость внутреннего электронного документооборота обеспечивается средствами электронно-цифровой подписи.

Назначение  системы автоматизации документооборота

Система ЕВФРАТ-Документооборот предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет пользователям следующие возможности:

регистрация документов;

перемещение электронных  документов между сотрудниками;

согласование документов;

контроль прохождения  документов и исполнения связанных  с ними поручений и согласований;

осуществлять поиск  документов в системе по их содержанию и любой комбинации реквизитов;

создание и использование  маршрутов поручений и согласований;

обмен электронными сообщениями  между сотрудниками;

гибкая настройка форм регистрационных карточек документов;

создание и использование  любых отчетных форм в соответствии со спецификой работы;

создание разного вида отчетов по документообороту;

электронная архивация  документов и управление архивом;

криптографическая защита документооборота в системе;

обеспечение юридической  значимости документооборота с использованием средств электронно-цифровой подписи.

Понятие документа  в системе электронного документооборота (далее СЭД)

Традиционно под документооборотом  в организации понимается движение документов между сотрудниками и  исполнение последними поручений по этим документам или выполнение согласований этих документов.

Документ в системе ЕВФРАТ-Документооборот представляет собой совокупность трех информационных блоков.

1. Регистрационная карточка  документа, содержащая определенный  набор полей, обеспечивающих быстрый  поиск документа в базе.

В регистрационной карточке заполняются в обязательном порядке следующие поля:

регистрационный номер  документа;

дата регистрации документа;

тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;

краткое содержание документа.

2. Присоединенные файлы:  текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.

3. Контрольная карточка  документа, содержащая список  поручений и согласований по  исполнению документа.

Как правило, новые документы  создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.

Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:

поток входящих документов: содержит документы, пришедшие на Предприятие  извне;

поток исходящих документов: содержит документы, которые будут  направлены другим организациям и частным  лицам;

поток внутренних документов: как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;

Функциональные  обязанности пользователей СЭД

Существует несколько  функциональных обязанностей, выполняемых  пользователями СЭД:

регистратор – лицо, ответственное за регистрацию документов в организации, а также занимающееся вопросами отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, и выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа. Регистратором для входящих документов является специалист по делопроизводству и контролю (далее секретарь), также секретарь осуществляет окончательную регистрацию исходящих документов, внося данные об отправке. Регистратором внутренних документов может быть любой работник Предприятия, регистратором исходящих – начальник отдела;

руководитель – лицо, принимающее решения по обработке  документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции. Для входящих документов эту роль выполняет директор, для  исходящих и внутренних – начальники отделов или заместители директора;

исполнитель (соисполнитель) – работник Предприятия, выполняющий  поручение по документу;

ответственный исполнитель  – лицо, отвечающее за исполнение поручения  или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель обладает более широкими полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые поручения по данному ему поручению (т. н. подпоручения);

контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.

Схемы обработки  документов

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии  для потока входящих документов.

1. Регистратор просматривает  и сортирует корреспонденцию,  присланную по почте, доставленную  курьером или переданную лично.  Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.

2. Руководитель, получив  документ, поданный регистратором,  составляет резолюцию, в которой  определено, в частности, кому  документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.

3. Регистратор завершает заполнение  полей документа и создает  поручения или согласования по  документу согласно резолюции,  полученной от руководителя. Или  подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.

4. Контролер может изменить срок  исполнения документа и контролера  по документу. Он может вводить  тексты заданий ответственным  исполнителям и устанавливает  сроки исполнения поручений или  согласований по документу.

5. Ответственные исполнители, получив  уведомления о поручениях или  согласованиях, выполняют их или  создают подпоручения (поручения  по поручениям) по документу и  назначают исполнителей этих  поручений.

6. Исполнители получают поручения  по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения (возможно, для этого им потребуется забирать документ на редактирование).

7. При выполнении согласования  по документу исполнитель принимает  решение: одобрить или отклонить  документ.

8. Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.

9. Отчеты о выполнении поручений  попадают к контролеру. Он может  принимать отчеты и снимать  поручения с контроля либо  признавать отчеты неудовлетворительными  и возвращать поручения исполнителям  на доработку. Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.

10. По выполнении всех поручений  или согласований контролер снимает  документ с контроля. При этом  он пишет при необходимости  комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока внутренних документов.

Документ создается  кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.

Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока исходящих документов.

Документ создается  кем-либо из сотрудников, имеющих право  на регистрацию документов в потоке исходящих документов.

При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет отправлен. После согласования и окончания работы над документом он направляется секретарю для визирования директором и отправки. Секретарь проверяет подписи документа, визирует их подлинность, формирует бумажную версию документа и получает подпись директора. Последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации-корреспонденту секретарем и присвоение ему собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов включает в себя следующие  операции:

1. Постановка документа  на контроль. Назначение контролера  по документу и контрольных  сроков исполнения документа.

2. Задание маршрута  обработки документа (маршрута  документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.

3. Движение документа  по маршруту:

исполнение поручений  или согласований;

создание отчетов об исполнении поручений;

снятие поручений или  цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);

отмена поручения или  согласования, а также цепочки  поручений или согласований (выполняется  контролером или регистратором).

4. Снятие с контроля  всего документа.

Ход исполнения документа  отражается в его контрольной  карточке, содержащей список поручений  или согласований и текущее состояние  каждого поручения или согласования. Вкладка Ход исполнения содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролерам исполнения документа системой автоматически  рассылаются уведомления о том, что они назначены выполнять  эти функции, а также напоминания  о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролер следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролер может выполнять следующие операции:

создавать новые поручения или согласования;

прерывать исполнение поручений  или согласований;

снимать поручения с  контроля (как после выполнения, так и досрочно);

возвращать поручения  исполнителю на доработку;

изменять сроки поручений  или согласований, уточнять или изменять содержание поручений, а также вносить изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимается задание, выдаваемое исполнителю и  связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

имя исполнителя поручения;

текст задания;

контрольную дату исполнения;

фактическую дату выполнения поручения;

право редактирования документа.

Исполнителями поручения  могут быть несколько сотрудников. При этом один из них обязательно  является ответственным исполнителем – на него возложена основная ответственность за исполнение поручения. Остальные сотрудники называются соисполнителями. Ответственные исполнители могут создавать подпоручения по доверенному им поручению и назначать в качестве исполнителей других сотрудников организации.