Система плановой документации

Система плановой документации

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает  поставленные цели с наименьшими  затратами времени, материальных и  трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.

Плановые документы обычно имеют  следующие названия: план, перспективный  план, программа, график, схема, генеральная  схема. Программы и генеральные  схемы, как правило, носят комплексный  характер, их содержание может затрагивать  интересы нескольких органов исполнительной власти, организаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют  решать сложные проблемы, требующие  согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или  генеральная схема формулирует  основные направления и общее  содержание работ, выполнение которых  обычно рассчитано на достаточно длительный срок. Это, как правило, более масштабные документы по сравнению с планом.

Особенность плановых документов в  том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного  вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.

Плановые документы разрабатываются  на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются  как при необходимости решения  сложных комплексных проблем, так  и для правильной организации  текущей деятельности.

Федеральные планы, программы и  генеральные схемы разрабатываются  по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими  министерствами или ведомствами. При  разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы  несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответственным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями.

Отраслевые планы и программы  разрабатываются федеральным органом  исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии  федеральных планов, программ и генеральных  схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы  разрабатываются управлениями и  отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением специалистов и заинтересованных организаций, в  том числе и подведомственных. Они утверждаются руководителем  федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения.

Территориальные программы, планы, схемы  разрабатываются администрациями  краев, областей, районов, городов и  других территориальных образований  и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной  организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или  графика. Планы и программы могут  разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для  планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации  планируется, как правило, в форме  годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При  наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы  учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных  органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие  от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы  руководством с привлечением квалифицированных  специалистов. Планы работы подразделений  утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее руководителем. Планы работы коллегиальных  и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или  совещательного органа.

Система отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах  деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и  государства в целом выполняет  функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность  руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной  статистической отчетности разрабатываются  Госкомстатом России и являются обязательными  для всех учреждений, организаций  и предприятий.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и  ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и  ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим  территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой  и годовой.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в  каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства  или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений  и представляются на рассмотрение руководства  данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы  могут называться: отчет или справка  отчетного характера (в отличие  от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в  целом — организации, о результатах  научно-исследовательской или научно-внедренческой  деятельности, о командировках, о  результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий  или заданий руководства и  др.