Система электронного документа оборота

Содержание

 

Оглавление

 

1. Системы электронного документооборота

СЭД или система электронного документооборота – это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.

Основные  задачи системы электронного документооборота

Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов. 
•   Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе. 
•   Документы регистрируются однократно.  Система позволяет хранить разные редакции документов. 
•   Исключается возможность дублирования документов. 
•   СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность.  
•   Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Дополнительные  возможности СЭД

•   Автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов. 
•   Внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы. 
•   Автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных  некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов.  
•   Поддерживается обмен данными и интегрируются с другими учетными системами. 
•   Интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.

Какой эффект получит предприятие в  результате автоматизации?

Главный эффект автоматизации  – это сокращение времени на обработку  документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники  (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.    
 
Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений.  За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.

Окупаются ли системы электронного документооборота?

Чем крупнее компания, тем больше объем входящих документов. Несвоевременная обработка важного входящего документа  может повлечь за собой потерю клиента или другие последствия. Достаточно оценить возможные затраты на восстановление утерянных данных.  Как правило, системы электронного документооборота  окупаются за счет улучшения системы контроля и управление персоналом, за счет чего увеличивает эффективность работы сотрудников.

Внедрение корпоративной системы документооборота Как и внедрение любых  других систем автоматизации, внедрение  СЭД может вызвать противодействие  со стороны сотрудников компании.  Чем может быть вызвано такое противодействие? Сотрудники привыкли работать по-старому, и переходить на новую систему – это стресс, который можно преодолеть разъяснением того эффекта автоматизации, который получат непосредственно сами сотрудники (будет легче обрабатывать документы, находить и регистрировать данные). Кроме того, противодействие вызвано тем, что автоматизация позволяет вести учет рабочего времени, контролировать, чем занимаются подчиненные. Начинать внедрение необходимо с выяснения  четкой цели, результатов, которых руководство хочет добиться.  Постепенное внедрение сокращает противодействие сотрудников. Выбор программы для автоматизации  документооборота Из большого списка программ для автоматизации необходимо выбрать  наиболее подходящее решение. Программы 1С– это оптимальные решения для автоматизации, стандарт качества сочетается с оптимальной ценой.  Программа 1С Документооборот – это система  СЭД. Программа является усовершенствованным приемников решения 1С Архив и позволяет автоматизировать все бизнес-процессы обработки корпоративного документооборота. Внедрение программы 1С Документооборот – наиболее экономичный вариант для тех компаний, которые уже работают в 1С 8, так как не возникает необходимости приобретения дополнительных лицензий для увеличения количества автоматизированных мест.

2. Введение

База данных - приложение, в котором в специальной удобной форме хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных (СУБД)- это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, депортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

    Базы данных  призваны упростить работу с большими объемами информации, упростив доступ к ней и помогает получать отчеты по найденной информации в удобной форме.

Сведения о системе:

• Тип: РСУБД
• Разработчик: Microsoft ОС, Microsoft Windows
• Версия: 2003 Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)

Цель данной работы - изучение этапов построения базы данных.

 

 

3. Постановка задачи

 

Разработать базу данных (БД) «Кадры предприятия», позволяющую вести:

• учет специальностей
• учет разрядов и окладов
• Списки сотрудников
• Хранение личных данных сотрудников

 

Основные требования к БД по функциональному набору:

• Пополнение базы данных новыми записями
• Удаление из базы данных сотрудников увольнении
• Поиск сотрудников по ФИО
• Изменение окладов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Проектирование системы в  Access

 

СУБД Access включает в себя разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Диалоговые  средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию БД.

В СУБД поддерживаются различные  модели данных.

Модель  данных – это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для ПЭВМ поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД, по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Таблица – объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле – столбец таблицы). Поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь". В них хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись – строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма – объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос – объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модуль – объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения

5. Создание БД

5.1. Создание таблиц и определение связей между ними

Создаем таблицы базы данных, в которые впоследствии будет  вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Можно просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, можно дать графическую интерпретацию информации, содержащейся в базе данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность действий при создании таблицы в новой базе данных:

1. Открыть окно созданной Вами базы данных и перейти на вкладку “Таблицы”.
2. Нажать кнопку  Создать в окне базы данных.
3. Откроется окно диалога “Новая таблица”, в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:
• Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;
• Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;
• Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;
• Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;
• Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.
4. Выбрать из этой таблицы подходящий вариант создания таблицы и нажать кнопку ОК.
5. Создать структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.
6. Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задать имя таблицы в окне диалога “Сохранение” и нажать кнопку ОК.

При присвоении имени  таблице, как и имени базы данных, можно не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных.

Определение необходимых в таблице  полей

При разработке полей  для каждой таблицы необходимо помнить:

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы

Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определение связей между таблицами

          Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Существуют три типа связей:

• один-к-одному- каждая запись одной таблицы не может быть связана более чем с одной записью другой таблицы.
• Один-ко-многим - одна запись в одной таблице может быть связана со многими записями другой таблицы   
• многие- ко- многим -означает, что каждая запись в первой таблице может быть связана со многими записями второй таблицы, а каждая запись второй таблицы – со многими записями в первой таблице MS Access не поддерживает такой вид связи.