Система електронного документообігу

Система електронного документообігу.

1. Поняття та  ознаки електронного документа

Відповідно до статті 5 Закону України Про електронні документи  та електронний документообіг» електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Обов’язковим реквізитом електронного документа є обов’язкові  дані в електронному документі, без  яких він не може бути підставою  для його обліку і не матиме юридичної  сили.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має  електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має  електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право  на спадщину;  
 
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналівелектронних документів;  
 
3) в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

2. Електронний цифровий підпис: поняття, ознаки, правовий статус

Електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;

Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогоювідкритого ключа.

Особистий ключ - параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису;

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

• електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладенняелектронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Нотаріальні дії із засвідчення  справжності електронного цифрового підпису на електронних документах вчиняються відповідно до порядку, встановленого законом.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної  форми власності для засвідчення  чинності відкритого ключа використовують лише посилений сертифікат ключа. Інші юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката ключа.

Сертифікат ключа- документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувала.Посилений сертифікат ключа - сертифікат ключа, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які  користуються електронними цифровими  підписами без сертифіката ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах. Захист прав споживачів послуг електронного цифрового підпису, а також механізм реалізації захисту цих прав регулюються цим Законом та Законом України "Про захист прав споживачів".

У випадках, коли відповідно до законодавства необхідне засвідчення  дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний  документ накладається ще один електронний  цифровий підпис юридичної особи, спеціально призначений для таких цілей.

Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначається Кабінетом Міністрів України.

Порядок застосування цифрового  підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.

Вимоги до сертифіката  ключа.

Сертифікат ключа містить такі обов'язкові дані:

• найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);
• зазначення, що сертифікат виданий в Україні;
• унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;
• основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;
• дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;
• відкритий ключ;
• найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;
• інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа. Інші дані можуть вноситися у посилений сертифікат ключа на вимогу його власника.

3. Суб’єкти відносин  у сфері послуг електронного цифрового підпису

1) Підписувач

Має право:

• вимагати скасування, блокування або поновлення свого сертифіката ключа;
• оскаржити дії чи бездіяльність центру сертифікації ключів у судовому порядку

Зобов’язаний:

• зберігати особистий ключ у таємниці;
• надавати центру сертифікації ключів дані згідно з вимогами цього Закону для засвідчення чинностівідкритого ключа;
• своєчасно надавати центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, відображених усертифікаті ключа

2) Центр сертифікації ключів (ЦСК)

ЦСК може бути юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб'єктом підприємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі з дотриманням вимог цього Закону. Обслуговування фізичних та юридичних осіб здійснюється ЦСК на договірних засадах.

Має право:

• надавати послуги електронного цифрового підпису та обслуговувати сертифікати ключів;
• отримувати та перевіряти інформацію, необхідну для реєстрації підписувача і формування сертифіката ключа безпосередньо у юридичної або фізичної особи чи у її уповноваженого представника.

Зобов’язаний:

• забезпечувати захист інформації в автоматизованих системах відповідно до законодавства;
• забезпечувати захист персональних даних, отриманих від підписувача, згідно з законодавством;
• встановлювати під час формування сертифіката ключа належність відкритого ключа та відповідного особистого ключа підписувачу;
• своєчасно скасовувати, блокувати та поновлювати сертифікати ключів у випадках, передбачених Законом;
• своєчасно попереджувати підписувача та додавати в сертифікат відкритого ключа підписувача інформацію про обмеження використання електронного цифрового підпису, які встановлюються для забезпечення можливості відшкодування збитків сторін у разі заподіяння шкоди з боку центру сертифікації ключів;
• перевіряти законність звернень про скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів та зберігати документи, на підставі яких були скасовані, блоковані та поновлені сертифікати ключів;
• цілодобово приймати заяви про скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів;
• вести електронний перелік чинних, скасованих і блокованих сертифікатів ключів;
• забезпечувати цілодобово доступ користувачів до сертифікатів ключів та відповідних електронних переліків сертифікатів через загальнодоступні телекомунікаційні канали;
• забезпечувати зберігання сформованих сертифікатів ключів протягом строку, передбаченого законодавством для зберігання відповідних документів на папері;
• надавати консультації з питань, пов'язаних з електронним цифровим підписом.

Зберігання особистих  ключів підписувачів та ознайомлення з ними в центрі сертифікації ключів забороняються.

3) Акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК) - ЦСК, акредитований в установленому порядку.

Має право:

• надавати послуги електронного цифрового підпису та обслуговувати виключно посилені сертифікати ключів;
• отримувати та перевіряти інформацію, необхідну для реєстрації підписувача і формування посиленого сертифіката ключа, безпосередньо у юридичної або фізичної особи чи її представника.

Зобов’язаний:

виконувати усі зобов'язання та вимоги, встановлені законодавством для ЦСК, та додатково зобов'язаний використовувати для надання послуг електронного цифрового підпису надійні засоби електронного цифрового підпису.

Порядок акредитації та вимоги, яким повинен відповідати акредитований центр сертифікації ключів, встановлюються Кабінетом Міністрів України.

4) Засвідчувальний центр (ЗЦ)

Кабінет Міністрів України  за необхідності визначає ЗЦ центрального органу виконавчої влади для забезпечення реєстрації, засвідчення чинності відкритих ключів та акредитації групи центрів сертифікації ключів, які надають послуги електронного цифрового підпису цьому органу і підпорядкованим йому підприємствам, установам та організаціям.

Інші державні органи за необхідності, за погодженням з Кабінетом  Міністрів України, визначають свої ЗЦ, призначені для виконання таких функцій.

ЗЦ щодо групи ЦСК, має ті ж функції і повноваження, що й центральний засвідчувальний орган стосовноЦСК.

ЗЦ відповідає вимогам, встановленим законодавством для АЦСК.

ЗЦ реєструється, засвідчує свій відкритий ключ і акредитується у центральному засвідчувальному органі.

Положення про ЗЦ центрального органу виконавчої влади затверджується Кабінетом Міністрів України.

5) Центральний засвідчувальний орган (ЦЗО)

ЦЗО визначається Кабінетом Міністрів України.

Повноваження:

• формує і видає посилені сертифікати ключів ЗЦ і ЦСК з дотриманням вимог, встановлених Законом «Про електронний цифровий підпис»;
• блокує, скасовує та поновлює посилені сертифікати ключів ЗЦ та ЦСК у випадках, передбачених Законом;
• веде електронні реєстри чинних, блокованих та скасованих посилених сертифікатів ключів ЗЦ таЦСК;
• веде акредитацію ЦСК, отримує та перевіряє інформацію, необхідну для їх акредитації;
• забезпечує цілодобово доступ ЗЦ та ЦСК до посилених сертифікатів ключів та відповідних електронних реєстрів через загальнодоступні телекомунікаційні канали;
• зберігає посилені сертифікати ключів ЗЦ та ЦСК;
• надає ЗЦ та ЦСК консультації з питань, пов'язаних з використанням електронного цифрового підпису.