Система документации в дореволюционной России

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Человек – существо историческое, он развивается, изменяется, растет во времени. У каждого человека, у каждого народа мира есть свое прошлое, настоящее и будущее. История – старейшая наука. На знаниях истории строится будущее. Роль истории делопроизводства так же важна, как и роль самой истории.

Благодаря различным видам  документов, которые дошли с древних  времен до наших дней, мы можем узнать историю своей страны, особенности  быта и различных отношений, складывающиеся в те далекие времена. Документы  возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Василий Осипович Ключевский писал: «В истории черпаем мы мудрость». История делопроизводства в дореволюционной России позволяет нам выявить преимущества и недостатки той или иной системы. Хотя сегодня люди уже не используют печатные машины или пергамент, но история дает возможность увидеть процесс становления нынешней системы делопроизводства и дать ответ на многие вопросы.

Целью реферата является изучение коллежского этапа истории делопроизводства в дореволюционной России.

В соответствии с целью  были поставлены следующие задачи:

1. изучить приказный этап истории делопроизводства России;
2. изучить коллежский этап истории делопроизводства России;
3. изучить исполнительский этап истории делопроизводства России.

Объектом исследования является делопроизводство в России.

Предметом –  развитие делопроизводства в дореволюционной России (приказный, коллежский, исполнительский этапы). 

1. КоЛЛЕЖСКИЙ ЭТАП РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ ПРИ ПЕТРЕ I

Административный хаос при приказной системе делопроизводства, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной

Тетради, обычно состоящие  из четырех листов бумаги, сложенных  пополам и сшитых ниткой, не имели  переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу.

Первым новым учреждением  стал Сенат - первоначально законосовещательный  орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. При Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы.

В результате петровских реформ в области управления сложилась  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и  другие органы -на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

28 февраля 1720 г. был  издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» — присутственных мест.

Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный  способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого входили  президент, вице-президент, 2-3 советника  и асессоры.

Этим законодательным  актом окончательно отделяются обязанности  присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным  подразделением - канцелярией. Центральной  фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

В первую очередь, в коллегиях  рассматривались государственные  дела, затем - частные. На решение государственных  дел полагалась неделя, при необходимости  наведения справок в губерниях  устанавливался поверстный срок - по 2 дня на сто верст в один конец  и столько же в другой. Через  неделю после получения справки  дело должно было быть решено под угрозой  смертной казни. Частные дела по жалобам  должны были решаться в течение шести  месяцев. Первоначально эти сроки  выдерживались. Однако позже они  перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Некоторые  сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Особенно детально разработаны  в Генеральном регламенте вопросы  регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное  ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно были проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные  готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал  все дела, какие докладывались  присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность  и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.

В ведении регистратора находились регистрационные книги -журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги («регистратуры») - А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входяших. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

При каждой коллегии состоял  прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В  случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору  Сената. В его обязанности входило  наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой - что по указу исполнено  и когда.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения  вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные в  адрес коллегии, сдавались дежурному  чиновнику, который расписывался в  получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную  книгу. При возвращении дела такие  расписки уничтожались, и в книге  отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли  начинаться и по устному заявлению  просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и  затем, если его требование подлежало  удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение.

Предварительной подготовкой  дела для рассмотрения в присутствии  коллегии занимались помощники секретаря  и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу  включала сбор всех необходимых справок  по данному делу (для этого в  другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку  всех существующих узаконений по данному  делу. Результатом этой работы являлся  доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств  дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии  всеми членами коллегии, докладывалось  дело секретарем. Решение принималось  большинством голосов, причем при равенстве  голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса  и принятое решение записывалось нотариусом в протокол («повседневную  записку» или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать  записать его в протокол, и его  требование исполнялось. Протоколы  подписывались всеми членами  коллегии в тот же день. Таким  образом, Генеральный регламент  предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.