Шпаргалка по "Архивоведение"

30.  Состав  НСА

Система научно-справочного  аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о  составе и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть:

- межархивными (Росархив  — архивы);

- внутриархивными (архив  – фонд);

- межфондовыми (фонд —  дело);

- внутрифондовыми (дело  — документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная  информация содержится непосредственно в архивных документах.

Вторичная документная  информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Состав системы НСА  госархива определен составом и  содержанием хранящихся в нем  документов, характером и задачами поиска, интенсивностью использования  документной информации. Система НСА содержит информацию на уровнях: фонд - дело - документ.

научно-справочный аппарат  составлен в целях повышения  оперативности в информационной работе архива, расширения возможностей организации инициативной информации, обеспечения полноты использования системы НСА в целом и использования каждого справочника и информационного документа по назначению.

31. Схемы поиска  информации

В каждом архиве имеется  научно-справочный аппарат (НСА) для  учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник - информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Система НСА складывается из комплексов научно-справочного аппарата всех государственных архивов, а также межархивных справочников, автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) и принятых в практике архивов информационных документов. В СНСА входят справочники, выполняющие учетно-контрольную и информационно-поисковую функции. К первой группе относятся книга учета поступлений в архив; список фондов архива; лист фонда; опись дел. Ко второй группе относятся: фондовые каталоги; путеводитель, тематический путеводитель, краткий справочник по фондам архива(-ов); указатель описей фонда(-ов); каталоги; опись дел; тематический и фондовый обзоры; тематический указатель к делам (документам); научно-популярные издания; информационные письма; тематический перечень; архивные справки (тематического или библиографического характера). Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации. Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда. Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники - соответственно по регионам. Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд-дело-документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда. Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда. Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию.

32. Архивная  опись. Виды и функции

Архивная  опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись  служит основой для создания остальных  справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные  описи:

• Дел постоянного срока хранения;
• Дел временного срока хранения
• Дел по личному составу;
• Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).

Состав архивной описи:

• описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
• итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
• лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
• справочный аппарат к описи.

33.  Архивный каталог

Каталог – межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Совокупность  различных взаимосвязанных и  взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, всоответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.

Архивный  каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Систематический каталог – систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором вторичная документная информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятельности общества, а затем расположена в логической последовательности.

Предметно-тематический каталог – вид архивного каталога, в котором вторичная документная информация по одной или по нескольким темам сгруппирована внутри тем по предметному признаку, а затем расположена в логической последовательности. Наименования составных частей темы (вопросы, предметы) расположены в логической последовательности развития данной темы. Сведения о документах в каталоге, составленном по нескольким темам, группируются также с учетом логической последовательности и взаимосвязи тем.

Хронологический каталог – вид архивного каталога, в котором вторичная документная информация о датах документов или событиях расположена в хронологическом порядке.

Именной архивный каталог – архивный каталог, содержащий вторичную документную информацию о лицах, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.

Предметный  каталог – архивный каталог, в котором вторичная документная информация о предметах (вопросах, понятиях, лицах, географических названиях) расположена в алфавитном порядке их наименований.

34. Путеводители  по архиву

предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива(ов). В него включаются сведения об основных фондах архива(ов).

Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов) и тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель  по архивам – систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель  по фондам архива – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник – систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.

Тематический  путеводитель – систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Путеводитель, краткий  справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по о Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из его названия, справочных данных о фонде(ах), краткой исторической справки и аннотации документов фонда. В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. тдельному комплексу фондов государственного архива(ов).

35. Обзоры и указатели

Указатели (архивные справочники, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров) подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и  архивного шифра.

В указателе применяется система отсылок для установления связей между тождественными предметными понятиями.

 Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о  составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

Тематический обзор  включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

В справочный аппарат  обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

36.Развитие  автоматизированных архивных технологий

Основные направления  информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

• обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
• комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
• научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
• организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

На начальном этапе  информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России

37.Структура   архивной  описи

Структура архива

описи постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления  описи учреждения:

? годовая структурная  опись составляется в структурном подразделении;

? годовая сводная опись  составляется ведомственным архивом;

? на ее основе в  госархиве после передачи туда  документов и описи составляется  сводная опись учреждения —  раздельно постоянного хранения  и личного состава.

Опись содержит:

? титульный лист;

? оглавление;

? предисловие;

? собственно опись;

? список сокращений;

? указатели;

? переводные таблицы;

? библиографию;

? терминологический словарь;

? лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.