Реквизиты современного делового письма

Министерство образования и науки Российской Федерации

Волгоградский государственный технический университет

 

Кафедра «Экономика и управление»

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине

«Документооборот управленческой деятельности»

на тему:

«Реквизиты  современного делового письма»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент гр. ЭУ-36во

Мурзин А. В.

Проверил:

доц. Великанов В.В.

 

 

 

 

Волгоград, 2012 
Содержание

Реквизиты современного делового письма……………………………………...3

Приложения……………………………………………………………………...15

Список использованной литературы…………………………………………..20

 

Реквизиты современного делового письма

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи  предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.

Авторы изданного  в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника "Простые  письма" считают, что расточительство  в словах ведет к расточительству  в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для "чтения", а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу".

Сегодня во многих странах активно идет процесс  унификации делового письма. Так, в  Англии разработан кодифицированный стиль  официального общения, известный под названием Zip-Codе, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация

охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация  затрагивает все уровни и аспекты  языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

 

 

 

Правила оформления делового письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для  таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в  определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление  бланка, соответствующее принципам  технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого  глаза легче фиксировать верхнюю  часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой".

Стандарты на формуляры-образцы  устанавливают форматы и размеры  полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных

зон. Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97. Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

- организовать  централизованное изготовление бланков для писем;

- уменьшить  стоимость машинописных работ;

- сократить  трудозатраты на составление  и оформление писем;

- облегчить  визуальный поиск необходимой  информации;

- расширить  возможности применения вычислительной  и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для  расположения каждого реквизита, соответствует  оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для  каждого вида документа определен  состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный  герб Российской Федерации или  герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

2) эмблема организации  (если не государственное);

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;

4) код документа  по ОКУД (если есть);

5) наименование  организации (полное и сокращенное);

6) справочные  данные об организации;

7) дата;

8) регистрационный  номер документа;

9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

10) адресат;

11) заголовок  к тексту;

12) текст;

13) подпись;

14) фамилия (или  фамилия, имя, отчество) и телефон  исполнителя;

15) идентификатор  электронной копии документа.

Могут быть указаны  инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность  реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты 1-6 печатаются, как  правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: "Приказ", "Акт", "Решение", "Докладная записка" и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений (Приложение 1).

Наименование  организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

- по первым  буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

- по начальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

- смешанным способом, когда  сложносокращенные наименования  образуются частично из начальных  букв, частично из усеченных слов  и пишутся в первой части  прописными буквами, во второй - строчными. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются  только в том случае, если сокращенное  название указано в официальном  документе.

К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке (Приложение 2).

Обязательным  реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу (Приложение 3). Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 1998 года следует записать так: 25.10.98 (допускается и иная запись: 25.10.1998). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1998 года записывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например:

№ 2/16-2955 или 18/275 (Приложение 3).

Ссылка  на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией (Приложение 4). При ссылке на входящий документ слова "наш", "ваш" употреблять не рекомендуется.

Наиболее рациональна  следующая форма этого реквизита:

На № _______________ от _____________

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: "На № 4520/144 от 17.05.98".

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

Например: ЗАО "Оксид". Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному

лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

ООО «ВЦ Волгоград-ЭКСПО»                                          С.А.Ветрову

Например:

                

                                                

 

 

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

 

Главному врачу  ГКУЗ «Волгоградский  областной центр медицинской  профилактики»   А.Б.Покатилову

 

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.