Регламентация делопроизводства в 19 веке

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

- образцы бланков документов;

- образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

- перечень нерегистрируемых документов;

- перечень утверждаемых документов;

- перечень документов, заверяемых печатью организации;

- формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

- форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

         Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Инструкция, чтобы реализовать свои цели, должна быть доведена до каждого работника. Желательно, чтобы ее электронная копия была у любого, в чьи обязанности входит составление документов. Дело в том, что она не просто включает в себя правила написания и формирования бумажных источников информации, она еще и содержит их формы (приложения). Например, к ней обязательно прикладываются бланки писем, приказов, иных документов, формируемых на предприятии. Еще должны прописываться такие «мелочи», как параметры расположения текстов, полей и так далее. Каждый работник должен подтвердить своей личной подписью факт ознакомления с инструкцией. Чтобы обучить людей, рекомендуется проводить с ними регулярные занятия, в ходе которых нужно разъяснять ее положения, приводить примеры. Далее ответственное лицо осуществляет контроль за исполнением инструкции. 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Подводя итоги нашей контрольной работы, мы выяснили, что несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу 19 в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети 19 в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Изучив второй вопрос, мы сделали выводы, что инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы. Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения.

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Бабич, М.В. К изучению государственных учреждений XIX века. Историография. // Отечественные архивы. - 1995 - №1 - С.10 - 18.

2. Голикова, Н.Б Система государственного управления XIX века. // Очерки русской культуры XIX века. - М.: Изд. МГУ, 1987 - Ч.2 - С.44 - 109.

3. Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Высшая Школа, 1983 - С.71 - 95.

4. Ильюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993 - С.35 - 49.

5. Литвак, Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984 - С.52.

6. Лукашевич, А.А. Виды документов в Российском государстве первой четверти XIX века. // Советские архивы. - 1991 - №4 - С.38 - 46.

7. Леонтьев, С.В Стратегия успеха: обобщение опыта реформирования российских промышленных предприятий".- М., ОАО "Типография "НОВОСТИ", 2000.- 336 с. 
8. Медушевский, А.Н. Развитие аппарата управления Россией в первой четверти XIX века. // История СССР. - №6 - С.136 - 151.

9. Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: Изд. Московского историко-архивного института, 1959 - С.50 - 67.

10. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.  
11. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 59 с.  
12. Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65.