Распорядительные документы

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее  согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами  возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Проекты и приложения к  ним визируются исполнителем и руководителем  подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте  предусматриваются задания и  поручения, а также руководителем  службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут  быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут  быть внесены непосредственно в  представленный проект документа или  оформлены на отдельном листе  как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании  на проекте документа кроме подписи  визирующего лица и даты проставляется  отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны быть представлены вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Если в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания, повторного согласования не требуется

Доработка проекта распорядительного  документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа  по результатам согласования, окончательное  оформление согласованного проекта  документа на бланке организации  и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

Если проект распорядительного  документа готовился по поручению  вышестоящей организации, проект документа  оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и  направляется в вышестоящую организацию  с сопроводительным письмом и  пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного  документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный  документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного  документа до исполнителей – это  тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

 

РАЗДЕЛ 4. Правила оформления распорядительных документов.

 

4.1 Приказ

 

Приказ-важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач.

В отдельных случаях приказ может  касаться широкого круга организаций

и лиц, например приказ вышестоящей  организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.

Приказы по содержанию и  способам оформления бывают двух видов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

• деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации,
• ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
• организационно-правовое положение сотрудников;
• порядок финансирования, материально-технического обеспечения,
• научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления
• специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).

Приказ состоит из констатирующей (вводной) части и распорядительной.

В констатирующей части приказа по основной деятельности могут быть:

- ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, изданный ранее данной организацией. Например:

«В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населения Москвы от 20.04.2011 № 78 «Об организации дежурства в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ:...»;

- ссылка на ранее изданный правовой акт (приказ, например), если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет или отменяет его.

Например:

«В связи с тем, что приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 27 октября 2011 г. N 2562 г. Москва «Об утверждении Типового положенияо филиалах государственных и муниципальных образовательных учреждений среднего профессионального образования» не прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:...»;

- цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа. Например:

«Для взаимной увязки и устранения множественности нормативных актов по организации справочно-кодификационной работы по законодательству по социальной защите населения в органах социальной защиты

ПРИКАЗЫВАЮ:...».

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть  почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении  и обосновании, и вводная часть  опускается.

Распорядительная часть  начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставиться двоеточие.

Так как  приказ  предусматривает  несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится  на пункты, подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или  структурного подразделения, затем  в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются  сроки исполнения мероприятий. Последним  подпунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и  регистрации, если в тексте не оговорены  другие сроки.

Если руководитель находится  в отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его  заместитель, официально исполняющий  обязанности руководителя во время  его длительного отсутствия, при  этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая  должность.

Приказы по личному составу регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников; предоставление всех видов отпусков; присвоение или утверждение разрядов; вынесение и снятие взысканий, поощрений (награждений) и т.д.

Оформление приказов по личному  составу имеет свои особенности. Специфика данного вида документов заключается в том, что их оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты; (Форма № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Форма № Т-2 "Личная карточка работника" и т.д.)

Содержание текста приказов по личному составу должно соответствовать Трудовому кодексу РФ.

Номер и дата приказа проставляются  при регистрации после его  подписания.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ  печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается часть приказа (пункт, пункты) которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

    Выписка из  приказа может быть оформлена  на чистом листе бумаги формата  А5 в угловом варианте расположения  постоянных  реквизитов флаговым способом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарём и выдаётся ответственному исполнителю под расписку.

Образцы оформления приказов по основной деятельности, по личному составуи выписка из приказа приведены в приложении 1, 2 и 3.

 

4.2. Постановление

Постановление-правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норма и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) также принимают постановления.

Юридическими основаниями для  издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

-Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ), (для документов, издаваемых исполните6льными органами) ;

-наименование вышестоящего органа  или должностного лица, издающего  постановление;

-наименование вида документа;

-дата документа;

-регистрационный номер документа;

-место составления или издания  документа;

-заголовок к тексту;

-текст постановления;

-подпись руководителя органа, издающего  постановление, председателя и  секретаря комиссии.

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части: вводная часть текста, распорядительная часть текста и ключевое слово для постановления – ПОСТАНОВЛЯЕТ и так как постановление относится к распорядительным документам коллегиального органа, то его подписывают председатель и секретарь.

Постановления по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

1. Коллективное решение, резолюция. По постановлению общего собрания. Вынести постановление.

2. Распоряжение правительственного учреждения, административного органа (офиц.). «Совет Народных Комиссаров СССР издает постановления и распоряжения на основе и во исполнение действующих законов и проверяет исполнение. » Конституция СССР. Обязательное постановление.

Постановлением называется также заключительная часть протокола  заседания коллегиального органа.

Образец оформления постановления  приведён в приложении 4.

 

4.3. Решение

Решение-правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые  двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме  распорядительные документы, т. е. действующие  на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления совместного  распорядительного документа (приказа) приведен в приложении 5.

 

4.4. Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителем, руководителями структурных подразделений. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжение оформляется с  соблюдением требований к оформлению распорядительных документов.

Текст распоряжения также состоит  из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Образец оформления распоряжения приведен в приложении 6.

 

4.5.Указание

Указание-распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций представляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложения взыскания и т.д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бумаги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте^.