Распорядительные документы и их виды. Правовые основания, подготовки распорядительных документов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО; должности  лица, с которым согласован документ (в том числе наименование организации); личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Мурманского

областного суда

Личная подпись В.И.Кордонец

Дата

Согласование  документа оформляются визой  согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания, например:

Руководитель  юридического отдела

Личная  подпись А.А.Арбузов

Дата 

Федеральный орган исполнительной власти имеет  печать с изображением Государственного герба РФ, иные печати, указанные в положении о данном федеральном органе.

Оттиск печати с изображением Государственного герба  РФ ставится на документах, требующих  особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.5. Приказ и распоряжение

Приказами и  распоряжениями оформляются решения  нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль  за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба документационного обеспечения управления (далее – ДОУ).

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Они печатаются на стандартных бланках установленной  формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Анализируемые документы  имеют следующие реквизиты: Герб Российской Федерации; наименование федерального органа исполнительной власти; наименование вида документа – приказ; дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1межстрочный интервал, например:

Об утверждении  временной Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной  налоговой службы

Заголовок к  документам, оформленным на бланках  с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа  может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в  проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается в разрядку.

Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет  ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента РФ.

Подпись состоит  из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Совместные  приказы федеральных органов  исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа: наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа – приказ – располагается центровано; дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, рассмотрев тему «Распорядительные документы  и их виды» и проанализировав виды распорядительных документов их правовые основания, подготовки, можно сделать следующие выводы, что распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным  вопросам, по вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и  кредита, труда и заработной платы.

Во всех случаях, когда  действующими нормами не установлено  обязательное издание документа, выбор  письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы  носят административный характер.

Они обращены к нижестоящим  или подчиненным организациям; группам  или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановление, указание, приказ, решение, распоряжение.

Необходимо знать и  соблюдать при оформлении вышеуказанных документов реквизитов. Они играют важную роль при правлении их адресатам.

Реквизиты всех видов  документов выполняют две функции:

1. информационная, то есть сообщает, от кого исходят сведения, содержащиеся в документе;
2. удостоверительная, или защитная, то есть подтверждает подлинность информации и одновременно защищает ее от фальсификации.

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I. Нормативно – правовые  акты

1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.)//Российская газета от 25 декабря 1993г. №237
2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»//С3 РФ от 25 декабря 2000 г., № 52 (часть I), ст. 5021
3. Постановление Правительства РФ от 19 января 2005г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия Федеральных органов исполнительной власти»//СЗ РФ от 24 января 2005 г. № 4, ст. 305
4. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»//СЗ РФ от 18 августа 1997 г. № 33 ст. 3895
5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 6 марта 2006 г. № 10
6. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст)//Госстандарт России. ИПК Издательство стандартов, 2003.
7. Общероссийский классификатор управленческой документации О К 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299)//Госстандарт РФ «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93»: М.: Издательство стандартов, 1994.
8. Приказ Минюста РФ от 14 июля 1999 г. № 217 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»//Бюллетень Министерства Юстиции Российской Федерации, № 10, 1999,

II. Литература

9. Корнеева И.К. Делопроизводство -М. :ТК Велби, Проспект, 2005.- 456 с.
10. Кокотов А.Н., Саломаткин А.С. Муниципальное право России. Юристъ, 2005. -478 с.
11. Кузнецов И.Н. Делопроизводство -М.: Дашков и К. 2006. - 520 с.
12. Мурнина И. Новый госстандарт обязателен для кадровой документации/Кадровое дел. 2003.- № 6,7.-С.8-12. и С. 9-15
13. Шобухин В. Юридическое образование работников прокуратуры//3аконность.-2006.- № 6.-С.8-10

¹  Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»//СЗ РФ от 18 августа 1997г. № 33 ст. 3895

²  Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия Федеральных органов исполнительной власти»//СЗ РФ от 24 января 2005 г. № 4, ст. 305

³ Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 6 марта 2006 г. № 10

⁴ Кокотов А.Н., Саломаткин АС. Муниципальное право России. Юристъ, 2005. – С. 148

⁵  Шобухин В. Юридическое образование работников прокуратуры//Законность. № б. 2006.– С.8

⁶  Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»//С3 РФ от 25 декабря 2000 г., № 52 (часть I), ст. 5021

⁷ Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299)//Госстандарт РФ «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93»: М: Издательство стандартов, 1994.