Раціоналізація документообігу на підприємстві

26. Раціоналізація документообігу на підприємстві

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання

 

Проблема надмірного документообігу

Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи (далі - підприємство), зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.

Документообіг — це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»).

Час проходження документа через усю технологічну схему покладено в основу оперативності переміщення й виконання документів, водночас він є показником відповідності технологій обробки документів, застосованих на підприємстві, сучасним вимогам. Характеристикою документообігу є його обсяг – кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Наразі документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис, іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.

Серед основних причин виникнення «паперового буму» зокрема такі:

- недостатньо сформована  законодавча база;

- нестабільність економічної  ситуації;

- заміна реальної діяльності  «паперовою творчості», залучення до «паперової» бюрократичної діяльності більшої кількості працівників.

Документи часом створюють як данину традиції, аби убезпечити себе від випадковостей. На деяких підприємствах поширена дублетність документів, як наслідок дублювання функцій організацій, структур них підрозділів. Часто значний потік невиправданих документів спричинений виданням неякісних документів, особливо нормативних актів, які породжують потік запитів і додаткових роз'яснень. На зростання обсягу документообігу також впливає несвоєчасне і неякісне виконання доручень, договірних зобов'язань, що призводить до появи значної кількості додаткових документів — нагадувань, претензій, скарг тощо. Уникнути цих явищ можна шляхом організації ефективної системи контролю виконання документів і доручень, підвищення виконавчої дисципліни.

 

Шляхи раціоналізації документообігу

Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них від повідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управлінським «галасом з нічого». Але перш ніж вдатися до» методів боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, першочергово радимо визначити, чи потрібні ці документи організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу комп'ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаю чи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів.

Дієвим методом скорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самих документів як носіїв інформації. Тут у пригоді стане методика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу CO1 AS 5, 7,2007;.

Зменшення розміру тексту документа — один з кро ків до скорочення документообігу. Доцільно прагну ти до створення стислих текстів за рахунок зменшення традиційних преамбул, виключення зі службового листування невмотивованих слів-звернень та вдячності то що. Для раціонального розміщення інформації на па пері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих форм тощо.

 

Щоб уникнути невмотивованого документоутворення, слід замість нього по можливості застосовувати інформаційний обмін у мережі on-line, телефонні комунікації.

Серед основних ознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:*

  - прямоточність (без зворотного повернення) і як найкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;*

- мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (приміром, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження  - на одному підприємстві обходяться 1-2 підписами, на іншому необхідно 5-6);*

- одночасність роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операцій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);*

- одноразовість операцій  з оброблення документів, уникнення  паралелізм і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);*

- налагоджена інформаційно-пошукова система відомостей щодо руху і виконання документа.

 

Раціоналізація документопотоку

 

Безумовно, окрім документа, об'єктом раціоналізації є також документаційний технологічний процес та основ ний учасник документообігу — документопотік.

Організація роботи щодо удосконалення документообігу підприємств невіддільна від аналізу сформованих документопотоків. Під документопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільове призначення в процесі документообігу. Так. у документообігу будь-якого підприємства структурують такі документопотоки:*

- вхідні (надійшли ззовні, від інших підприємств);*

- вихідні (створені підприємством  та надсилають ся до інших  суб'єктів господарювання);*

- внутрішні, або локальні (створені підприємством, але залишаються  у внутрішньому обігу).

Під час реєстрації документів виокремлюють документи, які підлягають передаванню конкретним виконавцям, та документи, які передаються на розгляд керівника задля визначення кількості виконавців, строків та характеру виконання тощо.

Порядок руху документів. їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань, внутрішньої структури і розподілу посадових обов'язків працівників. Утім, це аж ніяк не означає, що організація документопотоку немає ніяких регулятивних важелів.

Аналіз документопотоків - шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простім та наочним методом аналізу документопотоків є графічний; будуються графіки документообігу від місця створення документа до місця використання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз документопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом організаційної структури підприємства, що дає змогу одночасно зробити висновки щодо ефективності останньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV-до 10 тис. документів на рік, III - 10-25 тис. документів на рік, II — 25-100 тис. документів на рік, І — понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізованої, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу (схеми 1-3).

 

Схема 1. Документообіг підприємства без поділу на структурні підрозділи

Основні параметри документопотоку:*

- зміст потоку;*

- структура потоку;*

- спрямування потоку та  його обсяг.

Зміст документопотоку — це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функціонального призначення документів (організація систем управління, організація процесів управління, обліку кадрів, управління кадрами тощо). Режим документопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, планування, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутрішніми ритмами роботи підприємства. Напрям документопотоку характеризується змістом конкретної технологічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документообігу — фізичною кількістю документів — оригіналів та їх копій, створюваних упродовж року.

Зовнішні потоки документів під час надходження концентруються в канцелярії, згодом розосереджуються у виконавців. Внутрішня розпорядча, фінансово-облікова, звітно-статистична документація, зливаючись з іншою спеціальною документацією підприємства, утворює потік вихідних документів певного суб'єкта управління.

Режим руху документів характеризують обсяг документообігу, пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів (наприклад, пластикових карток, брошур, друкованих сторінок, копій), нормативне завантаження працівників, які опрацьовують цю інформацію. Виокремлення в загальному документопотоці систематичної (постійної) та не систематичної (змінної) документації є базовим для уніфікації технологічних процесів організації роботи з постійною інформацією. Документи рухаються в організаціях за суворо визначеними напрямами, і їх рух, У разі належного чіткого розмежування меж цього потоку й усталеного порядку їх доведення до виконавців, може відбуватися без участі керівництва. Наявність у документообігу змінної інформації визначає специфіку адресності руху документів і режимів обробки. Саме з цією метою частина вхідних документів спрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, яка фіксує виконавців, порядок та строки виконання.

 

Як розвантажити керівника

 

Керівник підприємства, документообіг якого становить 20-30 тис. документів на рік (йдеться про підприємство III категорії, а отже — не найбільше) підписує щорічно не менше 20 тис. тільки організаційно-розпорядчих документів, не враховуючи договорів, звітно-статистичної, обліково-фінансової документації, різних проектів, графіків і т. д. Неодмінний під час підписання побіжний перегляд документа та власне підписання документа займає близько 0,5 хв. Таким чином, 20-25 днів на рік керівники зайняті виключно підписанням документа. Таку організацію документопотоків у сучасних умовах навряд чи можна назвати ефективною.

Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкування: розвиток між керівниками підприємств ділових стосунків, що базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування; розвиток бездокументних засобів обміну інформацією (телефон, спілкування в режимі on-line).

Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, що перебувають на розгляді керівника, є достатньо повне делегування повноважень, середніх — і права підпису певної категорії документів. Зазвичай делегування повноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість у тому, що вони правильно виконують делеговані їм функції

Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, визначенні ступеня та періодичності і розширенні на їх ос нові складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повно важень розгляду та підписання документів. Таке делегування не обмежене законодавством і перебуває в компетенції керівника. Постійний документопотік можна вважати упорядкованим, якщо в систем управління визначено склад і обсяг документів, що перебувають в цьому документопотоці, склад інформації, вміщеної в них, встановлені раціональні схеми руху документів.