Правила оформления документов. Речевой этикет в документе

«Церемониал»  рекомендуется соблюдать и в  практике подписания деловых бумаг. Он заключается в необходимости  соблюдения должностного уровня при  подписании документов. В частности, ответ на письмо, подписанное директором, должен быть подписан также директором, а не его заместителем. Но ответ  на письмо, подписанное заместителем директора, может быть подписан директором.

Неприятное  впечатление от документа оставляет  неаккуратность его оформления. Следует  внимательно вычитывать документ, чтобы  устранить возможные ошибки и  описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных  документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением  иностранных слов и т.д. Нужно  помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается  печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два  интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через  один интервал. При этом составные  части наименования адресата, грифа  утверждения, отметки о наличии  приложения, грифа согласования следует  отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается  несколькими лицами и их подписи  располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.

При написании  даты в документе, которым будут  пользоваться иностранные партнёры, необходимо помнить, что в США  сначала пишется месяц, потом  число - 10/7/06 соответствует 7 октября 2006 года, поэтому дату в таких документах следует писать словесно-цифровым способом.

Если  в тексте используются цифры, то следует  знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа выглядит так; 159 тыс. Однозначное число пишется  словом, а не цифрой. Если однозначное  число сопровождается единицей измерения, оно пишется словом; на одно изделие  требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, её следует писать словами.

Если  документ должен быть утверждён, то гриф утверждения располагается в  верхнем правом углу листа и состоит  из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты.

Гриф  согласования ставится ниже реквизита  «подпись» или на отдельном листе  согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается  документ, включая наименование организации, личной подписи, её расшифровки и  даты, например:

Копии документов заверяют проставлением надписи  «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность  сотрудника, заверившего копию, допускается  не указывать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Официально-деловой  стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых обслуживание сферы официально деловых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются по своему содержанию, а соответственно и по своей форме; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Деловой этикет – Д. Жаклин. Ростов-на-Дону, 1997г.
2. Основы речевой коммуникации – под. ред. проф. О.Я. Гойхмана. М, 1997г.
3. Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса – А.В. Пшенко. М, 2002г.
4. Искусство управлять общением – В.И. Курбатов. Ростов-на-Дону, 1997г.
5. Методические указания по выполнению контрольных, курсовых, и выпускных квалификационных работ для студентов ИСК – под. общ. ред.

Г. В. Мерзляковой. Ижевск, 2010г.