Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя

Содержание

1 Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя 3

2 Функции служб документального обеспечения управления 5

3 Схемы работы с исходящим документом. Используемые реквизиты 8

Список литературы 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.

Восемьдесят процентов рабочего времени руководителя проходит в  контактах с людьми. Для того чтобы  заслужить высокий деловой авторитет  и обеспечить расположение к себе со стороны исполнителей, выше- и  нижестоящих руководителей, а также  партнеров по бизнесу, руководитель должен обладать коммуникативной привлекательностью. В ее основе лежит умение руководить собой и следовать законам  поведенческой стратегии. Необходимым условием коммуникативной привлекательности является следование нормам деловой этики.

Этика — это совокупность принципов человеческого поведения. Применительно к бизнесу деловая  этика — это совокупность принципов  поведения людей, занятых в сфере  предпринимательской деятельности. Одним из важнейших принципов  деловой этики является честность  и порядочность, стремление заключить  с партнером взаимовыгодные соглашения. Деловая этика базируется и на такой общечеловеческой ценности, как  свобода. Это означает, что менеджер, признавая свободу своего конкурента, не должен вмешиваться в его дела и ущемлять даже в мелочах его  интересы [4, с 23].

Деловая этика в широком смысле — это совокупность этических принципов и норм, которыми должна руководствоваться деятельность организаций и их членов в сфере управления и предпринимательства. Она охватывает, включает явления различных порядков; этическую оценку как внутренней, так и внешней политики организации в целом; моральные принципы членов организации, т.е. Профессиональную мораль; моральный климат в организации; образцы морального поведения; нормы делового этикета — ритуализированные внешние нормы поведения.

 

 

Правила взаимоотношений  с подчиненными.

Этические принципы деловых  взаимоотношений:

-честность (стремление заключить с партнером взаимовыгодные соглашения);

-свобода (Это означает, что менеджер, признавая свободу своего конкурента, не должен вмешиваться в его дела и ущемлять даже в мелочах его интересы);

-терпимость (рождает взаимное доверие и помогает гасить конфликтные ситуации);

-тактичность (предполагает ориентацию на гуманность и благородство);

-авторитет (играет важную роль в формировании положительного служебного имиджа руководителя).

Правила взаимоотношений:

-хвалить при всех;

-критиковать наедине;

-не передавать не проверенную  информацию;

-не переходить на личности.

Правила ведения переговоров:

-техника активного слушания;

-поощрение критики партнера;

-наличие нескольких вариантов  решений;

-выдвижение требований после  аргументов;

-все требования выдвигать в  вопросительной форме.

Основные приемы ведения  переговоров:

-уход или уклонение от борьбы;

-затягивание (для получения  дополнительной информации);

-пакетирование (выдвижение пакета  требований);

-коммерческий демпинг (завышение условий на 50%, снижение на 10- 15%);

-расстановка ложных акцентов [3, с 47].

2. Функции служб документального обеспечения управления.

Делопроизводство – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче  в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как  «документационное обеспечение  управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение  управления выполняет специальная  служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может  быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Документационное обеспечение  управленческой деятельности организации  – важнейшая обслуживающая функция  управления, от рациональной организации  которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность  работы организации в целом.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает  непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с  документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании  работы с документами. [6, с 76]

Таким образом, служба ДОУ  решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования  управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций: 

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении  решаются выполнением следующих  функций: 

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

- обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования  форм и методов работы с  документами включают в себя  выполнение следующих функций: 

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. [3, с 43]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Схема работы с исходящим документом. Используемые реквизиты

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Этапы обработки исходящих  документов.

 1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ  передается на подпись руководителю  предприятия.

3. После подписания руководителем  документ регистрируется секретарем  или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ  отправляется адресату. Отправка  должна быть произведена в  день поступления документа в  канцелярию. [5, с 37]

Рис.1 Схема работы с исходящим документом

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы  могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1)  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий);

2) эмблема организации (если она - не государственная) – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке;

3) код предприятия по  ОКПО (для внутриреспубликанской  переписки), если он есть - проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организации (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код предприятия – это код автора документа, он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов;

4) код документа по  ОКУД (если есть)- Общероссийский классификатор управленческой документации;

5) наименование организации  (полное и сокращенное) – пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах;

6) справочные данные об  организации – включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКОГУ, код ОКУД, номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты;

7) дата- датой документа является: для приказов, писем, факсов, справок – дата подписания документа; для планов, отчетов, правил, инструкций – дата их утверждения; для протоколов, актов – дата принятия решения;

8) регистрационный номер  документа- это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

9) ссылка на индекс  и дату входящего документа;

10) адресат – содержит точную и полную информацию, необходимую для доставки документа. Этот реквизит состоит из: - наименование организации и ее структурного подразделения – в именительном падеже; должности, фамилии и инициалов должностного лица. Кому направляется документ – в дательном падеже; почтового адреса;

11) заголовок к тексту – представляет собой краткое изложение содержания текста документа;

12)текст;

13) подпись- содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

14) фамилия (или фамилия,  имя, отчество) и телефон исполнителя;

15) идентификатор электронной копии документа;

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов [3, с 29].

                               Рис.2  Шаблон гарантийного письма

                                      

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. №65-ст.).

2. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. «Организация делопроизводства и персональный менеджмент» : учебное пособие. – 2-е изд. – М.:Вузовский учебник, 2004.-272с.

3. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие. – М.: ЭКСМО, 2006

4. Васильева И. Н. Текст лекций по дисциплине: учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2007

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. –  М.: Бератор, 2003

6. Пшенко А.В. Документационное  обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия  «Профессиональное образование).