Появление архивов в Древнерусском государстве

Таким образом, в постановке приказного делопроизводства наблюдается  уже довольно сложная структура, по которой и стали классифицироваться документы, Сложность структуры приказов положила начало и обособлению некоторых категорий документов от текущего делопроизводства, и возникновению в приказах архивов, как собрание документов, отделенных от столов и повытий.

^

1.2.3. Архивы приказов  и постановка в них архивного  дела

Хотя разные столы  и повытья ведали разными делами, но в делопроизводственной работе всех их происходило, повседневное обращение  к таким документам, которые имели  директивный, руководящий, либо справочный характер и были одинаково необходимыми всем без исключения столам и повытьям. Естественно, что такие документы от постоянного "хождения по рукам" изнашивались и грозили через некоторый промежуток времени сделаться вовсе непригодными к употреблению. Во избежание этого стали издаваться указы, требовавшие составления с таких документов списков, т.е. копий. Списки изготовлялись в количестве экземпляров, соответствовавшем числу столов или повытий в данном приказе, и распределялись по ним для постоянного пользования, оригиналы же стали храниться отдельно, под названием: "подлинники", "подлинные книги". Сама практика делопроизводства заставляла подьячих выделять старые документы и также сдавать их на обособленное хранение. Такой процесс обособления от канцелярий некоторых категорий дел требовал и выделения для их хранения отдельных помещений.

Первоначально приказы  помещались в тесных неприспособленных  избах, отчего и произошли такие  более ранние названия приказов, как  Посольская изба, Поместная изба и т.д. Но после московского пожара 1626 г. для приказов было построено в Кремле каменное здание в два этажа, расположенное "покоем", т.е. корпусом, имевшим форму буквы П. Одна параллельная линия этого корпуса шла вдоль Кремлевской стены, возле которой протекала Москва-река, а другая выходила на Кремлевскую площадь. Двухэтажный состав здания позволял распределять его помещения таким образом, чтобы присутствия (палаты заседаний) и канцелярии поместить в верхнем этаже, а архивы - в нижнем. Однако в действительности строгой выдержанности в этом отношении не было, и каждый приказ устраивался по-своему. Так, например, дела Посольского приказа находились в отдельной палате нижнего этажа - "казенке". Казенки были оборудованы железными или обшитыми жестью деревянными дверями, снабженными в обоих случаях железными засовами и запорами. Окна казенок были защищены железными решетками с такими же затворами. Дела Разрядного приказа находились вместе с присутствием и канцелярией в одном верхнем этаже, наоборот, приказ Казанского дворца занимал две палаты в нижнем этаже. Столы Поместного приказа, а с ними и дела были размещены частью в верхнем, частью в нижнем этаже, в помещении каждого стола рядом с канцелярией позади нее находилась казенка, служившая для хранения старых дел. Лишь при Петре I дела всех столов Поместного приказа были сосредоточены в одном нижнем этаже.

Способы, хранения архивных материалов остаются в приказах те же, что практиковались в "царском  архиве" XVI в. По-прежнему документы  размещаются по ящикам, сундукам, коробьям и т.д., но вместилища подвергнуты более строгой охране и, кроме того, ориентирующие признаки вместилищ больше разработаны. Вместилища документов требовалось держать за замками и печатями. Признаки вместилищ были более дифференцированы. Одни определялись по внешнему виду, материалу устройству и состоянию. Чаще стал применять к вместилищам признаки происхождения, называя и по фамилиям дьяков и подьячих. Дело в том, что последние держали у себя текущие дела и документы не только в столах, в сундуках, ящиках, ларцах и т.п. После смерти или оставления службы документы поступали в казенки вместе со своим вместилищами, которые и получали названия вроде следующих "ящик подьячего Михаила Мамотина". Иные вместилища определялись по роду и содержанию документов: "сундук Киевского повытья". Иногда признаки внутренний и внешний соединялись вместе, например: "литовской ящик бархатной".

К прежним вместилищам  изредка присоединяются новые, именно, шкафы как передвижные, так и  вделанные в стены, и "полати". Шкафами оборудовались и канцелярии, и казенки, "полатями" же специально казенки, в которых для этого были устроены особые лестницы. Наиболее редким оборудованием были полки в современном смысле стеллажей.

^

Правила охраны документов устанавливаются и в порядке законодательства, и по линии отдельных специальных указов.

Сначала только дьяки ведали хранением  дел. К концу XVII в. появляются специальные  указы о порядке хранения и  охраны документов, допускающие к  этому ответственному делу и подьячих (кроме "молодых"), но на особых условиях. Указом 1697 г. к хранению документов были допущены, наконец, и "молодые" подьячие.

По сравнению с разработанностью правил хранения и охраны документов дело с их описанием по темпам и  регулярности отставало. Даже к концу XVII в. почти в половине всего количества приказов дело упорядочения и описания документов еще не было налажено, и московское правительство вынуждено было в 1680 г. разослать в эти приказы указ, требовавший под угрозой опалы "дела описать и счесть, а описные книги и счетные списки объявить себе, великому государю". Сама же инвентаризация производилась, конечно, и до указа и в некоторых отношениях достигла, по сравнению с описями XVI в., усовершенствования. Глухие заголовки сменяются раскрытием содержания документов, увлекавшим подьячих не только на путь подробного их пересказа, но даже на путь собственной оценки описываемых документов.

Наряду с описями уже зарождаются  в некоторых приказных архивах  и другие элементы справочно-ориентирующего аппарата, именные указатели к описям и главы" - оглавления материалов. К указателям необходимо отнести "азбуки" и "азбуки по алфавиту". В целях облегчения справочной работы подьячие стремились снабдить описи ориентирующими знаками на полях.

Так как справки приходилось наводить, главным образом, о лицах, то на полях рядом с каждой описательной статьей, в которой упоминалась чья-либо фамилия, ставились инициалы этого лица. Постепенно поля описи исписывались инициалами, идущими друг за другом в беспорядке. Такие описи получили название "азбук". Затем из описи фамилии переписывались в алфавитном порядке инициалов в отдельную книгу, и, таким образом, получался указатель личных имен - "азбука по алфавиту". В указателе при каждой фамилии ставилось указание на номер и год того дела или книги, в которых нужно искать сведения о данной личности. Наиболее распространенными алфавитами были на первых порах самые простые указатели - личных имен. Но потом стали составляться и географические указатели.

Кроме указателей, к средствам справочно-ориентирующего аппарата московских приказных архивов необходимо отнести еще так называемые "главы". "Главы" соответствовали в архивном деле - внутренним описям. Они представляли собою не самостоятельные описи целого архива или какого-либо его отдела, а перечни комплексов документов, соединенных по своей однородности в сборники или в дела. "Главы" отличались от описей своей краткостью, преследуя чисто справочную задачу.

Развивалось в приказных архивах  и применение нумерации архивных материалов. Если в XVI в. в описи "царского архива" наблюдается лишь нумерация вместилищ (ящиков, сундуков и др.), то в приказных архивах, хотя и не во всех, практиковалась уже, кроме нумерации вместилищ, нумерация и самых единиц хранения. Номер цифрой проставлялся на заглавном месте сборника, книги, тетради на средине правого края листа и затем повторялся в правом верхнем углу первого листа самого текста. Столбцы снабжались номерами на обертках, которых они хранились, и на обороте первого сстава столбца. Проставленные на делах, сборниках и столбцах номера заносились затем в описи. Кроме всего этого, на единицах хранения уже делались топографические отметки: отмечались вместилища, в которых они хранились, а вместилища снабжались ярлыками с указанием, "какие столпы и дела и книги положены, чтобы скорее и удобнее сыскать".

Таким образом, было организовано архивное дело в приказах. Оно показывает, что дьяки и подьячие умели  ориентироваться в массе архивного  материала и одну из главных своих  задач видели в его хранении и  охране и в наведении справок. Что представляли собою архивные материалы приказов в совокупности, это приказных не интересовало. Описание материалов велось не систематически, а в связи с различными обстоятельствами: после пожаров, после обнаружения порчи материалов погибала огромная масса документов. Основная причина этого была в том, что архивы еще не стали самостоятельными органами и, находясь при многочисленных приказах, не были объединены никаким руководящим специально-архивным органом.

Заключение. Таким образом, в этот период сильно возрос объем документации. Вследствие развития книгопечатания письменные материалы отделились в XVI в. Центральные и местные учреждения имели собственные хранилища письменных источников. Были выработаны определенные правила хранения дел, составления справочников и выдачи дел для использования. Однако хранилища документов еще не стали структурными частями учреждений. Письменные источники, в том числе потерявшие практическое значение, как правило, отлагались в канцелярии вместе с текущим делопроизводством.

^ Классификация документов – группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации документов необходимо установить классификационные единицы, т.е. отдельные документы или их группы, которые при классификации объединяются по общим признакам или разделяются в силу различия признаков.  
 
Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного фонда РФ является архивный фонд. 
 
^ Архивный фонд - учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности. 
 
^ Архивный фонд организации – это фонд, состоящий их принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия.  
 
Архивный фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. 
 
^ Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей. 
 
Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.  
 
В основе первых двух комплексов лежит признак происхождения (эти фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой третьего и четвертого комплексов является признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Объединенный архивный фонд создается в государственном или ведомственном архивах, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фонды школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города. 
 
Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города и т.д.), принадлежности к одной отрасли народного хозяйства. 
 
Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, нотных рукописей и т.д.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. 
 
В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом – совокупностью документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений – свыше пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения. Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее – ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив. 
 
Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. после ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки). 
 
Фондообразователь – организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд. 
 
Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часть употребляется термин "дело"). Единица хранения – наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение.  
 
Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления. В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т.п. Для них употребляется термин "единица хранения".  
 
Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. ^ В настоящее время классификация документов АФ России осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива; в пределах архивного фонда. Установлены признаки классификации документов государственного архивного фонда. Это принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; а также способ и техника закрепления информации. 
 
Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к общероссийским, республиканским и местным комплексам. Наиболее сложно осуществимым в практике является классификационный признак – принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам. В связи с довольно частыми административно-территориальными изменениями в годы советской власти место хранения некоторых фондов меняется, фонд попадает из одного госархива в другой.  
 
Значение документов фонда определяется Росархивом. В зависимости от этого определяется их место хранения.  
 
Отраслевой признак применяется при определении профиля некоторых общесоюзных и республиканских архивов. По признаку способа и техники воспроизведения документов был организован ряд специализированных архивов: Центральный государственный архив кинофотодокументов. 
 
Таким образом, классификационные признаки легли в основу построения сети государственных архивов. Следует отметить, что главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться в сочетании.  
 
Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Если документ поступает в другое учреждение, он получает новый классификационный индекс, подшивается в соответствующее дело и в совокупности с другими документами составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального фонда, которая в соответствии с основными признаками классификации подлежит передаче в определенный государственный архив.  
 
В соответствии с классификацией документов создана и закреплена Правительством России сеть государственных архивов и центров хранения документации (космическая документация).

^ Архивы периода феодальной раздробленности. В этот период, так же, как и в предыдущий, письменные ценности еще не были обособлены ни от текущего канцелярского делопроизводства, ни от книжных собраний, ни от материальных ценностей и сокровищ. Все они по-прежнему хранились в скотнице, в казне.  
 
В каждом княжестве имелись свои княжеские скотницы, в которых отлагались многочисленные “крестные” или “крестоцеловальные” грамоты, фиксировавшие договоры княжеств между собой, приглашения князей на княжение, и другие документы. Документы феодальных княжеств нередко в междоусобицах переходили из рук в руки. Например, в 1169 году ростово-суздальские князья, а тридцать четыре года спустя - черниговские, взяв Киев, захватили также книги и документы; в 1175-1176 годах книги и документы Владимира-на-Клязьме тоже стали трофеем. Весьма распространенной была практика уничтожения нежелательных документов: согласно логике того времени, уничтожение договорного документа освобождало от выполнения его обязательств. Кроме того, существовала практика уничтожения документов, юрисдикция которых аннулировалась. Она была распространена довольно широко, в том числе в одном из самых хорошо организованных по тем временам “архиве” - в “Ларе Св. Троицы”. 
 
Возникают и многочисленные церковные и монастырские “архивы”. Компетенция церкви была весьма обширной: кроме собственно церковных дел, ее ведому подлежал и ряд гражданских и уголовных дел. Обычными исполнителями письменного делопроизводства церкви были низшие церковнослужители - дьяки. Из них и формируются кадры делопроизводителей и хранителей документов, на которых стали возлагаться канцелярские обязанности и в светских делах. С XIV века термин “дьяк” стал и синонимом должности лица, ведущего письменное делопроизводство. 
 
В этот период свои “архивы” складываются в Новгородской и Псковской феодальных республиках, прежде всего как результаты деятельности вечевых собраний. Но документы откладывались не только в них. Новгородские купцы вели свои торговые дела компаниями, у каждой компании был свой святой покровитель - свой патрон, в честь которого строились церкви. Вокруг этих храмов сосредоточивалась деловая жизнь компании. Например, одними из наиболее значительных купеческих компаний в Новгороде были Ивановская компания с церковью Св. Ивана на Опоках и Пятницкая компания с церковью Св. Параскевы Пятницы. Кроме того, документы отлагались и в гостиных дворах - немецком, тверском, псковском, полоцком, смоленском и других. 
 
В Псковской феодальной республике в Троицком соборе находился особый “ларь” с документами, ставший своеобразным “государственным архивом” Пскова. Около Троицкого собора во Пскове происходили вечевые собрания, поэтому вечевая канцелярия и хранилище вечевых постановлений, решения местных соборов духовенства, и некоторые другие документы хранились в сенях Троицкого собора. В этот прообраз архива - “Ларь Св. Троицы”, - горожане стали сдавать и частноправовые документы (в копиях и в подлинниках) - духовные грамоты (завещания), платежные расписки, заемные записи, судебные решения и другие. Хранение в “Ларе Св. Троицы” любого государственного или частного документа придавало ему силу и значение бесспорного акта. “Ларем” заведовал “ларник” - не только хранитель документов, но и чиновник, скреплявший акты городской печатью (надо заметить, ларники нередко злоупотребляли служебным положением, нередко совершали подлоги). Вероятно, в “Ларе” существовал уже какой-то перечень документов, позволявший ориентироваться в нем.  
 
Единичные следы наличия учета наблюдались тогда и в других хранилищах письменных документов. В Ипатьевской летописи под 1288 годом помещена перечневая роспись коллекции книг, пожертвованных владимиро-волынским князем Владимиром Васильковичем в разные церкви и монастыри Волыни и Черниговской земли. Дошел до нас и перечень рукописей Слуцкого Троицкого монастыря, составленный в 1494 году. Наиболее ранняя из дошедших до нас описей Кирилло-Белозерского монастыря составлена в последнюю четверть XV века. Она состоит из двух отделов: краткой инвентарной описи, и распространенного описания отдельных рукописей. В последнем кратко характеризовался каждый документ сборников - указывалось его заголовок, начальная фраза документа, порядковый номер, число листов в документе, и другие сведения. На основании вышеуказанных примеров можно сделать заключение, что к тому времени уже был накоплен некоторый опыт описания собраний письменных ценностей, прежде всего в монастырских хранилищах.