Понятие регистрации документов. Формы регистрации. Контроль за исполнением документов

 

Содержание

 

1. Понятие регистрации документов. Формы регистрации. Контроль за исполнением документов……………………………………………………….3

2. Правила оформления реквизитов документа. Подпись. Печать……..5
3. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания……………………...8

 

Список используемых источников ………………………………………9

 

 

1. Понятие регистрации документов. Формы регистрации. Контроль за исполнением документов.

 

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом  регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы  регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы  – в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации  документов используются следующие  основные справочные материалы:

• перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;
• перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;
• номенклатура дел.

 

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации  документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации: с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная.

 В небольших  организациях (учреждениях) применяют  разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации  всех категорий входящих, исходящих  и внутренних документов более удобная форма карточная регистрации. Форма карточки – регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определено в организации (учреждении) и утверждено в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество  экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

На верхнем  поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку  целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует  максимальному числу дней в месяц – в каждой ячейке хранятся карточки, срок исполнения которых заканчивается в этот день; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают кар-точки на неисполненные в срок документы.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации  документов является использование  персонального компьютера, который  в заданном режиме устанавливает  промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

 

Контроль  исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения).

В структурных  подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология  контроля состоит из постановки документа  на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно – правовым актом, организационно – распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный  срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» или штампом «КОНТРОЛЬ».

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о  ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

2. Правила оформления реквизитов документа. Подпись. Печать.

 

Каждый документ состоит  из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет «формуляр» этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

СТБ 6.38–2004 определяет 32 реквизита  организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему  организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный герб  Республики Беларусь;

02 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

03 – код организации:  код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;

04 – код формы  документа по ОКУД;

05 – наименование  вышестоящей организации;

06 – наименование  организации;

07 – наименование  структурного подразделения;

08 – почтовый  адрес отправителя;

09 – коммуникационные и коммерческие данные;

10 – название  вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный  индекс документа;

13 – ссылка  на регистрационный индекс и  дату входящего документа;

14 – место  составления или издания;

15 – гриф  ограничения доступа;

16 – адресат;

17 – гриф  утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок  к тексту;

20 – отметка  о контроле;

21 – текст;

22 – отметка  о наличии приложения;

23 –подпись;

24 – гриф  приложения;

25 – гриф  согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – отметка  об исполнителе;

29 – отметка  о заверении копии;

30 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

31 – отметка  о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов);

32 – отметка  о переносе данных на машинный  носитель.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Документ можно  условно разделить на три части:

1. заголовочная часть документа – содержит реквизиты 1–20;

2. содержательная часть документа – содержит реквизиты 21, 22;

3. оформляющая часть документа – содержит реквизиты 23 – 32.

 

«Подпись» реквизит документа, представляющий собой наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия без пробела между ними).

Наименование  должности в данном реквизите  может быть 3 видов: полное, если документ оформлен не на бланке документа (директор Института государственного управления Академии управления при Президенте Республики Беларусь), видовое (директор института) или сокращенное (директор) – на документе, оформленном на бланке.

Например:

 

Исполнительный  директор

ОАО «Партнер»                            подпись Н.А.Никитенко

 

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (с межстрочным 1,5-2 интервалом) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор                   подпись        М.А.Лисицин

 

Главный бухгалтер                         подпись       Н.И.Козлова

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают  на одном уровне по горизонтали.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель  комиссии                  подпись         Н.В.Дементьев

Члены комиссии                              подпись         К.М.Аршинова

                                                         подпись          С.П.Хитрунов

                                                         подпись          В.А.Малов

 

Документ может  быть подписан исполняющим обязанности  должностного лица с обязательным условием указания фактической должности и расшифровки подписи лица, исполняющего обязанности. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

 

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и его личную подпись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ПРИКАЗ О НАЛОЖЕНИИ ДИСЦИПЛИНАРНОГО ВЗЫСКАНИЯ

 

ПРИКАЗ

О НАЛОЖЕНИИ  ДИСЦИПЛИНАРНОГО ВЗЫСКАНИЯ