Понятие о документе

Стандартизация связана  с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение является областью стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы, типы двигателей, безопасность и экологичность машин и т.д.

Стандартизация осуществляется на разных уровнях. Уровень стандартизации различается в зависимости от того, участники какого географического, экономического, политического региона мира принимают стандарт. Так, если участие в стандартизации открыто для соответствующих органов любой страны, то это международная стандартизация.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Международный опыт в области стандартизации.

Международная организация  по стандартизации создана в 1946 г. Двадцатью  пятью национальными организациями  по стандартизации. Фактически ее работа началась в 1947г. Дважды представитель  Госстандарта избирался председателем  организации ИСО.

Сфера деятельности ИСО касается стандартизации во всех областях, кроме  электротехники и электроники, относящихся к компетенции Международной электротехнической комиссии (МЭК). Некоторые виды работ выполняются совместными усилиями этим организаций.

ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы ИСО уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке ИСО учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.

На сегодняшний день в  состав ИСО входят 120 стран своими национальными организациями по стандартизации. Россию представляет Госстандарт РФ.

Непосредственно работу по созданию международных стандартов ведут технические комитеты (ТК), подкомитеты (ПК) и рабочие группы (РГ) по конкретным направлениям деятельности.

Официальные языки ИСО  – английский, французский и русский. На русский язык переведено около 70% всего массива международных  стандартов ИСО.

В российской системе стандартизации нашли примерно около половины международных стандартов ИСО. По своему содержанию стандарты ИСО отличаются тем, что лишь около 20% из них включают требования к конкретной продукции, основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытания продукции, а также других общих и методических вопросов. Использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования устанавливаются в договорных отношениях.

 

2.3 Развитие отечественной  стандартизации

Национальным органом  по стандартизации в России является Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России). Госстандарт выполняет следующие функции:

1. Координирует деятельность государственных органов управления, касающихся вопросов стандартизации, сертификации, метрологии;
2. Взаимодействует с органами власти республик в составе РФ и других субъектов Федерации в области стандартизации, сертификации, метрологии;
3. Направляет деятельность технических комитетов и субъектов хозяйственной деятельности по разработке, применению стандартов, другим проблемам сообразно своей компетенции;
4. Подготавливает проекты законов и других правовых актов в пределах своей компетенции;
5. Устанавливает порядок и правила проведения работ по стандартизации, метрологии, сертификации;
6. Принимает большую часть государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации;
7. Осуществляет государственную регистрацию норм, документов, а также стандартных образцов веществ и материалов;
8. Руководит деятельностью по аккредитации испытательных лабораторий и органов по сертификации;
9. Осуществляет государственный надзор за соблюдением обязательных требований стандартов, правил метрологии и обязательной сертификации;
10. Представляет Россию в международных организациях, занимающихся вопросами стандартизации, сертификации, метрологии и в межгосударственном совете СНГ;
11. Сотрудничает с соответствующими национальными органами зарубежных стран;
12. Руководит работой научно-исследовательских институтов и территориальных органов, выполняющих функции Госстандарта в регионах;
13. Осуществляет контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов, правил обязательной сертификации;
14. Участвует в работах по международной, региональной и межгосударственной (в рамках СНГ) стандартизации;
15. Устанавливает правила применения в России международных, региональных и межгосударственных стандартов, норм и рекомендаций;
16. При разработке ГОСТов определяет организационно-технические правила, формы и методы взаимодействия субъектов хозяйственной деятельности, как между собой, так и с государственными органами управления, которые будут включены в нормативные документы;
17. Организует подготовку и повышение квалификации специалистов в области стандартизации.

Руководство и координацию  работ по стандартизации в области  строительства осуществляет Госстрой России. Работы по государственной  стандартизации планируются. Составление планов находится в ведении Госстандарта РФ и Госстроя РФ. Госстандарт определяет стратегические направления по стандартизации, анализирует все заказы, планы работы технических комитетов, предложения субъектов хозяйственной деятельности и разрабатывают годовые планы по стандартизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Унификация документов

Унификация – деятельность частных организаций, а также  компетентных органов государства  или нескольких государств, направленная на выработку правовых норм, единообразно регулирующих определенные виды общественных отношений.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку или обработку документов, достижения информационной совместимости без данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется  набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Унификация документов предполагает:

1. Установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
2. Разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
3. Разработку структур документов;
4. Создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и  хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной  унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы  – стандарта, требование которого имеют  обязательный характер в пределах сферы  его действия (страны, отрасли, отдельной  организации).

 

 

3.2 Стандартизация документов.

Стандарты разрабатываются  на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом РФ «О стандартизации», принятым 10 июня 1993г., стандартизация –  это деятельность по установлению норм, правил, характеристик и целях обеспечения:

1. Безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
2. Технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
3. Экономики всех видов ресурсов;
4. Безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт представляет собой  нормативно-технический документ, который  устанавливает комплексы норм, правил, требований в объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих  видов:

1. Международные (региональные) стандарты;
2. Государственные стандарты РФ (ГОСТ);
3. Стандарты отраслей (ОТП);
4. Стандарты предприятий (СТП);
5. Стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы  документации и Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  информации:

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном  формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования к  построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система  внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система  внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Унифицированные системы  документации.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут  быть как стандарты на отдельные  документы (например, отчет о научно-исследовательской  работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система  документации (УСД) – это система  документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2. Унифицированная система банковской документации;
3. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
4. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
6. УСД по труду; УСД Пенсионного фонда РФ;УСД внешнеторговой документации.

На каждую УСД разработан государственные стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительные документы.

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

1. Федеральных органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
2. Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

 

Настоящий стандарт устанавливает:

1. Состав реквизитов;
2. Требования к оформлению реквизитов;
3. Требования к бланкам и оформлению документов;
4. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Работы по унификации и  стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течении длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.