Понятие «юридическая сила документа», цель существования и назначение использование понятия «юридическая сила документа», придание док

 

 

МИНИСТЕРСТВО  СПОРТА РОССИЙСКОЙ

     ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования  «Российский государственный университет  физической культуры, спорта, молодежи и туризма (ГЦОЛИФК)»

 

 

 

РЕФЕРАТ

По Документоведению

На тему:

Понятие «юридическая сила документа», цель существования и  назначение использование понятия  «юридическая сила документа»,

придание документу юридической  силы.

 

 

        

 

 

 

 

 

Выполнил: студент Института  ГИ     

1 курса специализация 

     «Менеджмент   организации»

Вяткин Артём Дмитриевич                                                                 

Преподаватель:

Уралов Дмитрий Николаевич

 

 

 

 

 

МОСКВА 2014

Содержание:

 

Введение......................................................................................3стр.

Понятия «документ», «управленческий  документ».................4стр.

Юридическая сила документа....................................................5-6стр.

Юридическая сила официального письменного документа....7-8стр.

Юридическая сила копии официального письменного 

документа.....................................................................................9стр.

Придание юридической  силы документам

на машинном носителе и  машинограмме.................................10-13стр.

Литература...................................................................................14стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и  ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией  и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

 

 

 

Понятия «документ», «управленческий  документ»

Формирование официально-деловой  письменной речи во всех языковых культурах  обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации»  закреплено следующее определение  понятия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Юридическая сила документа

Документ возник прежде всего, чтобы  зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая  сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления3.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие  нормы законодательства;

издавать документы только в  пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления  заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

При определении юридической  силы документа необходимо основы-

ваться на целом ряде тех  базовых основ, которые вводит ГОСТ Р 51141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в  отно-

шении понятия документа, способов его официализации, материаль-

ной основы его издания. Этот ГОСТ определяет юридическую силу

документа как «свойство  официального документа, сообщаемое ему

действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа

и установленным порядком оформления». Анализ этого определения  с

точки зрения организации  — автора документа показывает, что при изда-

нии документа организация-автор  должна строго следовать нормам дей-

ствующего законодательства Российской Федерации, организационно-

правовым документам, регламентирующим деятельность организации,

организационно-правовым документам, действующим в организации.

Действующее законодательство Российской Федерации устанавли-

вает различный порядок  официализации документов с точки  зрения

порядка применения документов и введения их в силу по внешним

признакам, по видам носителей  документированной информации.

На сегодняшний день самые  существенные различия с точки зрения

официализации документов присущи  письменным документам и ма-

шиночитаемым документам. Однако существуют различия и в порядке

официализации различных  систем письменных документов.

Например, для документов, издаваемых государством в целях  удо-

стоверения личности человека (например, заграничный паспорт), по-

рядок придания им юридической  силы отличается от порядка придания

юридической силы письменным служебным документам. Для придания

юридической силы документам такого типа государство издает от-

дельный законодательный  акт.

Анализ этих предпосылок  и позволяет сформулировать те нормы  и

правила, которые обеспечивают придание документу юридической  силы

и позволяют ему реализовывать  свои управленческие функции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Юридическая сила официального письменного документа

 

Официальный _____письменный документ в сфере управления высту-

пает в качестве:

• инструмента, при помощи которого реализуются принятые управ-

ленческие решения;

• средства доведения до лиц, попадающих под юрисдикцию до-

кумента, управленческих решений, обязательных для исполнения

этими лицами;

• управления, то есть подготовки

и обоснования управленческих решений, процедуры принятия управ-

ленческих решений и их фиксации, определение состава исполните-

лей управленческих решений  и определение круга лиц попадающих

под юрисдикцию управленческих решений, надлежащее оформление

управленческих решений  и их официальное обнародование.

С другой стороны, так как  документ обеспечивает юридическую

обос нованность управленческих решений, то он должен непротиво-

речиво вписываться во всю действующую иерархическую  систему

правовых отношений и  документов, ее описывающих.

При анализе вопросов придания юридической силы официальному

письменному документу на первый план выходят те его реквизиты,

которые позволяют идентифицировать автора документа:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации.

Как правило, эти реквизиты  размещаются на бланке документа (или

часть их, в зависимости  от вида бланка документа). Если исходящий

документ по каким-либо причинам издается не на бланке документа,

а на простом листе бумаги, то как минимум в самом начале документа

воспроизводится наименование организации, издающей документ.

Если издается внутренний документ, то в его начале также  произво-

дится идентификация автора документа (указывается организация  или

ее структурное подразделение).

Также для придания юридической  силы документу необходимо указать

в документе реквизит, который  характеризует степень распорядительной

силы документа в зависимости  от типа этого документа, такой как:

• наименование вида документа.

Наименование вида документа  указывается в документе всегда,

кроме случаев издания  служебного письма. При издании документа

на соответствующем ему  бланке вида документа этот реквизит раз-