Понятие и содержание комплектования архивного фонда Российской Федерации

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц, создается большое количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Бумажные потоки с которыми каждый день сталкиваются работники на своей работе, тоже принадлежат ему. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве для пользы организации и для будущих поколений. Повседневная работа по пополнению архива ценными документами называется комплектованием.

              Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ 16487-93). Особенность данной трактовки понятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

              Архивный документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

              Все архивные документы страны образуют Архивный Фонд Российской Федерации. Архивный Фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

              Пополнение Архивного Фонда РФ идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. (ГОСТ 16487-83)

Комплектование государственных архивов проводиться под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов пополняющих состав Архивного Фонда Российской Федерации; порядка отбора документов на государственное хранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов рассматривает ЦЭПК Росархива.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Документы, подлежащие передаче из учреждений в государственные архива, до истечения ведомственного срока хранения находятся в ведомственных архивах, куда поступают из структурных подразделений и подведомственных организаций.

Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно. Работа по комплектованию архива документами складывается:

      Из установления профиля архива;

      Определения источников комплектования;

      Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

      Организации комплектования.

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного – 10 лет, районного – 5 лет.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

                       принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ;

                       соблюдения прав собственности на документы;

                       происхождения и территориальной принадлежности документов;

                       недробимости фондов.

Фондообразователь - это учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд.

Архив может комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, или архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов на хранение

              Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

1.1.         ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Однако далеко не все они в одинаковой степени пополняют своими документами архивные фонды. В деятельности взаимосвязанных между собой учреждений в той или иной системе управления образуются документы с повторяющейся информацией. Например, в фондах вышестоящих учреждений может найти свое отражение деятельность подведомственных учреждений. Это обстоятельство создает возможность для исключения определенных категорий учреждений из числа источников комплектования государственных архивов.

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности).

Понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования», так как фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, а источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд.

В период существования Советского Союза Главным архивным управлением СССР были составлены четыре списка учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы. В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе государственного и местного управления, подобные списки утратили свое значение.

              Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия в той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в советском архивоведении при определении учреждения в качестве возможного источника пополнения государственного архивного фонда, сохраняет свое влияние и в современных условиях.

Установлены нормы по включению учреждений, организаций, граждан в списки источников комплектования и определены критерии, на основании которых производится отнесение организаций к источникам комплектования. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

1)     для организаций:

                       функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

                       полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

2)     для граждан:

                       вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

                       его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

                       родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

                       типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

                       состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Критерий значения учреждения (лица) позволяет распределить все учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и функций, компетенции, масштаба деятельности и других наиболее отличительных признаков примерно на три группы. Значение документов каждой из этих групп учреждений определяет организацию работы и методы отбора документов в государственные архивы.

Первая группа источников комплектования государственных архивов.

В ее состав входят:

                       центральные органы законодательной власти и государственного управления Российской Федерации, а также субъектов Российской Федерации;

                       органы суда и прокуратуры;

                       органы местного самоуправления;

                       научные, научно-исследовательские, проектно-конструкторские учреждения, государственные промышленные, научно-производственные и производственные компании (предприятия);

                       высшие учебные заведения, отдельные издательства и редакции, наиболее крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, филармонии, киностудии и др.), научно-технические общества;

                       профсоюзные и другие общественные организации.

Учреждения этой группы играют первостепенную роль в жизни современного российского общества, их документы имеют большое научное и народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой группы поступают в государственные архивы в сроки, установленные законодательством или в исключительных случаях, по согласованию с архивными органами.

Помимо основной документации в составе фондов этих учреждений на постоянное хранение могут быть оставлены документы подчиненных, соподчиненных или вышестоящих учреждений, особенно те из них, которые своим содержанием способны существенно дополнить содержание документов, уже хранящихся и архивных фондах учреждения.

С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные сведения о работе учреждения, а также материалы, присылаемые для сведения. Осуществляется их сопоставление с основной документацией фондообразователя, что позволяет более объективно подойти к решению вопроса об их последующем хранении или уничтожении.

Вторая группа источников комплектования государственных архивов.

Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых документы принимаются выборочно. К этой группе относят:

                       некоторые учреждения областного (республиканского) и даже федерального значения (некоторые управления и комиссии, действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);

                       учреждения местного значения (районного и городского подчинения): предприятия, средние общеобразовательные и специальные учебные заведения, учреждения культуры (концертные залы, библиотеки), учреждения здравоохранения (диспансеры, санатории, курорты) и другие учреждения, предприятия и организации.

Отличительная черта этой группы - однородность учреждений по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и научное значение, но в силу своей массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе и от всех учреждений нецелесообразен. Как правило, они принимаются в государственные архивы выборочно: или один-два фонда (по усмотрению эксперта) из группы фондов однородных учреждений, или только определенные категории документов из всех фондов однородных учреждений.