Понятие «документооборот» и сам термин

Документооборот

        Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

        Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

– оперативное прохождение  документа с наименьшими затратами  времени;

– максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить  или ограничить возвратные перемещения  документов);

– порядок прохождения  и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

         Документационное обеспечение управления, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения); документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроля за их исполнением.

         Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Определять документопотоки необходимо в пределах общего документооборота.

        Возможность анализа документооборота организации обусловлена тем, что деятельность любой организации достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту - информации о поведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ (Документационного обеспечения управления), в ходе которого и совершается «оборот» документов (информации).

         Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть подчинены целям функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и исполнения управленческих решений. На основании этого цель документооборота - обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

         Большое значение для организации системы документооборота имеет знание его параметров (качественных и количественных). К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

        К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста. К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Под временными характеристиками понимается, например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса. Элементом традиционного описания документооборота служит отдельный документ, поэтому объем документооборота устанавливается по совокупности документов, связанных единством времени и места появления в системе. Поскольку документооборот - это и процесс, и результат, его параметрами должно быть время, затрачиваемое на движение кортежа в процессе информационного обеспечения документирования и исполнения управленческих решений, его маршрут, состав и количество использованных и созданных документов. Анализ документооборота по названным параметрам позволяет получать объективные данные о его состоянии.

Основные этапы  документооборота

        Документооборот - это упорядоченное перемещение документов с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение).

Основные этапы документооборота:

       • Прием и обработка входящих документов. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.

• Рассмотрение документов руководством (резолюция). После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу. Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

• Работа с исходящими документами. Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты: составление проекта документа; согласование проекта; проверка правильности оформления документа, печать; подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); регистрация; тиражирование; отправка первого экземпляра документа адресату; подшивка второго экземпляра в дело.  

         Организация документов включает  в себя следующие этапы:

 первичная обработка  поступивших документов

 предварительное рассмотрение  документов

 регистрация

 рассмотрение документов  руководством

 направление на исполнение

 контроль исполнения

 подшивка документов  в деле

 формирование дел

 оформление дел

 передача дел в архив

Первичная обработка документов

        Первичная  обработка документов заключается  в проверке правильности доставки  писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции  (с пометкой «лично»). Затем необходимо  проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

         Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации  централизовано экспедицией, специально  выделенным работником канцелярии  или секретарем-референтом при  отсутствии экспедиции. Документы  сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

         В настоящее время документы  могут быть получены не только  по почте, но и приняты по  телетайпу, факсу, электронной  почте, доставлены курьером или  посетителем. Делопроизводственная  служба обязана обеспечить учет  и контроль за движением таких документов.

 Предварительное рассмотрение  документов

         Секретарь–референт должен осуществлять  «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю  должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

 Регистрация

         Регистрация документа - это присвоение  ему индекса (номера) и проставление  его на документе с последующей  записью кратких данных о нем  в журнале (на карточке) или  на компьютере. Регистрация необходима  для обеспечения сохранности  документов, оперативного поиска, учета  и контроля.

          В настоящее время находят  применение три системы регистрации  документов:

 Централизованная - при  которой , регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

 Децентрализованная - при  которой, регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

 Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.