Подготовка дел к передаче в архив. Оформление документов, сдаваемых в архив

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

 

 

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

 

на тему: «Подготовка дел к передаче в архив. Оформление документов, сдаваемых в архив»

 

ВЫПОЛНИЛА:

 

 

 

 

2012 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ………………………………………………………………………… .3

 

1. Экспертиза ценности документов …………………………………..………...4
2. Описи дел………………………………..……………………………...............7 
   3. Оформление дел ….…………………………………………………………....9
4. Порядок передачи дел в архив………………………………………………11

 

Заключение……………………………………………………………………….14

 

Резюме……………………………………………………………………………16

Образец заявления о приёме на работу………………………………………...17

Трудовой договор………………………………………………………………..18

Образец заполнения трудовой книжки…………………………………………25

 

Библиографический список…………………………………………………......26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации: организационные документы,  распорядительные документы, информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В своей работе я рассмотрю вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что включается в этот процесс.

 

 

 

1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.1

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.2

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и  временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• постоянного хранения в государственных архивах;
• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОПИСИ ДЕЛ

  Опись дел служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве (рис. 2.1.).3

 

Рисунок 2.1. Опись дел

наименование организации

Фонд №

УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ №

наименование должности руководителя организации

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за

год

подпись

расшифровка подписи

«

»

20

г.

название раздела (структурного подразделения организации)

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено

ед.хр.,

цифрами и прописью

с №

по №

, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

наименование должности составителя описи

подпись

расшифровка подписи

дата

расшифровка подписи

наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

подпись

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от

№

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. При подготовке к передаче в архив дела за несколько лет сначала раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурной. Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, на них составляется отдельная опись, которая представляет собой перечень дел с самостоятельной сплошной (порядковой) законченной нумерацией. Личные дела, личные карточки уволенных сотрудников и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту.

В описание каждого дела входит следующее: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в том числе аннотация), дата, количество листов, срок хранения и примечание.

В бесструктурном учреждении описи составляются на все дела, образовавшиеся в процессе его деятельности. В организации с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. В крупных учреждениях описи составляются по единой установленной форме на дела каждого структурного

подразделения в отдельности. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного  подразделения. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители подразделений.

Опись дел структурных подразделений составляется в двух экземплярах: 1-й передается в архив, 2-й - в структурное подразделение. Описи представляют в архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описи дел структурных подразделений министерств, которые представляют их через два года.

 

3. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.4 Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм.

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии.