Первичная документация на примере ООО "Националь"

 По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие  распоряжение на выполнение определённой  хозяйственной операции. Основное  назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые  операции. Исполнители - кассиры, заведующие  складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского  оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые  сочетают признаки всех выше  перечисленных групп. Они служат  одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

 По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные - документы, служащие  для оформления операций по  движению товарно-материальных ценностей 

Пример: приходный ордер

2. Денежные - документы, предназначенные  для оформления операций с  наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные - используются для  оформления расчётных взаимоотношений  предприятия со своими контрагентами  по возникшим обязательствам.

 Пример: счёт-фактура 

 По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные - документы, которые составляются  на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких  первичных документов. Пример: авансовый  отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

 По способу отражения операций:

1. Разовые - документы, которые отражают  одну или несколько однородных  операций. После составления сразу  передаются в бухгалтерию и  используются для бухгалтерских  записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы, используемые  в определённый период времени  и постепенно в них отражают  однородные повторяющиеся операции 

Пример: табель рабочего времени

 По месту составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются  самой организацией для оформления  внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной  операции.

2. В соответствии с оформлением  документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность  заполнения всех реквизитов, наличие  подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

3. Правильность арифметических  подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

 

 

 

4.Хранение первичных документов

Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие не соблюдает этот закон, то предприятие несет административную ответственность.

4.1 Продолжительность хранения документов

В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.

В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года. А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.

Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников – 75 лет. Следует обратить внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.

4.2. Хранение первичных документов в организации

Где хранить обработанные документы, организация может решить самостоятельно. При этом вариантов немного. Их можно: хранить в организации или сдать на хранение в архив.

Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.

Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первичной документации и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу. Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет в организации ведется на компьютере, то по требованию налоговиков следует делать бумажные копии первичных документов2.

 

5. Первичная документация в ООО «Националь»

ООО «Националь» существует уже 4 года как кафе в центре города. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности кафе.

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшиваются в отдельные папки в хронологическом порядке.

Выписанные в адрес предприятия счета на оплату главный бухгалтер подшивает к платежным документам, а использованные командировочные удостоверения - к авансовым отчетам.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям  хранятся в специальных журналах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Если на предприятии не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

 

 

 

Список использованных источников:

1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 № 129-ФЗ
2. Ришар Жак. Бухгалтерский учет: теория и практика. – М., 2005
3. Борисов А.Н. "Комментарий к Федеральному закону "О бухгалтерском учете". - М.: Юстицинформ, 2005.
4. Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2008
5. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 2005.
6. " Консультант бухгалтера" , N 4, апрель 2001 г

 

 

Приложение

Номер формы	Наименование формы	Формат
ОП-1 ОП-2 ОП-3 ОП-4 ОП-5 ОП-6 ОП-7 ОП-8 ОП-9 ОП-10 ОП-11 ОП-12 ОП-13 ОП-14 ОП-15   ОП-16   ОП-17   ОП-18   ОП-19   ОП-20 ОП-21 ОП-22 ОП-23 ОП-24   ОП-25	Калькуляционная карточка План меню Требование в кладовую Накладная на отпуск товара Закупочный акт Дневной заборный лист Опись дневных заборных листов (накладных Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов Ведомость учета движения посуды и приборов Акт о реализации и отпуске изделий кухни Акт о продаже и отпуске изделий кухни Акт о  реализации  готовых  изделий  кухни за наличный расчет Контрольный расчет расхода специй и соли Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне Акт о снятии остатков продуктов, полуфабрикатов и готовых изделий кухни Ведомость учета  остатков  продуктов  и  товаров на складе (в кладовой) Контрольный расчет расхода продуктов  по нормам  рецептур на выпущенные изделия Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответ-ственного лица Журнал учета столовой посуды и приборов, выдаваемых под отчет работникам организации      Заказ-счет Акт на отпуск питания сотрудникам организации  Акт на отпуск питания по безналичному расчету  Акт о разделке мяса-сырья на полуфабрикаты     Ведомость учета других цехах движения готовых изделий в кондитерском и других цехах Наряд-заказ других цехах  движения готовых изделий в кондитерском и других изделий	А4L А4 А4 А4L А4 А4L А4 А4L А4L А4L А4 А4 А4 А4 А3L   А4L   А4L   А4   2А4L   А4 А4 А4 А3L А4L   А3L

 

1 п. 5 ст. 9 ФЗ «о бухгалтерском учете»