Персональный компьютер - основной инструмент совершенствования делопроизводства

В условиях электронного документооборота требуется гораздо  меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

 

 

 

 

13

1.5. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

 

В небольшой фирме  возможна организация работы путем  обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована вертикальная

схема управления; в этом случае файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например,  в каталоге  «Документационное обеспечение управления»  есть папка «документооборот», в ней папка, далее — еще папка. Иерархия прозрачна, соответственно каждый пользователь знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы — все просто и понятно.

Однако все это перестает  работать при увеличении масштаба предприятия, когда плохо организованное делопроизводство приводит к потере управляемости. На крупном предприятии часто появляется матричная структура управления бизнесом, при которой образуется множество рабочих групп, которые порой пересекаются.

При матричной схеме управления делопроизводитель может работать в целом ряде проектов. Если взять один проект — это автоматизация ФСБ, а другой — автоматизация банка «Русский стандарт» — понятно, что степень доступа будет разной. Здесь уже нельзя использовать исключительно файловую систему, способную построить лишь вертикально-ориентированную среду, а требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ, быстрее находить необходимые документы.

Еще один аспект — это  маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота позволяет оптимизировать весь процесс управления,

14

Обмен документами с  внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время  наличие успешно действующей  системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность     и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. 
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможные появления ошибок подготовки отчётной документации. 
          Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации,  а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений. Мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные особенности хранения информации в современных организациях и узнали о разделении информации    на структурированную и неструктурированную. Мы узнали, что существуют системы для работы только со структурированной информацией, а также более развитые системы, которые направлены на работу с неструктурированной ин

15

формацией. Не возникает сомнений, что в современных условиях информационного общества, перед каждой организацией остро становиться вопрос           об обеспечении единого информационного пространства для работы с документами. С позиции пользователя, хорошая система электронного документооборота должна быть:

- многофункциональной;

- удобной;

- легкой в освоении:

- стабильной;

- надежной;

- быстрой.

Очевидно, что эффективность  работы организации в целом в  значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом. Таким образом, мы можем сделать вывод, что для того, чтобы развиваться, каждая организация в тот или иной момент будет переводить свой документооборот в электронный вид. Вместе с тем, получая все большие возможности для развития и улучшения деятельности. В эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией.

 

16

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Интел-Синтез, 2006.

 

2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. —М.:Информационно-издательский дом «Филинъ», 2007.

 

3. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дёмушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева – М.: Логос, 2011. – 452 с. (Новая университетская библиотека)

 

4. Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.-М.: Альфа-Пресс, 2005.

 

5. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря М.: Омега-Л, 2010.

 

6. Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. - М.: ПРИОР, 2005.