Отчет по практике в ЧУП «Агавамин»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Исторический факультет

 

 

Специальность: документационное обеспечение управления

 

Кафедра источниковедения

 

 

ОТЧЁТ

О ПРОХОЖДЕНИИ УЧЕБНОЙ  АРХИВНО-ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ

 

 

 

                                                    Студентки 4 курса 9 группы

Витковской Лидии Владимировны

Руководитель практики от кафедры

Старший преподаватель 

                                В.А.Панфилов

                                                          ^{(подпись)}

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2013  

ВВЕДЕНИЕ 3

 

ИСТОРИЯ ЧУП  «АГАВАМИН» 5

СВЕДЕНИЯ  О СЛУЖБЕ ДОУ ЧУП «АГАВАМИН» 6

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10

Приложение 1…………………………………………………………………….11

Приложение 2…………………………………………………………………….12

Приложение 3…………………………………………………………………….13

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Необходимой составной  частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и     самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Работа с документами  требует специальных знаний и  навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. –  имеет особенности оформления, и  работа с ними должна быть организованна  по определенным правилам.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется  в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях  по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных  комиссий – в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как  внутри предприятия, так и его  отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта  при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в  суде. Именно наличие необходимых  документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно  смягчает напряженность, возникающую  при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а  также при проверках со стороны  налоговой службы.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в  соответствии с действующим законодательством  и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.

Документационное  обеспечение необходимо в любой  организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Работа с документами  требует специальных знаний и  навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. –  имеет особенности оформления, и  работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Цель практики – изучение документирования деятельности организации (учреждения), организации документооборота, порядка  передачи документов на архивное хранение.

Задачи практики:

• ознакомление с историей, структурой, функциями организации, службой документационного обеспечения управления;
• изучение работы с документами в структурных подразделениях, рассмотрение схемы документооборота организации;
• изучение положения и инструкции по делопроизводству организации, ознакомление с порядком оформления документов;
• ознакомление с работой архива (организации, ведомственного), мероприятиями по обеспечению сохранности документов, составлению описей и др. видов научно-справочного аппарата.

 

ИСТОРИЯ ЧУП «АГАВАМИН»

Частное унитарное предприятие  «Агавамин» является одним из ведущих разработчиков программного обеспечения в Российской Федерации. Предприятие было основано в 1998 г. Свой филиал в Республике Беларусь был открыт в 2007 году.

Компания работает с клиентами из более чем 10 стран мира. Накопленные за время работы знания и опыт позволяют ЧУП «Агавамин» успешно работать в сфере разработки ПО и предлагать своим заказчикам качественные услуги и эффективные решения. В компании работает более 20 квалифицированных ИТ специалистов.

Среди основных услуг компании:

• Консалтинг в области внедрения программных решений
• Системная интеграция
• Разработка и внедрение корпоративных информационных систем, включая SAP-решения
• Разработка решений в области электронной коммерции
• Разработка онлайн-сервисов, порталов, интернет-сайтов
• Независимый контроль качества ПО

Компания работает с заказчиками  из самых различных секторов экономики, таких как телекоммуникационная отрасль, промышленное производство, сфера  услуг, медицинское обслуживание, образование  и др.

 

СВЕДЕНИЯ  О СЛУЖБЕ ДОУ ЧУП «АГАВАМИН»

Ведение делопроизводства в отделе осуществляется и регулируется специалистом по делопроизводству. В  своей работе специалист руководствуется  «Инструкцией по делопроизводству в  государственных органах и организациях Республики Беларусь», утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009г. № 4 и другими нормативными актами.

Приказом начальника назначено  лицо, ответственное за ведение делопроизводства в отделе, за архив. Имеется номенклатура дел, согласно которой документы  ежегодно отбираются на дальнейшее хранение либо уничтожение. Она составлена на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и состоит из следующих разделов:

1. руководство
2. служба ДОУ
3. бухгалтерия
4. отдел разработчиков ПО

Номенклатура является основой для размещения и поиска документов по папкам, согласно ей делам  присваиваются номера. Она выполняет  функции учетного документа для дел временного хранения и служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

Также приказом начальника создана экспертная комиссия, которая  ежегодно проводит отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения. Архив находится в здании отдела, куда и сдаются документы, которые хранятся свыше 10 лет:

• приказы начальника отдела по основной деятельности (постоянно);
• планы производственных совещаний, семинары (постоянно);
• сводные годовые отчеты (постоянно);
• приказы начальника отдела по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий) (75 лет);
• журналы регистрации приказов по личному составу (75 лет);
• книги учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);
• личные дела работников (75 лет);
• личные карточки работников (75 лет);
• журнал учета личных дел работников (75 лет);
• описи дел по личному составу (75 лет);
• отчеты о наличии, составе и движении кадров (постоянно);
• штатное расписание (постоянно);
• годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему (постоянно);
• годовые статистические отчеты (постоянно);
• документы о разработке, согласовании, утверждении цен (постоянно);
• акты проверок документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности (постоянно);
• коллективные договоры (постоянно);
• лицевые счета рабочих и служащих (75 лет);
• списки работников о стаже работы (25 лет);
• номенклатура дел (постоянно).

Приказом начальника отдела создана экспертная комиссия, в состав которой под председательством  заместителя начальника отдела входят еще три человека: главный бухгалтер, зам. главного бухгалтера, специалист по делопроизводству. Экспертная комиссия выполняет следующие функции:

• организует и проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и к уничтожению;
• рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение номенклатуры дел, сводных описей дел, актов о выделении к уничтожению документов учреждения, сроки хранения которых истекли.

Документооборот в организации  небольшой. За календарный год в отделе регистрируется около 100 экземпляров исходящих и примерно 100 входящих документов. Входящие документы доставляют тремя способами: на адрес отдела по почте, на электронный ящик и по факсу. Все входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции. Это самые разнообразные виды документов: письма-запросы, письма-ответы, счета-фактуры, договоры, платежные поручения, бухгалтерская документация и многие другие. Специалист по делопроизводству регистрирует документ, передает начальнику оригинал для нанесения резолюции, после чего делает копию и отдает ее на исполнение с пометкой о контроле в журнале регистрации. При наступлении срока исполнения специалист проверяет факт исполнения документа, делает отметку в журнале о снятии с контроля.

Также в отделе есть журнал регистрации исходящей корреспонденции. Исходящая документация тоже очень  разнообразна, отправляется по тем  же принципам, что и входящая.

Форма регистрации всех документов, которые подлежат регистрации, – журнальная. Индексация документов простая: индекс состоит из индекса  дела по номенклатуре и порядкового  номера документа. Составные части  индекса отделяются друг от друга  косой чертой.

Например: индекс 02-10/32 означает: 02-10 – индекс дела по номенклатуре (02 – индекс структурного подразделения, в которое направлен документ 10-номер дела), 32 – порядковый номер документа в деле. При индексировании обращений граждан в индекс документа проставляется еще и первая буква фамилии обратившегося (6/12-7/А).

Кадровое делопроизводство в отделе осуществляется специалистом службы ДОУ. В своей работе он руководствуется действующим в Республике Беларусь трудовым законодательством.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе прохождения  архивной делопроизводственной практики в службе ДОУ ЧУП «Агавамин» я ознакомилась с рядом нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность отдела, его структурой, должностными обязанностями сотрудников и другой документацией. Получила более широкое представление о деятельности отдела, его компетенции. Приобрела практические навыки работы с документацией, а также коммуникативные навыки. Занималась регистрацией входящей исходящей корреспонденции, ее распределением и контролем за исполнением, подготовкой документов по личному составу (приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпусков и др.). Участвовала в формировании архива.

Условия прохождения практики в полной мере соответствовали требованиям  программы. Сотрудники отдела оказывали  необходимую методическую помощь, а  также предоставляли всю необходимую  информацию для закрепления практических навыков. Программу прохождения  практики выполнила в полном объеме.