Особенности экспертизы ценности документов

- Рассматривает и  выносит решение об одобрении:  сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдокументации; перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения; актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного  и долговременного сроков хранения, документов по личному составу; описей на документы по личному составу; графиков подготовки и передачи документов на госхранение; нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторов, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами); отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не  являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

На основе анализа  специальной литературы и информационно-правовых источников, мы считаем целесообразным, сделать ряд выводов:

- Экспертиза ценности  документов - это изучение документов  на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

- Экспертиза ценности  документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

 - Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

- Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

 - К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

- Экспертиза ценности  документов в организации проводится: в делопроизводстве - при составлении  номенклатур дел, в процессе  формирования дел и при подготовке  дел к передаче в архив; в  архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

 - Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

 - Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.

 - Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

 - По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

- Экспертиза ценности  документов в учреждениях проводится  под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.  В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или подведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведомственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации".

- ЦЭК осуществляет  следующие функции. Разрабатывает  предложения, и рекомендации по  оптимизации состава документов  Архивного фонда Российской Федерации,  образующихся в процессе деятельности  министерства, ведомства и подведомственных  им организаций.

- Рассматривает предложения  и в установленном порядке  представляет свои решения об  изменении или уточнении сроков  хранения документов, предусмотренных  действующими нормативно-методическими  пособиями, а также решений  об установлении сроков хранения  документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

- Осуществляет методическое  руководство работой ЭК структурных  подразделений и ЭК подведомственных  организаций своей отраслевой  системы. Рассматривает предложения  и выносит рекомендации по  методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

- Организует и координирует  работу по подготовке нормативно-методических  пособий по экспертизе ценности  документов и отбору их в  состав Архивного фонда Российской  Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

 

 

Список  литературы

1. Положение  об Архивном фонде Российской  Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552.

2. Положение  о Государственной архивной службе России. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. № 552.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения.-М., 1998

4. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации  РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. - М., Госстандарт, 1992.

5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Госстандарт России, 1997.

6. Оформление  документов. Методические рекомендации  на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов. - М: ВНИИДАД, 1998,108с.

7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.-М.: Госстандарт России, 2005.

8. Основные правила  работы ведомственных архивов. - М., 2003

9. Примерное  положение о Центральной экспертной  комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства  Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98 № 19.

10. Типовая инструкция  по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994

11. Нормы времени  на работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации.- М.,1993,77 с.

12. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой  службе. Практическое пособие с образцами документов - М.: Бизнес-школа, 2001, 224с.

13. Андреева  В.И. Делопроизводство. Изд. 5-е, перераб.  и доп.- М.: ЗАО "Бизнес-школа  "Интел-синтез", 2002,187 с.

14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка  документов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2006, 68 с.

15. Вялова Л.М„  Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы.  Современные требования к оформлению. Уч. пособие. - М.: РГГУ, 2004,66 с.

16. Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В.Кузнецова, М.Т.Лихачев, А.Л.Райхцаум, А.В.Соколов: Сост. М.Т.Лихачев.-М.: Экономика, 2001, 271 с.

17. Кузнецов  С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 2002.

18. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии.  Изд. 3-е., исправленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 2001, 224с.

19. Кузнецова  Т.В. Документационное обеспечение  управления. Учебно-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 2003, 96 с.

20. Пшенко А.В.  Делопроизводство и основные  нормативные требования к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 2004, 85 с.

 

 

 

 

 

 

 

¹ Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 2004, с. 110

² Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., исправленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 2001, с 201.

³ Там же, С. 202

⁴ Там же, С. 204

⁵ Там же, С. 206

⁶ Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Уч. пособие. - М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 2004, с. 112

⁷ Там же, С. 113

⁸ Там же, С. 114

⁹

¹⁰

¹¹ Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2006, с. 67

¹² Там же, С. 68

¹³ Там же, С 69.

¹⁴ Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. - Уч.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2006, с. 67

 

¹⁵ Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 3-е., исправленное и доп. - М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 2001, с. 221

¹⁶ Там же, С. 222

¹⁷ . Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2003, С. 113

¹⁸ Там же, С. 114

¹⁹ Там же, С. 115

²⁰ Там же, С. 116

²¹

²² Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. - М.: ИМПЭ, 2003, с. 456

²³ Там же, С. 78

²⁴ Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации.- М.,1993,77 с.

²⁵ Вялова Л.М„ Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы. Современные требования к оформлению. Уч. пособие. - М.: РГГУ, 2004, с. 112

²⁶ Там же, С. 113