Основные функции документов

        При внедрении СЭД на предприятии проводятся следующие мероприятия:

- проводится  сбор информации с целью изучения  целей и задач торговой организации, прежде всего, для выявления недостатков, связанных с управлением документами

- оцениваются  существующие системы документооборота  на предприятии

- формулируется,  и документально оформляются  требования к документам

- подбирается  оптимальная структура документов, соответствующая каждой операции

- проектируется  новая система документооборота

- происходит  внедрение системы документооборота

Документооборот, как видно из определения, это, прежде всего, движение. И если уделять оптимизации  документооборота недостаточно внимания, то вектор движения будет направлен назад. Напротив, при оптимальной организации документооборота всё предприятие – организованно, упорядоченно и планомерно – уверенно движется вперёд.

       Документооборот организации -это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

     Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми

документами, созданными данной организацией и полученными  из других

организаций:

− прием;

− распоряжения;

− регистрация;

− контроль исполнения;

− справочная работа;

− формирование дел;

− хранение и использование документации;

− движение документальной информации по инстанциям

1.5 Документоведение.

            Документоведение – это наука, которая занимается классификацией документов, изучением способов построения различных систем документирования и организации документооборота. Иначе - это дисциплина, которая изучает правила создания и функционирования различных документов и документно-коммуникационную деятельность. Т.е. это изучение документа, созданного для хранения и передачи информации. Документоведение позволяет изучить документ на историческом, теоретическом и практическом, т.е. методическом, уровнях. Особенное документоведение занимается изучением особенностей, что характерны для некоторых видов и типов документов, таких как ноты, патенты, книги, кинофильмы, карты. И подразделяется данное направление на специальное документоведение, которое изучает особенности являющихся объектами архивного, библиотечного, музейного дела и т.п. документов, и частное, предметом изучения которого являются карты, патенты и т.д.

      Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Основные  функции документов.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

        Документ-это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

        Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

        Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

        Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

         Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

 

 

 

 

 

3.Объяснительная  записка.

       Объяснительная записка-документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

 
   Объяснительная записка адресуется  конкретному лицу, оформляетсяна  стандартном листе бумаги формата  А4 и содержит те же реквизиты,что  и внутренняя докладная записка. 
Можно выделить две группы объяснительных записок: 
-документы, сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание; 
-документы, составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников.

       Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для составления документа, во второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. 
Объяснительную записку подписывает составитель.

Образец объяснительной записки.

Отдел рекламы                                                                     Директору «Звезда»

                                                                                                   П.Г. Вентиль

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА

07.10.2011 № 18

Об опоздании  на работу

   07.10.2011 я ,Тренина Татьяна Сергеевна, опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.

Менеджер                                                                                        К.Ю. Живанец

Формуляр - образец  объяснительной записки.

Наименование  министерства                     Наименование должности адресата

или ведомства                                 с включением наименования организации

                                              (в дательном падеже)

 

 

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ                      Фамилия И.О.

 

Наименование  структурного

подразделения                                                                           

 

ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА

 

Дата                                   №

 

Заголовок начинается

с предлога "О чем..."

 

  Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые

доказательства, четкие разъяснения.

 

 

Наименование  должности лица,

подписавшего  документ                  подпись                   И.О.Фамилия

 

 

В дело 00-00

Дата

Подпись