Организация службы документационного обеспечения

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

федеральная служба исполнения наказаний

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЁННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ВОРОНЕЖСКИЙ ИНСТИТУТ ФСИН РОССИИ

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

 

Кафедра …………………………..

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Делопроизводство и документоведение»

на тему: «Организация службы документационного обеспечения»

 

Вариант № 8

 

 

 

Выполнил:

слушатель ___ уч. группы,

заочная форма обучения

ФИО

 

Проверил:

должность,

ученая степень, ученое звание

ФИО

 

 

 

Воронеж 2013

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

 

ВОПРОС 1. ТИПОВЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ СЛУЖБЫ ДОУ…………………………………………………………………………………...4

ВОПРОС 2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ……………………………………………………………………7

ВОПРОС 3. ДОЛЖНОСТНОЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ…………………….14

ВОПРОС 4. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПОМЕЩЕНИЯМ, В КОТОРЫХ ХРАНЯТСЯ СЕКРЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ВЕДУТСЯ СЕКРЕТНЫЕ РАБОТЫ……………………………………………………………17

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ……………………………………………………..23

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..27

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………….28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Управленческая информация является основой принятий решений. Она фиксируется в документах, поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

 

 

ВОПРОС 1. ТИПОВЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ СЛУЖБЫ ДОУ

 

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при определении ее структуры и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. При этом следует учитывать следующие факторы: характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих); объем документооборота организации; наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления (одобренные коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33) частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления. Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим. Тем не менее некоторые положения, введенные ГСДОУ в 1988 г., остаются и в настоящее время актуальными. Это касается в первую очередь некоторых общих правил документирования управленческой деятельности.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро, инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив1.

Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

приемная;

секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

секретариат коллегии;

протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

- предварительное рассмотрение  и подготовка к докладу руководителю  поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан.

Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации.

Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления2.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.

 

ВОПРОС 2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контроля их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Основными задачами службы являются:

- обеспечение документирования управленческой деятельности;

- организация работы с документами в учреждении;

-совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи ДОУ, определяют ее функции. Рассмотрим эти задачи:

Первая задача, обеспечения документирования в учреждении, может быть решена при выполнении следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

-обеспечение изготовления  документов, копирования и тиражирования;

-контроль качества подготовки  и оформления документов, соблюдение  установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Вторая задача организации работы с документами, её функции:

-установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

-экспедиционная обработка  входящих и исходящих документов;

-регистрация и учет  поступающих, отправляемых и внутренних документов;

-контроль исполнения  документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование;

-организация работы с обращениями граждан

- обеспечение защиты информации.

Третья задача совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

-разработку и переработку  нормативных, инструктивных, методических  документов и доведение их  до сведения работников организации;

-методическое руководство и соблюдение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

-повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

-упорядочение документации  организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

-разработку и внедрение  новых форм и методов работы  с документами, совершенствование  документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

-постановку задач разработки  и совершенствования автоматизированных  информационных систем и баз  данных для работы с документами3.

Кроме того, служба, в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.

2. Разрабатывает, внедряет  и совершенствует единую нормативно-методическую  базу, регулирующую деятельность  службы, работников организации  по документационному обеспечению управления.

3. Упорядочивает документальную  базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки  и оформления документов. Определяет  эстетические и эргономические  требования к оформлению документов  и средствам работы с ними.

4. Определяет порядок  прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические  приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

5. Разрабатывает информационно-поисковые  системы по документам (автоматизированные  или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

6. Осуществляет контроль  над исполнением документов в  установленные сроки; обобщает сведения  о ходе и результатах исполнения  документов.

7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы России.