Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

Тираж издания, полученный для  рассылки, регистрируется под одним  входящим номером в РКФ учета  и распространения изданий. Дополнительно  размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого  документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно  размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров. 
 
2.3. Печатание, размножение и рассылка документов

Документы могут изготавливаться  на пишущей машинке или при  помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).

На первом листе каждого  документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия  исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания  документа (если документ печатался  на принтерах средств ЭВТ- дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: "Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых  содержатся сведения о документах и  изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые  из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются  и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке  этих изданий. 
Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. 
Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.

Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными "окошками" для  пересыпки этих документов запрещается.

На упаковке указываются  адреса и наименования (открытые или  условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.

На упаковке документов не указывают фамилии и должности  руководителей и сотрудников, а  также наименования структурных подразделений.

Передача документов иностранным  учреждениям, организациям, фирмам и  их представителям допускается в  каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.

Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции  других организаций, передача их за границу  может быть осуществлена только с  согласия организаций. 
 
2.4. Группировка исполненных документов в дела

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается  номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел  в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. 

Документы в зависимости  от производственной необходимости  и степени ограничения доступа  допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими  документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации  образуется большое количество одних  и тех же видов документов и  дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа  и без этого грифа, целесообразно  предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с  документами добавляется указанная  отметка об ограничении доступа. Например :

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
01- 03	Приказы директора по основной деятельности
01- 03/ДСП	Приказы директора по основной деятельности
01- 25	Журнал регистрации входящих документов
01-25/ ДСП	Журнал регистрации входящих документов

 

При включении документа  ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: " Документы "Для служебного пользования".

Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

По окончании делопроизводственного  года дело ограниченного доступа  просматривается экспертной комиссией  организации (учреждения) полистно и, в  случае необходимости принимается  решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного  и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и  дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы  только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается  по максимальному сроку содержащихся в нем документов.  
В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.  
 

 

2.5. Использование  документов, дел и изданий. снятие с дел грифа  
ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного  доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.

Дела и издания выдаются пользователям и принимаются  от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".

Снятие копий для сторонних  организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей  эти документы. 
Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и  временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных  подразделений в архив организации, а также при подготовке дел  постоянного и долговременного  хранения (свыше 10 лет) к передаче в  государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или  записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки  вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные  архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в  соответствии с требованиями Госархива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение следует сказать, что для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала  требованиям работы с конфиденциальными  документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с  грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности  сотрудников предприятия за нарушение  норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических  и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке. 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 
1.     Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 
 
2.     Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 
 
3.     Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон от 31.12.2003 № 197 – ФЗ (в ред. от 30.06.2003). 
 
4.     Уголовный кодекс РФ. Федеральный закон от 13.06.1996 № 63 – ФЗ (в ред. от 07.07.2003). 
 
5.     Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. 
 
6.     Справочная правовая система «Консультант Плюс». 
 
7.     Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно – практическое пособие). – М.; «Издательство РАГС», 2003.  
 
8.     Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.; «Приор – издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2005.