Организация документооборота и основные направления его совершенствования

Сводная номенклатура дел готовится Документоведом ОАО «ММТС-9» на основе номенклатуры дел подразделений и утверждается Генеральным директором ОАО «ММТС-9».

Номенклатура дел представляет список конкретных наименований дел. Номенклатура дел охватывает весь объем служебной документации, создаваемой в структурном подразделении. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и др. подобные материалы.

 

2.7 Формирование дел

 

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку40.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела41. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В деятельности ОАО «ММТС-9» создаются и используются всевозможные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т. д. Их нужно правильно распределить по папкам. Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

В дела должны помещаться только исполненные документы - неисполненные запрещается подшивать в папку.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные - то есть повторяющиеся - экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Подлинники документов отделяются от копий.

Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка.

В дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:

• переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
• личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);
• дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
• дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
• дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

Согласно Инструкции по ведению делопроизводства в ОАО «ММТС-9» любое дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Если документов в деле больше, его разделяют на тома, имеющие те же заголовки. Количество томов указывается в номенклатуре дел в конце года.

Документы, образующиеся в структурных подразделениях ОАО «ММТС-9», группируются в дела.

В деле формируются документы одного года, за исключением переходящих дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив хранятся в структурных подразделениях ОАО «ММТС-9». На подшивке каждого дела указываются индекс его по номенклатуре.

За сохранность документов отвечают лица, ответственные за делопроизводство. У исполнителей находятся лишь документы на исполнение.

При формировании дел не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки документов проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, отметок «В дело ...» и т.п.).

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела.

Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) или по датам подписания, поступления, исполнения.

 

2.8 Систематизация документов

 

Систематизация документов - правильное расположение документов внутри дела. От этого также зависит быстрота поиска необходимой документной информации.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы. При этом нужно иметь в виду, что при формировании каждого дела важно определить, но какому принципу располагать документы. Наиболее часто применяются следующие принципы:

• хронологический;
• предметно-вопросный или логический;
• алфавитный;
• нумерационный;
• номинальный;
• корреспондентский и географический.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени.

Он же предполагает расположение документов в хронологической последовательности, например: входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления.

С хронологическим расположением документов совпадают предметно-вопросный и нумерационный принципы.

Предметно-вопросный порядок предполагает размещение документов в деле соответственно логической последовательности решения вопросов. В этом случае в дело помещают документы, посвященные одному вопросу, например: "Переписка об организации строительно-монтажных работ по реконструкции спортивного комплекса".

При алфавитном порядке документы систематизируют по первым буквам фамилий авторов, названий организаций-корреспондентов и т. д.

При нумерационном принципе производят группировку однородных документов, которые располагают по порядку их номеров. Например: приказы, протоколы и т. д.

По номинальному принципу в дела группируются документы одного вида (разновидности): акты, справки и т. д. Например: "Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности".

Для группировки переписки часто используются корреспондентский и географический принципы. В этом случае за основу помещения документов в дело берут конкретного корреспондента, с которым ведется переписка, или его месторасположение.

 

2.9 Оформление дел

 

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел в ОАО «ММТС-9» проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи ( заверительного листа) дела;
• оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения и его индекс;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительную надпись проставляет Документовед ОАО «ММТС-9» Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией ОАО «ММТС-9», согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.