Организация документооборота и основные направления его совершенствования

После доработки и/или визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает Документоведу 1 кат. на регистрацию, отправку, подшивку копии в дело.

7.9. На документ, рассылаемый более чем в четыре  адреса, исполнитель готовит список  на рассылку, определяет количество  экземпляров документа и после  регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.10 Исполнитель  не имеет права разглашать  содержание поступивших к нему  документов и подготовленных  проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены  только лица, имеющие отношение  к их исполнению.

 

Приложение 1

Открытое акционерное общество

«Московская междугородная телефонная станция № 9»

117485, г. Москва, ул. Бутлерова, д. 7 телефон (495) 339-36-66, факс (495) 339-07-66 
ОГРН 1027739132717 ИНН 7728037545 e-mail sekretar@mmts9.ru

                        №                 на №        ______       от         __        

 

Приложение 2

Открытое акционерное общество

«Московская междугородная телефонная станция № 9»

 

Дата
№

 

ПРИКАЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

Открытое акционерное общество

«Московская междугородная телефонная станция № 9»

 

Дата
№

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

 

Примерный перечень утверждаемых документов

 

 

1. Акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел.);
2. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
3. Инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
4. Номенклатура дел организации;
5. Нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
6. Отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах и др.);
7. Перечни (предприятий, документов и др.);
8. Планы (работы, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
9. Положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
10. Программы (проведения работ и т.д.);
11. Расценки на производство работ;
12. Сметы расходов (на капитальное строительство, на развитие и др.);
13. Формы унифицированных документов;
14. Штатное расписание.

 

 Приложение 5

 

Открытое акционерное общество

“Московская междугородная телефонная станция № 9”

 

Дата
№

 

ПРИКАЗ

 

О (Об) …

 

В соответствии с …

(В связи с …, В целях  …, Для …)

 

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю (наименование должности, подразделения, фамилия, инициалы), поручение, срок исполнения.
2. …
3. Контроль за исполнением приказа возлагается на (должность, фамилия, инициалы).

 

Генеральный директор   Подпись   Ю.Т.Кукушкин

 

 

 

 

И.О.Ф.

телефон

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

 

Главный юрисконсульт    ______________Т.Е.Кучиц

«____»__________20__г.  

 

 

Заместитель директора по

административно-хозяйственным

вопросам      ______________В.М.Ибрагимов

«____»__________20__г.

 

 

Заместитель Генерального директора-

Финансовый директор    ______________Д.Ш.Забиян

«____»__________20__г.

 

 

Главный бухгалтер    ______________Н.Н.Камалетдинова

«____»__________20__г.

 

 

Документовед 1 кат.     ______________Е.В.Яшукова

«____»__________20__г.  

 

 

 

Расчёт рассылки:

 

1 экз. - в  дело (оригинал)

2 экз. – (исполнитель)

3 экз. –  Заместитель Генерального директора - Финансовый директор Д.Ш.Забиян

4 экз. –  Главный бухгалтер 

Всем начальникам структурных подразделений

 

 

Приложение 6

Открытое акционерное общество

«Московская междугородная телефонная станция № 9»

 

Дата
№

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

О (Об) …

 

 

В соответствии с …:

(В связи с …, В целях  …, Для …)…:

 

 

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителю (наименование должности, подразделения, фамилия, инициалы), поручение, срок исполнения.
2. …
3. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на (должность, фамилия, инициалы).

 

 

Генеральный директор   Подпись   Ю.Т.Кукушкин

 

 

 

И.О.Ф.

телефон

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

 

Главный юрисконсульт     ______________Т.Е.Кучиц

«____»__________20__г.  

 

 

Заместитель директора по

административно-хозяйственным

вопросам      ______________В.М.Ибрагимов

«____»__________20__г.

 

 

Заместитель Генерального директора-

Финансовый директор    ______________Д.Ш.Забиян

«____»__________20__г.

 

 

Главный бухгалтер    ______________Н.Н.Камалетдинова

«____»__________20__г.

 

 

Документовед 1 кат.     ______________Е.В.Яшукова

«____»__________20__г.  

 

 

 

Расчёт рассылки:

 

1 экз. - в  дело (оригинал)

2 экз. – (исполнитель)

3 экз. –  Заместитель Генерального директора - Финансовый директор Д.Ш.Забиян

4 экз. –  Главный бухгалтер 

Всем начальникам структурных подразделений

 

 

Приложение 7

Бланк организации или чистый лист формата А-4

 

ПРОТОКОЛ

 

______________№________

 

Место проведения

Наименование протокола

 

 

Председатель – Фамилия, И.О.

Секретарь – Фамилия, И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы присутствующих (в алфавитном порядке)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О … (докладчик  - должность, фамилия И.О.)

2. О … (докладчик  - должность, фамилия  И.О.)

 

1. СЛУШАЛИ:

Ф.И.О. (в родительном падеже) – содержание доклада

ВЫСТУПИЛИ:

Ф.И.О. (в именительном падеже) – содержание доклада

 

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:)

1. …

 

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:)

 

Председатель    Подпись   И.О. Фамилия

Секретарь      Подпись   И.О. Фамилия

 

Приложение 8

 

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

 

______________№________

 

Место проведения

 

Наименование протокола

 

Председатель – Фамилия, И.О.

Секретарь – Фамилия, И.О.

Присутствовали: фамилии, инициалы присутствующих

 

ПОВЕСТКА ДНЯ

О … (докладчик  - должность, Фамилия И.О.)

 

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:)

1. …

1. …

 

 

Председатель    Подпись   И.О. Фамилия

 

Секретарь      Подпись   И.О. Фамилия

 

 

ВЫПИСКА ВЕРНА:

Секретарь

«____»________20___г.

 

Приложение 9

 

А К Т    ________________№ _________         г. Москва

УТВЕРЖДАЮ   Генеральный директор ОАО «ММТС-9»   _____________Ю.Т.Кукушкин   «_____»____________20____г.

Заголовок со строчной буквы

в родительном падеже

 

 

Основание: приказ от … № … «О создании комиссии по …»

 

Акт составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии: 1.

2.

3.

 

С 24 по 28 февраля 2010 г. комиссия провела проверку …и установила: …

 

 

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – дело № _____ за 20____ г.;

2-й экз. –

3-й экз. –

 

 

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Подпись Подпись Подпись	И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

 

 

Приложение 10

Открытое акционерное общество

«Московская междугородная телефонная станция № 9»

117485, г. Москва, ул. Бутлерова, д. 7 телефон (495) 339-36-66, факс (495) 339-07-66 
ОГРН 1027739132717 e-mail sekretar@mmts9.ru

                        №                 на №        ______       от         __        

 

Генеральному директору

ОАО «МТТ»

 

И.И.Иванову

 

 

Уважаемый Иван Иванович!

 

 

Представляем на рассмотрение доработанный по замечаниям Перечень предоставляемых услуг.

 

Приложение: 1. Примерный Перечень предоставляемых услуг.

2. Сводка отзывов  на проект Примерного перечня на 7 л. в 1 экз.

 

 

 

Генеральный директор    Подпись   Ю.Т.Кукушки

 

 

 

И.О.Ф

телефон

 

Приложение 11

 

 

Общий отдел   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   __________ № __________   Об изготовлении бланков

Заместителю Генерального директора ОАО «ММТС-9»   Е.В.Чуриковой

 

 

В связи производственной необходимостью прошу Вас дать указание соответствующему подразделению изготовить визитки следующим сотрудникам в количестве 100 штук:

1. 

2.

3.

 

Приложение: образцы визиток

 

 

Начальник структурного подразделения

Подпись

И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

И.О.Ф.

телефон

 

Приложение 12

 

 

Общий отдел   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА   __________ № __________   О командировании специалистов для участия в семинаре

Заместителю Генерального директора ОАО «ММТС-9»   Е.В.Чуриковой

 

 

В соответствии с полученным 20.05.2009 от ООО «Экспо-телеком» официальным приглашением сотрудникам ОАО «ММТС-9» посетить организуемый ООО «Экспо-телеком» международный семинар, посвященный развитию связи, прошу Вас командировать на семинар с 01.07.2010 по 07.07.2010 следующих сотрудников: 1.

  2.

 

 

Начальник структурного подразделения

Подпись

И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

И.О.Ф.

телефон

 

Приложение 13

 

СПРАВКА

ОБ  ОБЪЕМЕ  ДОКУМЕНТООБОРОТА

(месяц)

 

Документы	Количество  документов	Всего
Входящие
Исходящие
Внутренние
Итого

 

 

Документовед 1 кат. «_____»___________ 20__ г.

Подпись

И.О. Фамилия

 

 

Приложение 14

 

Перечень нерегистрируемых документов

 

 

1. ГОСТы, ОСТы.
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация.
4. Корреспонденция, адресованная работникам компании с пометкой "Лично".
5. Научные отчеты.
6. Нормы и нормативы расхода материалов.
7. Планово-финансовые документы.
8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
9. Поздравительные письма, телеграммы.
10. Прейскуранты.
11. Претензии.
12. Пригласительные билеты.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
15. Учебные планы, программы.