Организационные документы

                                             Организационные документы.  

 

    Организационные  документы  - документы, с помощью  которых создается организация. Так же они устанавливают структуру  и определяют состав, численность  работников. Функции подразделений  и органов организации, распределение  обязанностей среди работников, определение реорганизации и  ликвидации тоже определяются  организационно-правовыми документами.

   В любом таком  документе содержатся положения, обязующие исполнять нормы административного  права. Иначе говоря, организационные  документы – правовая основа  любой организации. 

 

    Виды организационных  документов:

-устав организации

-положение об организации

-учредительный договор

-штатная численность

-регламенты и правила  внутреннего распорядка

-инструкции для работников

-памятки.

    Такие документы  подлежат утверждению руководителем. Делается это путем проставления  грифа на бланке или созданием  распорядительного документа. Так  же утверждаться организационные  документы могут с помощью  вышестоящей организации.

    Обычно характерной  особенностей организационных документов  является сложная структура текста. Как правило, в нем присутствует деление на разделы и подразделы с заголовками или пункты и подпункты. Названия разделов и пунктов в различных видах организационных документов могут не совпадать. Наименования зависят от направления деятельности организации. Есть и правило общее для всех документов: содержание должно соответствовать законодательству. По этой причине большинство организационных документов похожи друг на друга.

    Создание организационных  документов – работа специалистов  и руководителей. Перед утверждением  документы обязательно проходят  определенный порядок согласования  и проверяются соответственно  действующий законам.

   Согласовываются  организационные документы со  всеми заинтересованными лицами  и органами. Так же обязательно утверждение юристом и заместителем руководителя.

   Бланк для создания  организационных документов имеет  конкретный вид.

Заголовок подлежит согласованию с наименованием вида документа (положение (о чем?) о Совете директоров). Датой подписания считается дата, проставленная на месте реквизита 08.

    Действие организационных  документов длится до отмены  или замены новыми документами. Важная особенность таких документов – возможность изменения и дополнения без переработки всего документа. Эта особенность обусловлена возможными изменениями в условиях деятельности организации и изменениями в законодательстве. Полной переработке организационных документы подлежат в случае реорганизации документов.

    Изменения или  дополнения в организационные  документы вносятся с помощью  приказов руководителя или высшего  органа, которым они были изначально  утверждены.

    Общие положения  о наименовании, составлении и  содержании организационных документов  содержатся в Гражданском кодексе.

    Основными организационными  документами являются учредительный  договор, устав или положение. На  их примере рассмотрим правила  составления организационных документов.

    В тексте учредительного договора обязательно должно быть указано наименование юридического лица, его место нахождения, предмет и цели, порядок управления, и др. В учредительном договоре определяется порядок совместной работы учредителей, условия распределения между ними прибыли и др.

    Устав определяет, как происходит образование предприятие, что входит в его компетенцию, какова его структура и функции. Иначе говоря, устав – регулятор деятельности. Структура текста устава определяется направлением деятельности организации. При оформлении устава обязательным является наличие отметки об его регистрации.

    Положение определяет порядок образования и правовое положение организации. На основе этого вида организационного документа работают все государственные бюджетные организации. Структура положения регламентирована, текст должен содержать следующие разделы:

        1.Общие  положения.

        2.Основные  задачи.

        3.Функции.

        4.Права  и обязанности.

        5.Руководство.

        6.Взаимоотношения.

        7.Контроль, проверка и ревизия деятельности.

        8. Реорганизация  и ликвидация. 

 

    Рассмотрим и  другие виды организационно –  правовых документов:

 

1. Инструкция утверждается руководителем, определяет права, ответственность и обязанности работников организации.

Существуют индивидуальные и типовые инструкции.

Текст инструкции обязательно делится на разделы и пункты.

Наиболее распространенной формой инструкции является приказ.

Основные причины создания приказов – это создание, ликвидация или реорганизация подразделения предприятия, утверждение новых положения о подразделениях или органах организации, введение новых стандартов деятельности.

2. Указание издается единолично руководителем. Цель (преимущественно) – решение информационно-методических вопросов, вопросов, связанных с приказами, инструкциями и другими актами. Иногда указание приобретает форму информационного письма.  Оформляется на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителями.
3. Решение принимается коллегиальными и совещательными органами организации. Цель – разрешение наиболее важных вопросв, касающихся деятельности организации. Документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами, также называются решениями. Текст состоит из вводной и распорядительной части. В первой указываются причины и цели решения, во второй – исполнитель, действия, сроки исполнения.
4. Штатное расписание регламентирует численность работников организации, состав должностей и размер заработной платы. Применяется во всех организациях. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименования должностей работников, количество штатных единиц. Утверждается приказом с подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
5. Трудовой договор, контракт оформляется между организацией и физическим лицом, не являющимся штатным работником этой организации. Основные условия для заключения этих документов – указания места работы, конкретной должности работника, дата начала работа и ее окончания, размера и порядка оплаты труда, обязанностей организации по обеспечению охраны труда. Порядок заключения, изменения и расторжения этих документов прописан в Трудовом кодексе.

Содержание трудового договора – совокупность условий заключения этого  договора. Это права и обязанности работника и работодателя. Однако есть условия, которые по ТК РФ не могут быть включены в трудовой договор. Это, например, основания увольнения, установление дисциплинарных взысканий, которые не предусмотрены ТК РФ и др.

Условия трудового договора могут изменяться только по обоюдному соглашению сторон. Порядок соглашения об изменений условий также обязан быть прописан в трудовом договоре.

6. Акт может быть составлен для самых различных ситуаций (прием работ по контракту, прием-передача документов, списание материалов и др.). Составляется акт комиссией и подтверждает определенные факты и события. Внутренние акты составляются на общих бланках, внешние обязаны содержать точные справочные данные об организации.

В тексте обязательно содержатся основания для утверждения акта, состав комиссии, которой он был принят, в алфавитном порядке. У акта может быть название. Подписывается этот документ председателем и членами комиссии. Для некоторых актов (материальные, финансовые вопросы) также необходимо утверждение руководителем организации и проставление печати. Так акт приобретает юридическую силу.

 

Список литературы:

Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.2-е изд. -СПб.: Питер, 2007. -272с.

Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968.

Учебник для ВУЗов "Теория государства и права" Курс лекций. Редакторы Малько А.В. и Матузов Н.И. Москва, 1996.