Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Июня 2012 в 21:24, контрольная работа

Краткое описание

Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутрен­них дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ1, ГОСТах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой.

Содержание

1. Общие правила составления и оформления документов…………….3
2. Процесс разработки документов……………………………………..14
Список использованных источников……………………………………22

Прикрепленные файлы: 1 файл

Основы управления и делопроизводства в ОВД.doc

— 105.50 Кб (Скачать документ)


Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов.


План:

 

1.      Общие правила составления и оформления документов…………….3

2.      Процесс разработки документов……………………………………..14

Список использованных источников……………………………………22


1.                  Общие правила составления и оформления документов.

 

Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутрен­них дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ[1], ГОСТах и других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти тре­бования касаются содержания различных частей текстов докумен­тов, качества и формата бумаги и пр.

В совокупности перечисленных и других требований можно выделить: юридические требования; требования информационной культуры; требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; требования к бланкам, требования к тек­стам документов, требования к документам, изготовляемым с по­мощью печатающих устройств.

Юридические требования, предъявляемые к документам органов внутренних дел. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, то есть основанную на законе бесспорность, автори­тетность, достоверность содержащихся в документе сведений, а, следовательно, обязательность документа для определенной кате­гории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и строго соответствующий его компетен­ции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имею­щего соответствующие административно – юрисдикционные пол­номочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдением уста­новленного порядка его подготовки, принятия и утверждения. Например, акт об уничтожении некоторой документации органов внутренних дел должен быть подготовлен специально назначен­ной экспертной комиссией, подписан ее членами, руководителем органа внутренних дел и утвержден начальником вышестоящего органа. Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого до­кумента недействительным. Постановление о наложении административного взыскания, вынесенное коллегиальным органом, име­ет юридическую силу лишь при условии, если оно принято про­стым большинством голосов членов органа, присутствовавших на заседании, и подписано председательствующим и секретарем.

Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридиче­скую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются, прежде всего, правильного, с юридической точки зрения, упот­ребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляются при составлении документов такие юридиче­ские термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «досмотр», «осмотр» и др. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно – процессуальное или уголовно – процессуальное действие. Употребление этих тер­минов должно соответствовать юридическому характеру имен, но тех процессуальных действий, которые фиксируются (указываются) в документах. Следует признать ущербными, с точ­ки зрения правовой культуры, документы, в которых употребля­ются такие выражения, как «карманные кражи», «квартирные кражи», «государственные кражи» и т.п.

Требование правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на акт, в со­ответствии с которым они составлены. Так, при составлении в адрес организации служебного письма, информирующего его ру­ководителя о совершении работниками этой организации админи­стративных проступков и предлагающего ему принять меры вос­питательного характера к этим работникам, необходимо указать, что предложение направляется в соответствии с КоАП РФ[2]. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа зако­ну (другим правовым актам), а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношение к вы­полнению содержавшихся в нем предложений. Требования информационной культуры документов предполага­ют, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации. Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком – языком документально – делового стиля.

Для такого стиля характерен прямой порядок слов в предло­жениях. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое – возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчи­ненных предложений. Длинные сложные предложения заменяют­ся несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена ме­стоимений существительными, сведение к минимуму личного мо­мента.

Употребления в документах метафор, эпитетов, характерных для художественно – беллетристических стилей, терминов и выра­жений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально – деловой стиль не допускает. Исключением из письменной речи слов, не несущих смысловой нагрузки, достига­ется краткость документа. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением отглагольных существительных (разъяснение, задержание, соревнование и т.п.), которое призвано сократить количество слов в предложениях. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и ма­ло – информационными. Например, не следует писать: «произвести внедрение», «произвести задержание», «обращаться с просьбой», если можно написать: «внедрить», «задержать», «просить» и т.п.

Применение устойчивых стандартизированных словесных оборотов, обладающих высокой информационной емкостью, так – же позволяет достичь краткости и информационной емкости документов. В деятельности органов внутренних дел встречается большое количество однотипных ситуаций, для описания которых могут применяться одни и те же тексты (выражения). Использо­вание устойчивых стандартизированных словесных оборотов при составлении служебных документов не является свидетельством недостаточности словарного запаса у составителя документа, проявлением бедности его языка. Этот прием экономит время разра­ботчика документа, освобождая его от поиска терминов и по­строения грамматических конструкций. Кроме того, стандартизи­рованные информационно емкие обороты быстрее и легче вос­принимаются специалистами, которые знакомятся с документами, исполняют их[3].

В процессе многолетней управленческой практики органов внутренних дел складываются устойчивые словесные обороты, ис­пользуемые для описания тех или иных событий, действий. По­этому используемые в настоящее время в органах внутренних дел некоторые словесные штампы содержат архаизмы и канцеляриз­мы, которые должны быть исключены из употребления в деловой речи.

К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, оповещаем, надлежит, доношу, по поводу Вашей просьбы и т.п.).

Канцеляризмы – архаичные, устойчивые, считаемые неруши­мыми предложения, характеризующиеся неизменяемым порядком слов, характерными союзами, громоздкостью фраз. И в настоящее время можно встретить документы, начинающиеся словами: «Мы, ниже­подписавшиеся, в лице..., сего числа составили акт...», и заканчи­вающиеся словосочетаниями типа: «о чем и составлен настоящий акт», «о чем и докладываю (доношу) рапортом» и т.п.

Канцеляризмы – не только пережитки канцелярской практи­ки коллежских учреждений Петровских времен, дошедшие до на­шего времени, они рождаются и в сегодняшней делопроизводст­венной, управленческой практике, придавая сухость, казенность, формализм, невыразительность деловой речи. Например: «Имеет место рост количества зарегистрированных преступлений», «Возрастающее значение наиболее эффективного использования в деле борьбы с преступностью имеющейся в наличии криминалистической техники» и т.п. Поэтому при составлении документов следует употреблять лишь те устойчивые, стандартизированные обороты (словосочетания), которые действительно обладают вы­сокой информативностью и не делают язык документа бюрокра­тическим, казенным[4].

Требования оперативности изготовления, оформления и обра­ботки документов. При составлении документов следует учиты­вать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во мно­гом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов. Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники.

Секретарю органа, получившему документ, важно знать, ка­кой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководите­лю органа внутренних дел необходимо знать наименование и ха­рактер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил, и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащая­ся в документе информация.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу – исполнителю документа. Статистическая информация – сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Эта информация содержится в реквизитах документа. Правильное выполнение реквизитов способствует оперативному изготовлению, оформлению и обработке документов с наименьшими затратами усилий[5].

Документы в зависимости от их назначения могут иметь сле­дующие основные реквизиты[6]: наименование вышестоящей орга­низации, наименование организации, наименование структурного подразделения; индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона организации; наименование и заголовок документа; да­ту, место издания; адресат; грифы согласования, утверждения, секретности и др.; удостоверение документа, отметку о приложе­нии; отметку об исполнителе документа и др.

Все реквизиты располагаются на бланке (на стандартном лис­те) в порядке, определяемом ГОСТами. Следует иметь в виду, что ни один документ не содержит полный набор реквизитов. В зави­симости от назначения каждый документ несет тот или иной со­став реквизитов.

Заголовок документа – краткое (в 1–2 строки) изложение со­держания документа («о недостатках в хранении материальных ценностей», «о поощрении сотрудников отдела внут­ренних дел» и т.п.). Заголовок выполняется ниже наименования документа в левой верхней части бланка (листа). Заголовок к тек­сту должен иметь все документы формата А4 (стандартный лист). Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А5 (148x210 мм). Удостоверение документа включает в себя следующие реквизиты: подпись, грифы утверждения, согла­сования и печать. Обязательным способом удостоверения любого документа является подпись.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должно­сти лица, подписавшего документ (полное, если документ оформ­лен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последовательно­сти, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В некоторых случаях требуется утверждение документа выше­стоящим по отношению к сотруднику, подписавшему этот доку­мент, должностным лицом. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа и должен состоять из слова «Утверждаю», наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают на­именование организации.

Если документ утверждается постановлением, решением, при­казом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу доку­мента.

Документы, требующие согласования, должны иметь соответ­ствующий гриф. Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Грифы согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования.

В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения» и «Гриф согла­сования» должны указываться фактическая должность лица, под­писавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть за­верена гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять та­ким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» к проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допус­кается не указывать дату заверения и должность лица, заверив­шего копию.

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

При визировании документа, кроме личной подписи, указы­вают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Информация о работе Общие правила составления и оформления документов. Процесс разработки документов