Нормирование документационных процессов в аппарате управления ИП Мухитдинова

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Ноября 2013 в 20:58, научная работа

Краткое описание

Целью данной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления ИП Мухитдинова.
Для постановки цели определим следующие задачи:
1. Исследовать теоретические основы системы документационного обеспечения в аппарате управления ИП Мухитдинова.
2. Провести анализ системы документационного обеспечения аппарата управления ИП Мухитдинова.
3. Выявить актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления ИП Мухитдинова.
4. Разработать программу и план совершенствования системы документационного обеспечения управления ИП Мухитдинова.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………..………………………...………………………..…………...3
ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Организация труда работников службы документационного обеспечения управления…………………………………………………………………..………….…5
1.2 Нормативное обеспечение ДОУ…………………………….…………………..11
1.3 Организационная структура и численный состав службы ….…….……….….16
ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ I ……………….………………………………………………..25
ГЛАВА II. НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ У ИП МУХИТДИНОВА
2.1 Общая характеристика ИП Мухитдинова…………….………………….……...28
2.2 Штатное расписание ИП Мухитдинова...…………….…….…………………..34
2.3 Нормирование труда ИП Мухитдинова…...……………………..……………..41
2.4 Нормирование документационных работ ИП Мухитдинова.…………………48
2.5 Должностные инструкции ИП Мухитдинова….……………………………….54
ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ II ...…….…………………………...……………………...……62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………….……66
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……….............68

Прикрепленные файлы: 1 файл

Научная работа Мухитдинова З.И.doc

— 355.50 Кб (Скачать документ)

 

 



Министерство  образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Магнитогорский государственный университет»

Факультет педагогического  образования и сервисных технологий

Кафедра документоведения и математических дисциплин

 

 

 

 

НАУЧНАЯРАБОТА

 

 «Нормирование документационных процессов в аппарате управления ИП Мухитдинова».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата сдачи:_________________

Дата защиты:_______________

Оценка:____________________

Выполнила: студентка 5 курса ОЗО

специальности 032001.65 (350800)

«Документоведение и документационное обеспечение  управления»

Мухитдинова Земфира  Ильдаровна

 

Научный руководитель:

кандидат пед. наук, доц. каф. ДиМД

Великанова  С.С.

 


 

 

 

Магнитогорск, 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………..………………………...………………………..…………...3

ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ              

    1. Организация труда работников службы  документационного обеспечения управления…………………………………………………………………..………….…5
    2. Нормативное обеспечение ДОУ…………………………….…………………..11
    3. Организационная структура и численный состав службы ….…….……….….16

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ I ……………….………………………………………………..25

ГЛАВА II. НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОУ У ИП МУХИТДИНОВА

  1. Общая характеристика ИП Мухитдинова…………….………………….……...28
  2. Штатное расписание ИП Мухитдинова...…………….…….…………………..34
  3. Нормирование труда ИП Мухитдинова…...……………………..……………..41
  4. Нормирование документационных работ ИП Мухитдинова.…………………48
  5. Должностные инструкции ИП Мухитдинова….……………………………….54

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ II ...…….…………………………...……………………...……62

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………….……66

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ и использованной ЛИТЕРАТУРЫ……….............68

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управленческий процесс  в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации (знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу).

В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение  производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система документационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Выбранная тема работы является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  документационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях конкуренции. Повышение требований мобильности управления, географическая и диверсификационная глобализация сбыта и поставок, значительное увеличение количества и роли заказных производств, резкое увеличение интереса к управлению издержками на фоне роста конкуренции. Необходимость решения задач сбыта, и логистики мелкими и средними производителями привели к существенному росту роли использования информационных ресурсов в управлении и планировании деятельности.

Проблемы организации  и совершенствования системы  документационного обеспечения  управления персоналом нашли отражение  в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др.

Целью данной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы документационного обеспечения управления ИП Мухитдинова.

Объект работы – документационные процессы в аппарате управления.

Предмет работы – нормирование документационных процессов  в аппарате управления.

Для постановки цели определим  следующие задачи:

1. Исследовать  теоретические основы системы  документационного обеспечения  в аппарате управления ИП Мухитдинова.

2. Провести анализ  системы документационного обеспечения  аппарата управления ИП Мухитдинова.

3. Выявить актуальные  проблемы системы документационного  обеспечения управления ИП Мухитдинова.

4. Разработать  программу и план совершенствования  системы документационного обеспечения  управления ИП Мухитдинова.

Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы – от государственной регистрации до заключения договоров.

Для четкой организации документооборота необходимо их разделение на системы и комплексы, для чего служат локальные акты по организации делопроизводства.

Структура работы: состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫСИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

    1.   Организация труда работников службы ДОУ

 

«В соответствии с требованиями Государственной  системы документационного обеспечения  управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных  предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Организация труда  включает в себя решение следующих  вопросов:

1) Чёткое организационное  построение СДОУ, выбор наиболее  рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота(количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных  работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки  документов.

2) Правильное  разграничение функции между  отдельными исполнительными и  подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется  путём разработки внедрения нормативных  документов, инструкция по документированию управленческой деятельности;  должностные инструкции, государственные стандарты.

3) Нормирование  труда работников СДОУ. Разработаны  методические рекомендации по  нормированию труда инженерно  технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

 Нормированием  труда призвало обеспечить нормальную  загрузку работников в течении  дня, недели, месяца, года при нормальном  напряжении на каждом рабочем  месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация  должностного и количественного  состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного  и культуры в  работе. Численность  работников ДОУ рассчитывается  по службе в целом  и по  её структурным подразделениям. [3;58]

 При формировании  СДОУ следует исходить из минимальной   численности, работников по каждой  функции документационного обслуживания. Она должна определяться в  зависимости от объёма  документооборота  на основе типовых норм времени на документационные работы.

  5) Рациональная  организация рабочих мест и  обеспечение благоприятных условий  труда.

 Основная  задача службы ДОУ является  своевременная обработка и передача  на разные уровни, управленческой  информации, необходимой для

осуществления функций.

Управление  документацией складывается из четырех  основных составляющих, которые в  совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации  за счет систематического использования  документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

1. Создание документов. Этот элемент понимается как  установление необходимого перечня  используемых документов, их названий  и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

2. Хранение и  использование документированной  информации. Этот элемент понимается  как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).

3. Передача документов  на постоянное (государственное)  хранение. Этот элемент понимается  как составление перечней документов  со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого  документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

4. Управление  архивами. Этот элемент понимается  как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах. []

В любой организации  решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами,  от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим  аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Информация о работе Нормирование документационных процессов в аппарате управления ИП Мухитдинова